Archive Management

Einführung
Die vorliegende Dokumentation beschreibt die Installation, die Konfiguration und den Einsatz des Administration Plugins für die Verwaltung von Archivbeständen aus Goobi workflow heraus. Dabei werden die Daten mehrerer Bestände innerhalb von standardisierten EAD-Dateien gespeichert und erlauben auch kleinen Archiven eine standardisierte Datenerfassung ohne Inbetriebnahme einer kostenpflichtigen Drittsoftware.
Details
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Identifier
intranda_administration_archive_management
Source code
​https://github.com/intranda/goobi-plugin-administration-archive-management​
Lizenz
GPL 2.0 oder neuer
Kompatibilität
Goobi workflow 2020.12
Dokumentationsdatum
28.03.2021
Installation des Plugins
Das Plugin besteht insgesamt aus den folgenden zu installierenden Dateien
plugin_intranda_administration_archive_management.jar
plugin_intranda_administration_archive_management-GUI.jar
Diese Dateien müssen in den richtigen Verzeichnissen installiert werden, so dass diese nach der Installation in folgenden Pfaden vorliegen:
/opt/digiverso/goobi/plugins/administration/plugin_intranda_administration_archive_management.jar
/opt/digiverso/goobi/plugins/GUI/plugin_intranda_administration_archive_management-GUI.jar
Darüber hinaus benötigt das Plugin noch zusätzlich eine Konfigurationsdatei, die an folgender Stelle liegen muss:
/opt/digiverso/goobi/config/plugin_intranda_administration_archive_management.xml
Installation der Datenbank BaseX
Das Plugin liest und schreibt standardisierte EAD-Dateien. Damit diese Bearbeitungen der Daten performant erfolgen kann, wird hierzu die XML-Datenbank BaseX verwendet, innerhalb der die EAD-Dateien abgelegt und indiziert werden. Voraussetzung für die Installation von BaseX ist Java 1.8. Die Inbetriebnahme dieser Datenbank erfolgt abhängig von dem Einsatzzweck etwas unterschiedlich, abhängig davon, ob das Plugin für einen Produktivbetrieb oder für die Weiterentwicklung installiert werden soll.
Installation für den Produktivbetrieb
Installation für die Weiterentwicklung und Tests
Konfiguration des Plugins
Nach erfolgter Installation kann die Konfiguration des Plugins und der zugehörigen Oberfäche stattfinden. Diese ist auf der folgenden Seite detailliert beschrieben:
Konfiguration
Nutzung des Plugins innerhalb von Goobi
Das Plugin für die Bearbeitung von Archivbeständen findet sich unterhalb des Menüpunkts Administration.
Betreten des Plugins
Zuweisung der benötigen Rechte für die Nutzung des Plugins
Zur Nutzung des Plugins ist zunächst notwendig, dass der Nutzer über das Recht Plugin_Administration_Archive_Management verfügt. Sollte dieses Recht noch noch nicht zugewiesen worden sein, erhält der Nutzer folgenden Hinweis:
Hinweis auf fehlende Nutzerrechte
Die entsprechenden Rechte müssen den jeweiligen Benutzergruppen daher zunächst zugewiesen werden.
Zuweisung der benötigten Nutzerrechte
Nachdem die benötigten Rechte zugewiesen wurden und ggf. ein neuer Login erfolgte, kann die Nutzung des Plugins erfolgen.
Auswahl vorhandener EAD Datei
Nachdem das Plugin geöffnet wurde, wird zunächst eine Liste der zur Verfügung stehenden Archivbestände angezeigt. Hier kann der Nutzer einen Archivbestand auswählen und mit der Bearbeitung beginnen.
Öffnen eines vorhandenen Archivbestandes
Alternativ dazu kann ebenfalls ein neuer Archivbestand erzeugt werden. In diesem Fall muss zunächst die gewünschte XML-Datenbank ausgewählt werden, innerhalb der der neue Archivbestand erzeugt werden soll. Auch muss hier ein Name vergeben werden.
Anlegen eines neuen Archivbestandes
Nach der Auswahl des zu bearbeitenden Archivbestandes wird man in die Bearbeitungsmaske weitergeleitet. Hier läßt sich nun im linken Bereich der Strukturbaum bearbeiten. Im rechten Bereich können die Details des jeweils ausgewählten Knoten bearbeitet werden.
Bearbeitungsmaske für den Archivbestand
Durch einen Klick auf die Buttons Abrechen oder Archivbestand speichern und verlassen wird man wieder auf die Seite zur Auswahl eines Archivbestandes geleitet.
Strukturbaum bearbeiten
Im linken Bereich der Bearbeitungsmaske lässt sich die Struktur des Archivbestandes bearbeiten. Hier lassen sich alle Knoten inklusive ihrer Hierarchie auf einen Blick einsehen. Vor jedem Element befindet sich ein Icon, mit dem sich die Unterelemente des Knotens anzeigen oder ausblenden lassen. Um einen Knoten auszuwählen, kann er angeklickt werden. Er wird dann farbig hervorgehoben und die Details des ausgewählten Knotens werden auf der rechten Seite angezeigt. Wenn ein Knoten im linken Bereich der Bearbeitungsmaske ausgewählt wurde, können ausserdem die Buttons am rechten Rand der linken Box genutzt werden, um den Knoten zu ändern. Folgende Optionen sind hierbei möglich:
Funktion
Erläuterung
Neuen Knoten einfügen
Mit diesem Button kann ein neuer Knoten als Unterknoten an das Ende der bereits vorhandenen Unterknoten angefügt werden.
Knoten löschen
Hiermit läßt sich der ausgewählte Knoten inklusive aller Unterknoten löschen. Diese Funktion kann nicht auf der Ebene des Hauptknotens genutzt werden.
Validierung ausführen
Mit dieser Funktion läßt sich eine Validierung des ausgewählten Knotens ausführen. Verstöße gegen die konfigurierten Validierungsvorgaben werden entsprechend aufgeführt.
Nach oben bewegen
Dieser Button erlaubt das Verschieben des ausgewählten Knotens nach oben innerhalb der gleichen Hierarchieebene.
Nach unten bewegen
Dieser Button erlaubt das Verschieben des ausgewählten Knotens nach unten innerhalb der gleichen Hierarchieebene.
In der Hierarchie nach unten bewegen
Mit dieserm Button ist es möglich, den ausgewählten Knoten auf eine tiefere Hierarchiestufe zu verschieben.
In der Hierarchie nach oben bewegen
Mit dieserm Button ist es möglich, den ausgewählten Knoten auf eine höhere Hierarchiestufe zu verschieben.
Knoten an andere Stelle bewegen
Mit dieser Funktion öffnet sich eine andere Bearbeitungsmaske, die es ermöglicht, den aktuell ausgewählten Knoten an einer ganz andere Stelle des Hierarchiebaums zu verschieben. Hierbei wird die komplette Hierarchie angezeigt, so dass derjenige Knoten ausgewählt werden kann, innerhalb dem der ausgewählte Knoten als Unterknoten eingefügt werden soll.
Suche innerhalb des Bestandes
Im oberen Bereich der Hierarchieanzeige kann darüber hinaus auch eine Suche innerhalb der Titel der Knoten erfolgen. Dabei werden die gefundenen Knoten samt Hierarchie angezeigt und farbig hervorgehoben. Um die Suche wieder zurückzusetzen genügt es, den Inhalt des Suchbegriffs wieder zu leeren und entsprechen eine leere Suche auszuführen.
Bearbeitung eines ausgewählten Knotens
Sofern im linken Bereich ein Knoten ausgewählt wurde, werden im rechten Bereich die Details des ausgewählten Knotens angezeigt.
Der rechte Bereich ist dabei in mehrere Kategorien aufgeteilt. Im obersten Teil des rechten Bereichs wird der dazugehörige Goobi-Vorgang angezeigt, sowie eine Möglichkeit zum erzeugen des Laufzettels. Wenn für den Knoten noch kein Goobi-Vorgang erzeugt wurde, kann ein neuer Vorgang auf der Basis der konfigurierten Produktionsvorlage erstellt werden. Als Dokumententyp wird entprechend der Konfiguration der ausgewählte Knotentyp verwendet. Abhängig von der Konfiguration und dem verwendeten Regelsatz stehen bespielsweise folgende Optionen zur Verfügung:
Folder / Ordner
File / Akte
Image / Bild
Audio
Video
Other / Sonstiges
Unterhalb des Dokumententyps werden die einzelnen Metadaten des Knotens aufgelistet. Sie sind gemäß des ISAD(G)-Standards in die folgenden Bereiche aufgeteilt:
Identifikation
Kontext
Inhalt und innere Ordnung
Zugangs- und Benutzungsbedingungen
Sachverwandte Unterlagen
Anmerkungen
Verzeichnungskontrolle
Jeder dieser Bereiche lässt sich einzeln auf- und zuklappen. Auch wenn hierbei ein Bereich zugeklappt ist, läßt sich sehr einfach erkennen, welche Metadaten pro Bereich möglich und welche bereits ausgefüllt sind. Die einzelnen Metadaten werden dabei als verschieden hervorgehobene Badges angezeigt. Ein dunkler Hintergrund zeigt an, dass für diese Metadatum bereits ein Wert erfasst wurde. Ein heller Hintergrund hingeben bedeutet, dass dieses Feld noch ohne Inhalt ist. Sofern ein Feld wiederholbar angelegt werden kann, enthält der Badge ein Plus-Icon.
Wenn die Details eines Bereiches ausgeklappt werden, erfolgt eine Anzeige der einzelnen Metadaten. Standardmäßig werden dabei nur diejenigen Felder angezeigt, die bereits über einen einen Wert verfügen. Weitere Felder lassen sich durch einen Klick auf eines der Badges hinzufügen. Über das Minus-Icon lassen sich Felder wieder entfernen.
Validierung der Metadaten
Sowohl der Button Download als EAD Datei als auch der Button Validierung ausführen stellen sicher, dass die Metadaten valide sind. Dabei werden die konfigurierten Regeln angewendet und geprüft, ob einzelne Werte dagegen verstoßen. Ist dies der Fall, werden die betroffenen Knoten im linken Bereich farbig hervorgehoben. Wird ein solcher invalider Knoten ausgewählt, werden die betroffenen Badges rot dargestellt und in den Metadaten wird neben der Umrandung auch der konfigurierte Fehlertext angezeigt.
Anzeige einer fehlerhaften Validierung
Eine fehlgeschlagene Validierung verhindert nicht das Speichern des Archivbestandes oder das Erzeugen von Goobi-Vorgängen.
Download der EAD-Datei und Speichern der Daten
Die beiden Buttons zum Download als EAD Datei und Archivbestand speichern und verlassen erzeugen eine neue EAD auf Basis des aktuellen Zustandes der Knoten. Dabei wird mit Ausnahme des obersten Knoten jeder Knoten als eigentständiges <c>-Element dargestellt. Die Daten des obersten Knoten werden innerhalb von <archdesc> unterhalb des <ead> Elements geschrieben.
Neben den erfassten Metadaten wird ein neues create oder modified event samt Datum und Nutzerinformationen erstellt und in der Liste der Events hinzugefügt. Wenn der Archivbestand gespeichert wird, wird der aktuelle Zustand ebenfalls automatisch in die XML-Datenbank exportiert.

Einspielen der Export-Verzeichnisse

Installation für den Produktivbetrieb

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Einführung

Installation des Plugins

Installation der Datenbank BaseX

Konfiguration des Plugins

Nutzung des Plugins innerhalb von Goobi

Zuweisung der benötigen Rechte für die Nutzung des Plugins

Auswahl vorhandener EAD Datei

Strukturbaum bearbeiten

Bearbeitung eines ausgewählten Knotens

Validierung der Metadaten

Download der EAD-Datei und Speichern der Daten