Innerhalb der Menüleiste befindet sich im rechten Bereich die Möglichkeit, die eingebettete Hilfe zu aktivieren, indem Sie auf das entsprechende Icon klicken. Die somit aktivierte Hilfefunktion zeigt Ihnen somit innerhalb von vielen Eingabeformularen, welchen Eingaben an den jeweiligen Stellen von Goobi erwartet werden. Neben einer Erläuterung der Feldinhalte werden dabei oft auch Beispiele für Inhalte aufgeführt.

Bitte beachten Sie, dass nicht für alle Bereiche von Goobi Erläuterungen als Hilfe vorliegen. Diese stehen ausschließlich für Eingabeformulare bzw. Erfassungsmasken zur Verfügung.

Für die Arbeit mit Goobi benötigen Sie einen gültigen Zugang. Einen solchen erhalten Sie üblicherweise von ihrem Systemadministrator. In den meisten Fällen ist dieser Benutzerzugang der gleiche, der in den meisten Institutionen z. B. auch für das Betriebssystem vergeben wurde. Bei Problemen mit dem Zugang zu Goobi und der Benutzerauthentifizierung wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder an den Support der intranda GmbH.

Wenn Sie über einen gültigen Zugang verfügen, öffnen Sie bitte einfach die Startseite von Goobi. Tragen Sie hier Ihren Benutzernamen sowie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Einloggen.

Nachdem Sie sich eingeloggt haben, ändert sich das Erscheinungsbild von Goobi. In der Menüleiste stehen Ihnen nach dem Einloggen abhängig von Ihren Nutzerrechten verschiedene Optionen für die Arbeit mit Goobi zur Verfügung. Ihr Bildschirm sieht ungefähr wie in der folgenden Abbildung aus.

Im rechten Bereich der Menüleiste erkennen Sie, dass Sie eingeloggt sind. Wenn Sie Ihren Nutzernamen anklicken, öffnet sich ein Menü mit der Möglichkeit der Einstellungen. Dort sehen Sie im Detail, in welchen Benutzergruppen und Projekten Sie Mitglied sind. Abhängig von Ihrer Mitgliedschaft in Benutzergruppen ist die Auflistung der weiteren Menüpunkte in der Menüleiste unterschiedlich.

Im rechten Bereich der Menüleiste besteht auch die Möglichkeit der Sprachumschaltung zwischen verschiedenen bereitgestellten Sprachen. Prinzipiell ist es so, dass Goobi bei der Installation durch intranda bereits in den Sprachen Deutsch, Englisch und Spanisch ausgeliefert wird. Weitere Sprachen hinzuzufügen ist unproblematisch und bei Bedarf jederzeit möglich.

Aus Sicherheitsgründen sollten Sie sich grundsätzlich aus dem System ausloggen, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen. Je nach Konfiguration werden Sie durch Goobi nach gewisser Zeit, in der Sie nicht weiter in Goobi gearbeitet haben, automatisch ausgeloggt. Für das manuelle Ausloggen aus Goobi, klicken Sie bitte im rechten Bereich der Menüleiste auf Ihren Nutzernamen und im somit geöffneten Untermenü auf Logout.

Die Navigation erfolgt, wie üblich bei Webanwendungen, über ein Navigationsmenü. Nachdem ein Benutzer eingeloggt ist, bieten sich für ihn in der Navigation je nach zugewiesenen Benutzerrechten verschiedene Optionen. Im Folgenden sehen Sie einige Beispiele wie die Menüleiste von Goobi je nach Rechten des eingeloggten Benutzers unterschiedlich aussehen kann.

Wie an den drei Abbildungen deutlich wird, sind die Möglichkeiten der Arbeiten mit Goobi je nach Benutzerrechten sehr verschieden. Während ein Projektmitarbeiter beispielsweise als Scanoperateur in seinem Projekt lediglich einen Einblick in seine konkrete Arbeit hat, bieten sich für Benutzer mit erweiterten Rechten zum Teil wesentlich andere, umfangreichere Möglichkeiten mit Goobi zu arbeiten.

Ein Benutzer mit erweiterten Rechten hat die Möglichkeit, einen detaillierten Einblick in all die Werke zu nehmen, die zu einem der Projekte gehören, bei denen der Benutzer selbst Projektmitglied ist. Darüber hinaus kann ein Benutzer mit erweiterten Rechten auch neue Werke auf der Basis sogenannter Produktionsvorlagen in Goobi hinzufügen.

Ein Benutzer mit administrativen Rechten hat in Goobi die meisten Möglichkeiten, mit den Daten zu arbeiten. Ein solcher Administrator darf nicht nur die Vorgänge der Projekte einsehen, bei denen er selbst Mitglied ist, sondern sämtliche Projekte. Er hat darüber hinaus auch die Berechtigung, Änderungen an Vorgängen und Workflows vorzunehmen. Zusätzlich kann er in der Nutzerverwaltung Benutzer hinzufügen, Benutzergruppen definieren, einzelne Benutzer den Benutzergruppen und auch den Projekten zuweisen. Neben diesen Einstellungen hat der Administrator außerdem die Möglichkeiten, Projekte detailliert zu konfigurieren, auf Regelsätze mit ihren Struktur- und Metadaten Einfluss zu nehmen und auch die Konfiguration für die Authentifizierung festzulegen.

Im Abschnitt Goobi Anwender liegt der Schwerpunkt auf Themen für Benutzer, die als Projektmitglieder ihre tägliche Arbeit mit Goobi durchführen und dabei hauptsächlich mit dem Menüpunkt Meine Aufgaben arbeiten werden.

Sämtliche in Goobi vorhandenen Vorgänge, die durch Sie persönlich oder andere Benutzer in der Vergangenheit erstellt wurden, bleiben in der Datenbank von Goobi erhalten. Um einen Überblick über diese Vorgänge in Goobi aufzulisten, öffnen Sie über die Menüleiste den Menüpunkt Workflow - Vorgänge.

In der Auflistung der Vorgänge erhalten Sie in tabellarischer Darstellung diejenigen Vorgänge aufgeführt, auf die Sie einen Zugriff haben. Dieser Zugriff hängt davon ab, ob sie Mitglied in einem Projekt sind und ob Sie gegebenenfalls über administrative Rechte in Goobi verfügen. Abhängig von diesen beiden Merkmalen Ihres Nutzerkontos erscheint in Goobi in den aktuellen Vorgängen gegebenenfalls nur ein Teil sämtlicher gespeicherter Daten. Vorgänge von Projekten, bei denen Sie nicht Mitglied sind, werden Ihnen nicht aufgelistet. Vorgänge in Projekten, die durch einen Administrator als abgeschlossen markiert wurden, werden ebenfalls nicht aufgeführt, wenn Sie selbst über keine administrativen Rechte in Goobi verfügen.

In der Auflistung der Vorgänge erhalten Sie einen Überblick über all diejenigen Vorgänge, die bisher noch nicht sämtliche zugehörigen Arbeitsschritte durchlaufen haben. Möchten Sie neben diesen noch aktiven Vorgängen auch diejenigen auflisten, die bereits alle Arbeitsschritte durchlaufen haben, so öffnen Sie im Tabellenmenü den Menüpunkt Anzeige anpassen und wählen dort die Checkbox Abgeschlossene Vorgänge zeigen. Dadurch erhalten Sie all diejenigen Vorgänge aus Goobi aufgelistet, auf die Sie Zugriff haben - unabhängig davon, in welchem Status sich die Vorgänge gerade befinden. Verfügen Sie über administrative Rechte, so haben Sie an dieser Stelle außerdem die Möglichkeit, durch einen Klick auf die Checkbox Deaktivierte Projekte zeigen auch die Vorgänge aufzulisten, deren Projekt bereits als abgeschlossen markiert wurde.

Die Übersicht der aktuellen Vorgänge erlaubt Ihnen unabhängig vom Workflow gezielt mit einzelnen Vorgängen zu arbeiten und deren Daten oder auch den Status einzelner Arbeitsschritte zu verändern. Dazu müssen Sie selbst kein Mitglied einer Benutzergruppe sein, die für einzelne Arbeitsschritte in dem Workflow der aufgelisteten Vorgänge als verantwortliche Benutzergruppe eingetragen ist. Sie erhalten auf diesem Weg beispielsweise Zugriff auf den in Goobi integrierten METS-Editor unabhängig davon, ob sich der aktuelle Vorgang in dem Bearbeitungsstatus für die Erfassung von Struktur- und Metadaten befindet. Auch ein Export in andere Systeme, wie beispielsweise ein Präsentationssystem für Digitalisate (z.B. der Goobi viewer), kann von dieser Oberfläche aus durchgeführt werden. Ebenso ist z.B. auch die Generierung von PDF-Dateien aus den Digitalisaten in Kombination mit den erfassten Struktur- und Metadaten möglich.

Sämtliche Spalten der Vorgangsansicht sind auf- und absteigend sortierbar. Klicken Sie hierfür auf den Spaltentitel. Die kleinen Sortiersymbole rechts in der Spalte der Spaltenüberschriften ändern sich dementsprechend.

Die Spalte Vorgangstitel beinhaltet den eindeutigen Bezeichner eines jeden Vorgangs. Dieser wird automatisch aus den Metadaten gebildet, wenn neue Vorgänge in Goobi hinzugefügt werden.

Die Spalte Status erlaubt, auf einen ersten Blick Einsicht in den aktuellen Fortschrittsstatus einzelner Vorgänge zu nehmen. Die hier verwendeten Farben zeigen, wie viele Arbeitsschritte innerhalb des Workflows bereits durch die beteiligten Benutzer in Goobi abgeschlossen wurden. Der rote Bereich des Balkens zeigt an, wie viele der Arbeitsschritte noch gesperrt sind und durch Benutzer derzeitig nicht bearbeitet werden können. Der gelbe Bereich zeigt, wie viele Arbeitsschritte sich gerade in Bearbeitung befinden oder darauf warten, dass ein Benutzer diese bearbeitet. Möchten Sie Details zum Status der Arbeitsschritte des Vorgangs erhalten, klicken Sie einfach auf einen gewünschten Vorgang in der Spalte Vorgangstitel. Sie erhalten somit eine detaillierte Auflistung sämtlicher Arbeitsschritte des Vorgangs mit deren jeweiligen Bearbeitungsstatus.

Am vorliegenden Beispiel ist erkennbar, welche einzelnen Arbeitsschritte des Workflows bereits durch die Benutzer abgeschlossen wurden, welcher Arbeitsschritt sich gerade in Bearbeitung befindet und welche Arbeitsschritte noch gesperrt sind, bis die vorherigen Arbeitsschritte abgeschlossen werden. Möchten Sie in der Liste der aktuellen Vorgänge gezielt einen oder mehrere Vorgänge finden, so haben Sie über das Eingabefeld Vorgänge filtern dazu jederzeit die Möglichkeit. Finden Sie Ihre Vorgänge hierfür einfach unter Verwendung der definierten Filtersyntax, die im Abschnitt Vorgänge suchen detailliert beschrieben ist.

Eine ausführliche Beschreibung sämtlicher Funktionen, die innerhalb der Vorgangsauflistung durch Goobi bereitgestellt werden, befindet sich im Abschnitt Goobi Management. Dort wird im Detail auf sämtliche hier erwähnten Funktionen sowie alle weiteren Möglichkeiten eingegangen.

Bevor auf die Arbeitsweise spezieller Nutzergruppen im Detail eingegangen wird, soll zunächst einmal einiges Allgemeines geklärt werden. Begriffe, die an dieser Stelle verwendet werden und deren Bedeutung nicht klar wird, werden im Glossar näher erläutert.

Wenn Sie Goobi zum ersten Mal öffnen möchten, besuchen Sie in Ihrem Web-Browser einfach die Adresse ihrer lokalen Goobi-Installation. Beispiel:

http://workflow.goobi.io

In Ihrem Web-Browser sollte Goobi ähnlich wie in folgender Abbildung sichtbar werden.

Auf der hier dargestellten Seite können die Details und Plugins für Aufgaben konfiguriert werden. Die Seite unterscheidet sich nicht wesentlich zwischen den Aufgaben von Produktionsvorlagen und denen von bereits existierenden Vorgängen. Unterschiede sind gegebenenfalls gekennzeichnet.

Titel

In diesem Feld wird der Titel der Aufgabe angegeben. Dieser kann frei gewählt werden. Es sollte allerdings berücksichtigt werden, dass sich zum Beispiel GoobiScript Aufrufe an den jeweiligen Aufgabentiteln orientieren, um automatisiert über viele Vorgänge hinweg Hintergrundaufgaben auszuführen.

Daher sollten Titel kurz, aussagekräftig und eindeutig sein. Leerzeichen und Sonderzeichen sind dabei erlaubt.

Reihenfolge

Mit der Reihenfolgennummer wird angegeben, an welcher Stelle eine Aufgabe in einer Produktionsvorlage oder einem existierenden Vorgang steht. Es muss hier dementsprechend eine Ganzzahl angegeben werden.

Die Reihenfolgennummer wird einerseits dazu verwendet, alle Aufgaben eines Vorgangs in der korrekten Bearbeitungsreihenfolge darzustellen. Andererseits werden beim Abschließen von Aufgaben diejenigen nächsten Aufgaben innerhalb eines Vorgangs freigeschaltet, die der Reihenfolge entsprechend der aktuellen Aufgabe folgen.

Es können mehrere Aufgaben die selbe Reihenfolgennummer haben. Dies bedeutet dann für Goobi, dass die betreffenden Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden dürfen. Eine parallele Bearbeitung funktioniert sowohl mit automatischen, als auch mit manuellen Aufgaben (zum Beispiel wenn mehrere Mitarbeiter parallel an einem Vorgang arbeiten).

Ist die Aufgabenreihenfolge eines Vorgangs lückenhaft konfiguriert (zum Beispiel 1, 2, 3, 6), so springt Goobi direkt weiter zur Aufgabe mit der nächstgrößeren Nummer.

Die Reihenfolge von Aufgaben spielt unter anderem auch bei GoobiScript Aufrufen eine wichtige Rolle. Dort können, basierend auf der hier angegebenen Nummer, weitere administrative Vorkehrungen getroffen werden.

Parallele Aufgaben erlauben

Diese Einstellung ist nur beim Anlegen einer neuen Aufgabe innerhalb einer Produktionsvorlage verfügbar.

Diese Einstellung spielt zudem nur eine Rolle, wenn neue Aufgaben zwischen bereits bestehenden Aufgaben eingefügt werden sollen.

Ist diese Option gesetzt, so wird beim Anlegen der Aufgabe die Reihenfolgennummer direkt gesetzt. Dabei kann es passieren, dass eine andere Aufgabe bereits mit der selben Nummer existiert und beide Aufgaben später parallel bearbeitet werden können.

Ist diese Option nicht gesetzt, so werden im Falle einer Dopplung der Reihenfolgennummer mit derer einer anderen bereits bestehenden Aufgabe beim Speichern die Reihenfolgennummern der anderen und aller danach folgenden Aufgaben um genau eine Nummer nach hinten verschoben. Damit wird erzielt, dass die neu im Vorgang eingefügte Aufgabe keine bereits existierende Reihenfolgennummer dupliziert und trotzdem die danach folgenden Aufgaben ihre relativ zueinander definierte Nummerierung (inklusive fehlenden und doppelt vergebenen Nummern) beibehalten können.

Sollte sich im Nachhinein herausstellen, dass diese Option beim Anlegen der Aufgabe falsch gewählt worden ist und sämtliche danach folgende Aufgaben eine "falsche" Reihenfolgennummer haben, so gibt es zwei mögliche Lösungen: Bei kleinen Anpassungen kann jederzeit in der Aufgabenübersicht der Produktionsvorlage mit den dafür zur Verfügung stehenden Buttons die Reihenfolgennummer angepasst werden. Bei großen Anpassungen, oder wenn bereits Vorgänge zu der aktuellen Produktionsvorlage existieren, wird empfohlen, ein GoobiScript so zu schreiben, dass es alle "falschen" Nummern anpasst und an sämtlichen falsch nummerierten Vorgängen ausgeführt wird.

Priorität

In dieser Liste kann eine Priorität für die aktuelle Aufgabe ausgewählt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Prioritäten Standard, Priorität, Hohe Priorität und Höchste Priorität nur dazu gedacht sind, die Wichtigkeit der Abarbeitung von Aufgaben visuell darzustellen. Diese haben keine weitere technische Auswirkung auf den entsprechenden Vorgang.

Die Option Korrektur hat zwar ebenfalls keine Auswirkung auf den Vorgang, wird allerdings automatisch gesetzt, wenn das Endergebnis in einer abzuschließenden Aufgabe nicht akzeptiert werden soll und eine Korrekturmeldung gesendet wird.

Metadaten

Diese Option kann aktiviert werden, wenn es im Sinne der Aufgabe ist, Metadaten zu bearbeiten.

Ist eine Aufgabe mit der Eigenschaft Metadaten gekennzeichnet, so werden an verschiedenen Stellen in der Benutzeroberfläche weitere Symbole und Optionen eingeblendet, um auf Metadaten zuzugreifen. So wird zum Beispiel auch der Button zum Aufrufen des Metadeteneditors eingeblendet, wenn eine Aufgabe diese Eigenschaft hat.

Sollen Metadaten in einer Aufgabe hochgeladen, heruntergeladen, validiert oder auf eine andere Art und Weise verwendet werden, so muss diese Option ausgewählt werden.

Bilder lesen

Diese Option kann aktiviert werden, wenn der Benutzer in dieser Aufgabe einen Lesezugriff auf Bilddateien in seinem Benutzerordner (auf dem Goobi-Server) bekommen soll. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Bilder heruntergeladen oder zur Qualitätsprüfung angezeigt werden sollen.

Bilder schreiben

Diese Option kann aktiviert werden, wenn der Benutzer in dieser Aufgabe einen Schreibzugriff auf Bilddateien in seinem Benutzerordner (auf dem Goobi-Server) bekommen soll. Dies ist immer dann erforderlich, wenn Bilder hochgeladen oder bearbeitet werden sollen.

Beim Abschließen validieren

Diese Option kann aktiviert werden, um beim Abschließen dieser Aufgabe die Metadaten des Vorgangs zu validieren. Diese Validierung hat nichts mit dem Validierungsplugin (siehe unten) zu tun. Die hier eingestellte Art der Validierung prüft, ob alle Metadaten, Strukturelemente (DocStructs) und Seitenzählungen entsprechend des Regelsatzes angewendet wurden.

Export

Diese Option kann aktiviert werden, wenn es im Sinne der Aufgabe ist, Daten für die Weiterverarbeitung mit anderen Systemen zu exportieren. Dies können zum Beispiel andere Datenbankformate, Content-Management-Systeme (CMS) oder einfach nur bestimmte Dateiformate sein. Wird diese Aufgabe als Export-Aufgabe definiert, so muss im Feld Plugin für Arbeitsschritt ein Exportplugin ausgewählt werden. Exportplugins beginnen üblicherweise mit dem Präfix intranda_export_.

Ist diese Aufgabe gleichzeitig eine automatische Aufgabe und eine Exportaufgabe, so findet der Export automatisch statt. Unabhängig davon bekommt der Benutzer einen Export-Button bei der entsprechenden Aufgabe in der Übersicht angezeigt und kann den Datenbestand auch manuell exportieren.

Aufgabe überspringen

Diese Option kann ausgewählt werden, wenn die Aufgabe im Vorgang übersprungen werden soll. Hat eine Aufgabe diese Eigenschaft, so wird sie automatisch geschlossen, sobald sie ein Nutzer annimmt. Ist diese Aufgabe eine automatische Aufgabe, so wird sie ebenfalls übersprungen und dabei geschlossen.

Automatische Aufgabe

Verschiedene Arten von Aufgaben können als automatische Aufgaben konfiguriert werden. Damit ist es möglich, dass zum Beispiel Plugins oder GoobiScript Aufrufe entweder direkt oder in einer der zur Verfügung stehenden Warteschlangen ausgeführt werden.

Konkret können folgende Aufgabentypen automatisiert werden: Interne Aufgaben (intranda_step_*), Exportaufgaben (intranda_export_*), Skript-Aufgaben, HTTP-Aufgaben und Zeitverzögerungsaufgaben (intranda_delay_*). Es ist jeweils darauf zu achten, dass das entsprechende Plugin oder Skript wie im entsprechenden Kapitel beschrieben ausgewählt wird.

Um Warteschlangen nutzen zu können, müssen diese zunächst in den entsprechenden Konfigurationsdateien (goobi_config.properties und goobi_activemq.xml) eingeschaltet und eingerichtet werden. Wird danach diese Option aktiviert, so erscheint unterhalb der Checkbox ein Dropdown-Menü, aus denen die gewünschte Warteschlange ausgewählt werden kann.

Wird die Option Nicht in Warteschlange ausführen gewählt, so wird das entsprechende Plugin oder Skript direkt ausgeführt, sobald die Aufgabe im Vorgang erreicht wird. Diese Option wird nur für Aufgaben empfohlen, die durch den Benutzer in Echtzeit ausgelöst werden sollen, indem zum Beispiel die vorherige Aufgabe abgeschlossen wird.

Mit den Optionen Warteschlange für schnelle Jobs und Warteschlange für langsame Jobs stehen zwei unabhängig voneinander arbeitende Warteschlangen zur Verfügung, die im Normalfall für die meisten automatischen Aufgaben die richtige Wahl sind. Dabei ist die schnelle Warteschlange für Aufgaben gedacht, die eine eher kurze Ausführzeit haben und zeitnah abgeschlossen werden sollen.

Die langsame Warteschlange hingegen sollte für Aufgaben verwendet werden, die viel Rechenzeit benötigen und bei denen es nicht wirklich relevant ist, wie schnell sie abgeschlossen werden. So kann die langsame Warteschlange zum Beispiel für große Mengen an Bildexporten, OCR-Analysen, 3D-Berechnungen oder andere komplexe Anwendungen genutzt werden. Somit ist diese Warteschlange auch für Aufgaben geeignet, die mitunter über viele Tausende Vorgänge hinweg eine Gesamtrechenzeit von Stunden, Tagen oder sogar noch längeren Zeiträumen beanspruchen.

Goobi priorisiert allerdings standardmäßig immer Aufgaben, die durch Nutzer in Echtzeit ausgeführt werden und Aufgaben, die sich in der schnellen Warteschlange befinden. Ist Goobi tagsüber zum Beispiel durch die Arbeit vieler aktiver Mitarbeiter ausgelastet und besteht zusätzlich eine gut gefüllte langsame Warteschlange, ist es daher üblich, dass diese ihren größten Fortschritt nachts erzielt.

Zusätzlich gibt es eine Von außen erreichbare Warteschlange. Diese kann von REST-API-Anfragen verwendet werden. Passende REST-API-Anfragen werden üblicherweise durch Plugins zur Verfügung gestellt.

Thumbnails erzeugen

Soll die Aufgabe dazu verwendet werden, Vorschaubilder (engl. thumbnails) zu generieren, so muss diese Checkbox ausgewählt werden. Es erscheint dann ein Texteingabefeld, in dem eine Beispielkonfiguration für das Generieren von Vorschaubildern angegeben ist. Diese sollte für die projekteigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Das Texteingabefeld umfasst mehrere Zeilen, in denen eine YAML-kompatible Notation von Schlüssel-Wert-Paaren erwartet wird. Schlüssel-Wert-Paare werden durch jeweils einen Doppelpunkt (:) getrennt und jede Zeile darf genau ein Schlüssel-Wert-Paar beinhalten. Dabei steht in der ersten Zeile die Zeichenfolge ---, um den Beginn des Datensatzes anzuzeigen. Kommentare sind mit einer Raute (#) gekennzeichnet und dürfen sowohl in einer eigenen Zeile, als auch am Ende einer inhaltlich genutzten Zeile stehen. Diese werden vom Interpreter ignoriert. Damit ist es auch möglich, bei experimentellen Konfigurationen bestimmte Teile "auszukommentieren".

Zu Beginn steht folgende Beispielkonfiguration in dem Texteingabefeld:

---
Master: false  #use master image directory 
Media: false  #use media image directory 
Img_directory: "" #set path to custom image directory 
Custom_script_command: "" #command to execute custom thumbnail generation script 
Sizes: #define thumbnail sizes 
- 800

Dabei haben die Variablen folgende Bedeutung (Details, siehe unten):

Zu beachten ist, dass Sizes eine Liste entgegennimmt. Dabei beginnt jede Zeile mit der Zeichenfolge - und beinhaltet dann eine Ganzzahl. Die Listeneinträge müssen direkt der Zeile Sizes: folgen. Text-Werte müssen in doppelten Anführungszeichen " eingefasst sein. Boolesche Werte können direkt verwendet werden und können entweder auf true oder false gesetzt werden, um das Feature ein- oder auszuschalten.

Master

Wird dieser Wert auf true gesetzt, so werden Vorschaubilder für alle Bilddateien innerhalb des master Ordners (üblicherweise /opt/digiverso/goobi/metadata/{processId}/images/{processId}_master/) generiert und im thumbnails Ordner (üblicherweise /opt/digiverso/goobi/metadata/{processId}/images/thumbs/{processId}_master_{size}/) gespeichert.

Media

Wird dieser Wert auf true gesetzt, so werden Vorschaubilder für alle Bilddateien innerhalb des media Ordners (üblicherweise /opt/digiverso/goobi/metadata/{processId}/images/{processId}_media/) generiert und im thumbnails Ordner (üblicherweise /opt/digiverso/goobi/metadata/{processId}/images/thumbs/{processId}_media/_{size}) gespeichert.

Img_Directory

An dieser Stelle kann ein dritter, weiterer Ordner für die Generierung der Vorschaubilder angegeben werden. Die Generierung verhält sich hier genau so, wie auch beim master-Ordner und beim media-Ordner. Dieser Ordner muss allerdings als vollständiger Ordnerpfad angegeben werden, zum Beispiel /opt/digiverso/goobi/metadata/{processId}/images/{processId}_custom/. Der Zielordner für die Generierung wäre dann entsprechend: /opt/digiverso/goobi/metadata/{processId}/images/thumbs/{processId}_custom_{size}/. Ist der hier angegebene Ordnerpfad leer oder fehlt der Parameter, so wird diese Option bei der Generierung ignoriert.

Custom_script_command

Hier kann ein Pfad zu einer individuellen Skript-Datei oder zu einem ausführbaren Programm angegeben werden, mit dem die Vorschaubilder generiert werden sollen. Das Skript oder Programm sollte selbstständig in der Lage sein, die Bilddateien zu erkennen und die richtigen vorgangsbezogenen Ordnerpfade zu nutzen. Wird das Feld leer gelassen, so verwendet Goobi interne Java-Bibliotheken für die Generierung.

Hinweis: Diese Option wird derzeit noch nicht unterstützt. Alle Vorschaubilder werden unabhängig von einem hier angegebenen Skript oder Programm mit speziellen Javabibliotheken für Bildbearbeitung generiert.

Sizes

An dieser Stelle kann eine Liste von Bilddateigrößen (in Pixeln) angegeben werden, in denen die Vorschaubilder generiert werden sollen. Dazu können eine oder mehrere Zeilen angegeben werden, von denen jede mit dem YAML-Listen-Eintrag-Präfix (- ) beginnt und dann eine Ganzzahl beinhaltet. Zu beachten ist, dass jede der angegebenen Bilddateigrößen unabhängig voneinander verwendet wird und dabei immer Vorschaubilder entstehen, die an ihrer längsten Seite die angegebene Größe haben. Sind zum Beispiel die Werte 400 und 800 angegeben, so werden sowohl Vorschaubilder mit einer Größe von 400 Pixeln als auch Vorschaubilder mit einer Größe von 800 Pixeln generiert.

Weitere technische Informationen

• In den oberen Beispielen stehen die Platzhalter {processId} für die jeweilige Vorgangs-ID und {size} für die Vorschaubildgröße in Pixeln. Diese werden in Ordnernamen entsprechend eingesetzt.

• Alle Einstellungen (außer Sizes) können weggelassen werden, in diesem Fall werden die oben angegebenen Standardwerte verwendet.

• Sind mehrere Größen für Vorschaubilder angegeben, so werden alle unabhängig voneinander generiert. Alle jeweiligen Größen werden in ihren individuell benannten Ordnern (bestehend aus Bildgröße und Quellordner) gespeichert.

• Alle generierten Vorschaubilder sind JPG-Dateien, die ein Standard-Farbprofil der Bilddatei-Bearbeitungs-Java-Bibliothek verwenden.

• Wasserzeichen werden nicht mit in Vorschaubilder übernommen.

• Leerzeichen in Dateinamen von Originaldateien werden aus technischen Gründen in den Dateinamen der Vorschaubilder durch %20 ersetzt.

• Sollten die Ordner für die Vorschaubilder nicht existieren, so werden diese automatisch angelegt.

• Sollten die Output-Ordner inklusive Vorschaubildern bereits existieren und sollten sich die Quell-Bilddateien nicht geändert haben (gemessen am last-modified-Wert aller beteiligten Bilddateien), so werden die Vorschaubilder nicht neu generiert

Skript Schritt

Diese Option kann aktiviert werden, um im Rahmen der aktuellen Aufgabe ein oder mehrere Skripte auf dem Server auszuführen. Dies können zum Beispiel Bash- oder Python-Skripte sein, die Hintergrundaufgaben erledigen oder direkt mit dem Datenbestand der aktuellen Aufgabe im Dateisystem interagieren.

Die numerischen Rückgabewerte der Skripte spielen eine wichtige Rolle in der Workflow-Steuerung. Daher sind diese im Anschluss an dieses Kapitel ausführlich dokumentiert und sollten unbedingt beachtet werden.

Wird die Skript-Schritt-Option aktiviert, so erscheint unterhalb der Checkbox eine Tabelle, in die bis zu fünf Skript-Dateien eingetragen werden können. Für jedes Skript können ein Name und ein Pfad eingetragen werden, wobei der Pfad der absolute Pfad (inklusive Skript-Datei-Name) im Server-Dateisystem ist. Der zugehörige Name kann frei gewählt werden und dient ausschließlich der einfacheren Wiedererkennungfür den Anwender.

Es können beliebige Felder in der Tabelle ausgefüllt oder freigelassen werden. Wird diese Aufgabe später in einem Vorgang ausgeführt, so arbeitet Goobi alle ausgefüllten Skript-Pfad-Felder von oben nach unten ab.

Es ist darauf zu achten, dass die angegebenen Skripte ausführbar sind. Andernfalls werden Fehlermeldungen im Journal und in den Server-Log-Dateien die Ursache des Nicht-Ausführens aufzeigen. Häufige Fehlerursachen sind zum Beispiel fehlende Ausführrechte, falsche Umgebungsvariablen (insbesondere PATH), fehlende Interpreter, falsche Dateipfade oder fehlende Parameter. Parameter können einfach im Skript-Feld mit angegeben werden.

Soll eine andere Skript-Sprache verwendet werden, so ist gegebenenfalls ein Interpreter mit anzugeben. Der Interpreter ist in dem Fall das ausgeführte Programm und führt dann die als Parameter angegebene Skript-Datei aus.

Die aus der Tabelle eingelesenen Skript-Zeilen (aber nicht die Skript-Dateien selbst) werden vom Variablenersetzer in Goobi Workflow beim Ausführen der Skripte in einem Vorgang noch einmal durchgesucht und eventuelle Variablen werden ersetzt. Dies kann zum Einsetzen von Metadatenwerten in bestimmte Felder verwendet werden. Dafür können zum Beispiel Parameter für die hier angegebenen Skripte so geschrieben werden, dass die Parameter-Werte den Variablen für den Variablenersetzer entsprechen.

Ein paar Beispiele für Skripte:

/opt/digiverso/goobi/scripts/copyfiles.sh
bash /opt/digiverso/goobi/scripts/myExampleScript.sh --action convert
python /opt/digiverso/goobi/scripts/doAnything.py
/etc/python /opt/digiverso/goobi/scripts/convertImages.py --type *.jpg *.png

Sollten die verfügbaren Skript-Felder nicht ausreichen, so kann stattdessen auch eine Art Meta-Skript-Datei geschrieben werden, die ihrerseits mehrere Skripte ausführt und nur ein Feld in der Tabelle belegt.

Rückgabewerte der Skript-Dateien

Der jeweilige Rückgabewert eines Skriptes wird von Goobi Workflow für die Bestimmung des aktuellen Status der entsprechenden Aufgabe verwendet, insbesondere auch zwischen der Bearbeitung mehrerer Skripte innerhalb einer Aufgabe. Dabei wird zwischen Erfolg, Fehler, Aufgabe neu öffnen und Aufgabe weiter bearbeiten unterschieden.

Der Rückgabewert, zum Beispiel 99, wird in Bash-Skripten mit dem Befehl return 99 oder in python mit sys.exit(99) zum Ende des Skriptes angegeben. Dabei sollten alle durch if-Blöcke abgefangenen Fehler oder andere Situationen korrekt behandelt und insbesondere keine return-Statements ohne Rückgabewerte verwendet werden.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über das jeweilige Verhalten von Goobi:

Wenn ein Skript Ausgabetexte im Error-Output-Stream (STDERR) ausgibt, wird dies ebenfalls als Fehlerzustand (1) behandelt. Fehler werden im Journal und in den Server-Log-Dateien dokumentiert.

Die Input- und Output-Streams STDIN und STDOUT werden derzeit nicht verwendet.

Kombination mehrerer Skripte

Der Wert 0 kann verwendet werden, wenn ein Skript das einzige oder letzte Skript in einer Aufgabe ist. Wurde das Skript erfolgreich ausgeführt, so wird die Aufgabe auf den Status Abgeschlossen gesetzt. Wird 0 verwendet und folgen danach noch Skripte, kann es zu ungewollten Seiteneffekten kommen.

Der Wert 1 (und alle nicht definierten Werte) können verwendet werden, wenn ein Skript fehlschlägt. Goobi führt dann eventuelle weitere Skripte nicht mehr aus und setzt die aktuelle Aufgabe direkt auf den Status Fehler. Fehlermeldungen (STDERR-Ausgaben und goobi-interne Fehler) werden im Journal und im Server-Log protokolliert.

Der Wert 98 kann verwendet werden, wenn ein Skript nicht wie gewünscht ausgeführt werden konnte und Goobi mitteilen soll, die gesamte Aufgabe neu zu starten. Dementsprechend wird wieder mit der Ausführung des ersten definierten Skriptes begonnen, sofern es sich um eine automatische Aufgabe handelt. Der Status der Aufgabe wird durch den Rückgabewert 98 wieder auf Offen gesetzt und im Falle einer automatischen Aufgabe auf In Bearbeitung. Dieser Rückgabewert kann zum Beispiel für Situationen verwendet werden, wenn Skripte in ihrer eigenen Fehlererkennung eine Fehlerbehandlung durchführen und dann noch einmal erneut ausgeführt werden müssen, um von ihren eigenen Fehlerkorrekturen beim nächsten Ausführ-Versuch zu profitieren. An dieser Stelle können auch Validierungsskripte eingesetzt werden, die Fehler vorangegangener Skripte erkennen und dementsprechend die Aufgabe zum Neustart veranlassen.

Der Wert 99 kann verwendet werden, wenn ein Skript erfolgreich ausgeführt werden konnte und danach ein weiteres Skript ausgeführt werden soll. Der Status der Aufgabe wird bei 99 (im Gegensatz zu 0) noch nicht auf Abgeschlossen gesetzt, was bei mehreren hintereinander folgenden Skripten sinnvoll ist. Das letzte Skript sollte dann 0 zurückgeben, um die Aufgabe abzuschließen.

Wenn die zur Verfügung gestellten Skript-Felder nicht ausreichen und mehrere Skript-Aufrufe in eine externe Skript-Datei ausgelagert werden, ist darauf zu achten, dass alle Rückgabewerte korrekt weitergegeben werden und wieder in Goobi ankommen, um die gewünschten Effekte in der Aufgabenautomatisierung zu erzielen.

HTTP Schritt

Diese Option kann gewählt werden, wenn die aktuelle Aufgabe darin bestehen soll, eine HTTP (bzw. HTTPS) Transaktion mit einer API eines anderen Servers durchzuführen. Diese Anwendung ist hauptsächlich für POST, PUT und PATCH Anfragen gedacht, also zum Hochladen von Daten zu den jeweiligen Services. Es können bedingt allerdings auch GET Anfragen gesendet werden, um die Erreichbarkeit von Ressourcen zu prüfen. Sobald die entsprechende Checkbox ausgewählt wird, erscheinen mehrere Eingabefelder, in die die Details der Anfrage eingegeben werden können.

Mit der Option Schritt nach erfolgreichem HTTP Aufruf schließen kann eingestellt werden, ob bei erfolgreichen HTTP Aufrufen die Aufgabe automatisch geschlossen werden soll. Mehr Details dazu, siehe unten.

Zunächst muss die HTTP Methode ausgewählt werden. Die zu verwendende Methode ist durch den genutzten API Endpunkt (üblicherweise innerhalb einer REST-API) festgelegt und muss mit der in der zugehörigen Spezifikation angegebenen Methode übereinstimmen. Andernfalls ist damit zu rechnen, dass der angesprochene Server eine Fehlermeldung (405 Method Not Allowed, siehe unten) zurückgibt.

Allgemein sollten APIs folgende Konventionen für Anfragemethoden einhalten, wobei Abweichungen möglich sind:

* Werden unveränderte Eigenschaften weggelassen, so kann dies zur unbeabsichtigten Löschung der betreffenden Daten führen, da der API-Endpunkt davon ausgeht, dass die Eigenschaften mit "leeren" Daten überschrieben werden sollen. Details zum konkreten Verhalten der API sollten immer in der zugehörigen Spezifikation nachgelesen werden.

** Beachten Sie, dass die GET-Methode an dieser Stelle nur anteilig unterstützt wird. Die empfangenen Daten werden nicht gespeichert oder weiterverarbeitet. Die GET-Methode kann verwendet werden, um die Existenz oder Erreichbarkeit von Daten abzufragen.

Im nächsten Schritt wird die HTTP URL festgelegt. Diese setzt sich zusammen aus dem Domainnamen oder der IP Adresse des Servers, optional der Port-Nummer, dem API-Endpunkt und den erforderlichen URL-Parametern. Wird der Standard HTTP-Port 80 verwendet, so kann dieser weggelassen werden.

Einige Beispiele für API-Anfrage-URLs:

http://localhost:8080/api/endpoint/delete?id=20&project=2
http://192.168.178.21:8888/api/endpoint/list
https://goobi.example.org/api/endpoint/list?project=1

Danach wird der HTTP Inhalt (engl. HTTP body) eingegeben. Dieser ist nur relevant, sofern es sich um eine POST, PUT oder PATCH-Methode handelt. Der Inhalt der Anfrage richtet sich nach der verwendeten API und dem entsprechenden API-Endpunkt, daher kann an dieser Stelle nicht näher darauf eingegangen werden. Wird allerdings eine REST-API verwendet, so sind Daten grundsätzlich im JSON-Format einzugeben.

Die angegebenen Daten im HTTP body werden, sobald die HTTP-Anfrage später für einen Vorgang durchgeführt wird, durch den goobiinternen Variablenersetzer nachbearbeitet. Damit ist es möglich, Metadatenfeld-Bezeichnungen entsprechend der Syntaxregeln des Variablenersetzers im Anfrageinhalt zu verwenden. Diese werden dann durch die tatsächlichen Daten im jeweiligen Vorgang ersetzt, bevor die Anfrage gesendet wird.

Zusätzlich kann die Option HTTP body als JSON escapen gewählt werden. Diese ändert Steuerzeichen (zum Beispiel Zeilenumbrüche oder Tabulatoren) im Anfrage-Inhalt so ab, dass sie durch Backslashes (\\) maskiert sind und gegebenenfalls durch den API Endpunkt korrekt verwendet werden können. Der genaue Umgang mit solchen Steuerzeichen ist allerdings ebenfalls vom API-Endpunkt abhängig und muss in der zugehörigen Spezifikation nachgelesen oder beim Anbieter erfragt werden.

Damit sind die Einstellungen für die Anfrage vollständig.

Sobald die Anfrage später während der Bearbeitung der Aufgabe innerhalb eines Vorgangs gesendet wird, antwortet der angefragte Server mit einem HTTP-Status-Code. Dieser wird von Goobi ausgelesen und entscheidet über eine weitere Bearbeitung des Vorgangs. Generell gilt, dass erfolgreich beantwortete Anfragen zu einem Abschließen der jeweiligen Aufgabe führen. Ist die nächste im Vorgang befindliche Aufgabe eine automatische Aufgabe, so wird diese ausgeführt.

Mit der Option Schritt nach erfolgreichem HTTP Aufruf schließen kann eingestellt werden, ob die Aufgabe tatsächlich geschlossen werden soll, wenn der HTTP Aufruf erfolgreich war. Ist die Option nicht gewählt, so bleibt die Aufgabe im Status Offen.

Fehler-Status-Codes führen dazu, dass die Aufgabe im Fehlerzustand verbleibt und ein manueller Eingriff erforderlich ist. Fehler werden im Journal und in den Server-Log-Dateien protokolliert.

Im Bereich der HTTP-Status-Codes sind normalerweise alle Status-Codes < 400 als Erfolg und alle >= 400 als Fehler zu werten.

Es folgt eine Auflistung der häufigsten Status-Codes im Zusammenhang mit REST-APIs:

Erfolgreiche Status-Codes:

• 200 OK - Die Anfrage wurde erfolgreich bearbeitet oder der Datensatz wurde gefunden

• 201 Created - Die Ressource wurde erfolgreich erstellt

• 204 No Content - Die Anfrage wurde erfolgreich bearbeitet, die Antwort beinhaltet absichtlich keine Daten

Fehler-Status-Codes

• 400 Bad Request - Die Anfrage war nicht korrekt formatiert - Die Syntax sollte überprüft werden

• 401 Unauthorized - Für diese Anfrage ist eine Authentifizierung erforderlich (oder die angegebene Authentifizierung ist ungültig)

• 403 Forbidden - Diese Ressource existiert zwar, darf allerdings nicht angefragt werden

• 404 Not Found - Die Ressource existiert nicht - Möglicherweise ist die URL oder URI falsch

• 405 Method Not Allowed - Die falsche HTTP-Methode wurde verwendet (siehe oben)

• 429 Too Many Requests - Es wurden zu viele Anfragen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes gesendet

• 500 Internal Server Error - Der Server hat einen internen Fehler festgestellt, für den die Anfrage nicht direkt verantwortlich ist

• 501 Not Implemented - Der API-Endpunkt existiert nicht - Möglicherweise wird eine falsche API-Version verwendet

Darüber hinaus können einige weitere Status-Codes zurückgesendet werden. Die jeweilige Bedeutung kann in den betreffenden RFC-Standards nachgelesen werden. Bei speziellen Problemen sollte allerdings der zuständige Support kontaktiert werden.

Status

In diesem Dropdown-Menü kann der Status der Aufgabe manuell gesetzt werden. Üblicherweise werden bei einer Produktionsvorlage alle Aufgaben auf Gesperrt gesetzt und die erste auf Offen, damit später in jedem Vorgang bei der ersten Aufgabe mit der Bearbeitung begonnen werden kann. Im Laufe der Bearbeitung setzt Goobi alle geöffneten Aufgaben auf In Warteschlange oder In Bearbeitung und fertig bearbeitete Aufgaben auf Abgeschlossen. Im Falle eines Fehlers wird die Aufgabe automatisch auf Fehler gesetzt.

Zusätzlich gibt es die Option Deaktiviert, um eine Aufgabe ganz zu deaktivieren. Diese wird von Goobi beim Bearbeiten des Vorgangs übersprungen. Der der Status Fehler kann auch manuell verwendet werden, um anzuzeigen, dass eine Bearbeitung nicht wie gewünscht stattgefunden hat und gegebenenfalls wiederholt werden muss.

Beim Setzen des Status in einer Aufgabe in einem bereits existierenden und bearbeiteten Vorgang sollte hier unbedingt darauf geachtet werden, dass nicht durch das manuelle Öffnen oder Schließen von Aufgaben ungewollte Seiteneffekte durch automatische Aufgaben entstehen, die durch diesen Eingriff in den Workflow ausgelöst werden.

Batch Schritt

Diese Option kann aktiviert werden, wenn die aktuelle Aufgabe zusammen mit gleichartigen Aufgaben innerhalb eines Batches gruppiert und ausgeführt werden können soll.

Plugin für Arbeitsschritt

In diesem Dropdown-Menü wird ein Plugin ausgewählt, das für die aktuell bearbeitete Aufgabe verwendet werden soll. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, für was das hier ausgewählte Plugin verwendet werden kann. Verschiedene Möglichkeiten sind in anderen Unterkapiteln auf dieser Seite näher beschrieben.

Plugins können für automatische oder teilautomatische Aufgaben verwendet werden. In diesem Fall können Zeitverzögerungsplugins (intranda_delay_*), Validierungsplugins (intranda_validation_*), Exportplugins (intranda_export_*) oder andere Arten von Plugins ausgewählt werden. Auch Plugins, die eine eigene Benutzeroberfläche mitbringen und nicht bereits in einer der anderen Kategorien auf dieser Seite beschrieben sind, können hier ausgewählt werden (z.B. intranda_step_*).

Bei Aufgaben, die kein Plugin verwenden sollen, wird dieses Feld freigelassen.

Validierungsplugin

Eine Aufgabe kann so konfiguriert werden, dass beim Abschließen ein Validierungsplugin ausgeführt wird. Das entsprechende Plugin kann in diesem Feld eingestellt werden. Validierungsplugins beginnen üblicherweise mit dem Präfix intranda_validation_.

Plugin für Zeitverzögerung

Zeitverzögerungsplugins können als Aufgaben in den Vorgang eingebunden werden, um die automatische Bearbeitung für eine gewisse Zeit zu pausieren. Soll eine Aufgabe für die Zeitverzögerung genutzt werden, so muss diese Checkbox gesetzt und ein entsprechendes Plugin eingestellt werden.

Das entsprechende Plugin wird im Feld Plugin für Arbeitsschritt ausgewählt. Plugins, die für die Zeitverzögerung verwendet werden können, beginnen üblicherweise mit dem Präfix intranda_delay_.

Metadatenindex beim Abschließen aktualisieren

Diese Option kann aktiviert werden, wenn durch das Abschließen dieser Aufgabe Metadaten verändert worden sind und der Suchindex für den gesamten Datenbestand dieses Vorgangs aktualisiert werden soll.

Laufzettel als PDF-Datei herunterladen

Diese Option kann aktiviert werden, um in der Aufgabenübersicht das Generieren und Herunterladen einer Laufzettel-PDF-Datei für den aktuellen Zwischenstand des entsprechenden Vorgangs anzubieten. Dies kann praktisch sein, um den aktuellen technischen Stand des Vorgangs manuell zu überprüfen.

Möchten Sie nach einem Vorgang suchen, so bietet Ihnen Goobi hierfür eine einfache Suchmaske an. Diese erreichen Sie, indem Sie in der Menüleiste auf den Menüpunkt Workflow - Vorgang suchen klicken.

Die Eingabemaske für die Suche nach einem Vorgang in Goobi ermöglicht die freie Kombination beliebiger Suchparameter. Beim initialen Öffnen der Eingabemaske werden dabei bereits die Felder für die häufigsten Suchkriterien angeboten.

Jede Zeile innerhalb des Suchformulars besteht jeweils aus mehreren Feldern. Im ersten Feld kann das zu durchsuchende Feld festgelegt werden. Die weiteren Felder beziehen sich jeweils auf den Wert, der innerhalb des zu durchsuchenden Feldes vorkommt. Einzelne Felder wie Vorgangstitel oder ID erlauben eine freie Eingabe von Daten. Andere Felder hingegen, wie beispielsweise die Felder Projekt und Schritt, stellen eine individuelle Liste von denjenigen Feldinhalten zur Auswahl, die tatsächlich Verwendung finden.

Sofern die standardmäßig angebotene Anzahl an Zeilen zur Kombination von komplexen Suchanfragen nicht ausreichen sollte, können jederzeit weitere Zeilen hinzugefügt oder auch wieder entfernt werden.

Um neue Vorgänge in den Datenbestand von Goobi aufzunehmen, bietet Goobi Ihnen eine besondere Oberfläche. Zu dieser gelangen Sie, indem Sie in der Menüleiste auf den Menüpunkt Workflow - Produktionsvorlagen klicken. Anschließend erhalten Sie eine Auflistung, die sämtliche bereits in Goobi vorhandenen Produktionsvorlagen mit ihren konfigurierten Workflows enthält.

In dieser Auflistung erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Produktionsvorlagen, für die Sie als Projektmitglied in Goobi berechtigt sind. Die Auflistung dieser Vorlagen unterscheidet sich lediglich in der Spalte Aktionen von der Auflistung der Vorgänge. Um einen neuen Vorgang in Goobi hinzuzufügen, klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das entsprechende Symbol.

Es öffnet sich somit eine neue Maske zur Erfassung der bibliographischen Daten für den anzulegenden Vorgang.

In diesem Handbuch soll auf die am meisten verbreitete Weise eingegangen werden, wie Vorgänge in Goobi mittels der Übernahme von Metadaten aus einem Bibliothekskatalog angelegt werden. Weitere Informationen oder alternative Wege, um einen oder mehrere Vorgänge gleichzeitig in Goobi anlegen zu lassen, werden in dem Abschnitt Goobi Management beschrieben. Zur Übernahme von bibliographischen Daten aus einem der konfigurierten Bibliothekskataloge (Pica, Aleph, Z39.50 etc.) wählen Sie den gewünschten Katalog in der Auswahlliste Suche im OPAC aus und tragen dahinter den entsprechenden Identifier ein. Nach der Eingabe des Identifiers klicken Sie auf die zugehörige Schaltfläche Übernehmen. Anschließend sehen Sie, wie die vorhandenen Felder automatisch durch Goobi ausgefüllt wurden und der Publikationstyp korrekt eingestellt ist.

Füllen Sie im Anschluss an die Kataloganfrage nun all diejenigen Felder aus, die mit einem Stern hinter den Bezeichnern gekennzeichnet sind. Diese Felder sind Pflichtangaben. Alle anderen Felder können natürlich ebenfalls ergänzt werden. Die Felder für den Autor-Titel-Schlüssel (ATS) bzw. den Titel-Schlüssel (TSL) sollten Sie nicht manuell erfassen. Die Felder für Vorgangstitel, Tif-Header Documentname, Tif-Header Image-Beschreibung sowie der Autor-Titel-Schlüssel bzw. der Titel-Schlüssel werden automatisch durch Goobi beim Speichern ausgefüllt, bzw. wenn Sie die Schaltfläche Generieren klicken. Der Autor-Titel Schlüssel ist eine Kombination aus einigen Zeichen des Haupttitels sowie der beteiligten Personen. Der Vorgangstitel wird aus dem generierten Autor-Titel-Schlüssel sowie einem eindeutigem Identifier gebildet. Auf diese Weise sind in Goobi sämtliche Vorgangstitel mit eindeutigen, aber zugleich sprechenden Namen versehen.

Bevor Sie nun auf die Schaltfläche Speichern klicken, stellen Sie bitte sicher, dass mindestens eine digitale Kollektion für diesen Vorgang ausgewählt ist. Durch das Halten der Strg-Taste auf Ihrer Tastatur sind auch mehrere digitale Kollektionen auswählbar. Ein Klick auf Speichern führt Sie auf die nächste Seite.

Sie gelangen somit automatisch auf eine Übersichtseite, in der Sie nun die Möglichkeit haben, mit diesem neu erzeugten Vorgang zu arbeiten. So lässt sich beispielsweise zu dem neu erzeugten Vorgang ein Laufzettel generieren. Klicken Sie dafür einfach auf den Link Laufzettel drucken. Möchten Sie einen weiteren Vorgang anlegen, klicken Sie auf Weiteren Vorgang anlegen. Möchten Sie hingegen den neu erzeugten Vorgang öffnen, um seinen individuellen Workflow oder die Einstellungen zu diesem Vorgang zu ändern, klicken Sie auf Den erzeugten Vorgang öffnen.

Nach dem Anlegen eines neuen Vorgangs wird dieser automatisch mit seinem ersten offenen Arbeitsschritt bei all denjenigen Benutzern und Benutzergruppen aufgelistet, die für diesen Arbeitsschritt konfiguriert wurden. Ist der erste Arbeitsschritt innerhalb des Workflows beispielsweise das Scannen des Werkes, so wird dieser neu erzeugte Vorgang bei sämtlichen Scanoperateuren aufgelistet, die in diesem Projekt Mitglied sind, aus dem dieser Vorgang stammt, und kann entsprechend durch jeden der zugewiesenen Scanoperateure für die Bearbeitung übernommen werden.

Nachdem sie sich erfolgreich in Goobi eingeloggt haben, arbeiten die meisten Nutzer üblicherweise mit dem Menüpunkt Meine Aufgaben. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf den Menüpunkt Meine Aufgaben. Es erscheint ein Bildschirm wie der folgende.

In der Liste der eigenen Aufgaben werden ausschließlich diejenigen Aufgaben zu den Vorgängen in Goobi aufgelistet, die zu einem Projekt gehören, bei dem der Nutzer selbst Mitglied ist. Außerdem werden nur diejenigen Aufgaben aufgeführt, für die der Nutzer die erforderliche Qualifikation mitbringt. In der vorangegangenen Abbildung werden beispielsweise für einen Scanoperateur lediglich die Aufgaben angezeigt, die sich gerade im Workflowschritt Scannen befinden. In der Spalte Aufgabe wird dabei der Titel der jeweiligen Aufgabe aufgeführt. In der Spalte Vorgangstitel ist der Titel des Vorgangs zu sehen, zu dem die Aufgabe gehört. Die Spalte Projekt zeigt an, aus welchem Projekt der Vorgang stammt, und die Spalte Priorität erlaubt eine Übersicht, welche Priorität der jeweiligen Aufgabe zugeordnet wurde. Folgende Prioritätsstufen existieren in Goobi:

Bedeutung der Symbole für die Prioritäten der Arbeitsschritte

Goobi zeigt Ihnen je nach Konfiguration und Vorgang zusätzliche Informationen an, die Ihnen einen Rückschluss darüber erlaubt, wie dringlich die Bearbeitung dieser Aufgabe jeweils ist. Erscheint beispielsweise ein Hinweis auf Priorität, so wurde diese für diesen Arbeitsschritt durch den Projektleiter hochgesetzt. Eine Sortierung nach Priorität erfolgt in Goobi grundsätzlich unabhängig davon, nach welcher Spalte Sie die Liste der eigenen Aufgabe sortieren lassen. Hoch priorisierte Aufgaben werden stets am Anfang der Liste angezeigt.

Neben den Prioritäten besteht außerdem die Möglichkeit, dass Korrekturmeldungen durch eine andere Arbeitsstation an eine frühere Arbeitsstation innerhalb des Workflows gesendet wurden. Zu einem späteren Zeitpunkt erkannte Fehler können somit gezielt wieder zu einer Person zurückgesendet und mit einer Korrekturmeldung versehen werden. Die zuständige Person erkennt an einem roten Warnhinweis sofort in der Liste der eigenen Aufgaben, dass es sich hierbei um einen Arbeitsschritt handelt, der zu einem früheren Zeitpunkt bereits abgeschlossen wurde und bei dem jetzt ein Fehler aufgefallen ist. Halten Sie den Mauszeiger einfach über den Warnhinweis um zu sehen, welche Korrekturmeldung hier zu dieser Aufgabe eingetragen wurde.

In der Spalte Aktionen ist der Status einer jeden Aufgabe anhand des angezeigten Icons ebenfalls erkennbar. Im Bereich Meine Aufgaben sind folgende Symbole für die Aktionen anzutreffen:

Bedeutung der Symbole für den Bearbeitungsstatus von Arbeitsschritten

Möchten Sie prüfen, welche Bedeutung die einzelnen Symbole haben, halten Sie einfach den Mauszeiger über die entsprechenden Symbole. Im Falle der Icons für Aktionen wird ihnen somit z.B. angezeigt, welcher Benutzer diesen Arbeitsschritt gerade in Bearbeitung hat.

Für große Treffermengen haben Sie die Möglichkeit zwischen den einzelnen Tabellenseiten zu navigieren. Klicken Sie dazu unterhalb der Tabelle auf die Pfeilsymbole, um zwischen den einzelnen Tabellenseiten zu blättern. Mittels eines Klicks auf die aktuelle Seitenzahl der Tabelle blenden Sie ein Eingabefeld ein, in dem Sie die gewünschte Tabellenseite direkt eingeben können. Eine Bestätigung der Eingabe mit der Taste Enter führt dazu, dass Goobi direkt die gewünschte Tabellenseite öffnet.

Die Anzeige unter Meine Aufgaben kann in begrenztem Rahmen nach individuellen Vorgaben angepasst werden. Grundsätzlich lässt sich die Liste der angezeigten Aufgabe nach jeder der angezeigten Spalten auf- oder absteigend sortieren. Werden Ihnen zu viele Aufgaben angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, oberhalb der Tabelle mit den bereitstehenden Menüpunkten Einfluß auf die Anzeige zu nehmen.

Die folgenden Optionen zur Anpassung der Anzeige stehen zur Verfügung:

Optionen zur Anpassung der eigenen Aufgaben

Neben der einfachen Begrenzung der angezeigten Aufgaben bietet Goobi die Möglichkeit, gezielt bestimmte Aufgaben aus der gesamten Liste derjenigen Aufgaben von Vorgängen zu filtern, bei denen der Nutzer Projektmitglied ist und für die er die erforderlichen Qualifikationen aufweist. Tippen Sie dafür in das Eingabefeld Aufgaben filtern den gewünschten Filtertext ein, um Aufgaben in der Liste zu finden. Eine Beschreibung der möglichen Eingaben für den Filter erfolgt im Abschnitt Vorgänge filtern.

Einmal eingegebene Filter lassen sich über das Speichersymbol für jeden Goobi-Nutzer speichern, so dass auch komplexe Filterausdrücke zum späteren Zeitpunkt jederzeit erneut auf einer Liste der gespeicherten Filter ausgewählt und angewendet werden können. Zum Speichern eines Filters klicken Sie nach der Eingabe eines Filters einfach auf das Speichern-Symbol. Damit wird es in die Liste der vordefinierten Filter aufgenommen. Aus dieser Liste können Sie den gespeicherten Filter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder auswählen und anwenden.

Möchten Sie in der Liste der eigenen Aufgaben weitere Spalten durch Goobi anzeigen lassen, so haben Sie hierzu ebenfalls die Möglichkeit. Wählen Sie hier nun diejenigen Spalten aus, die Sie anzeigen lassen möchten:

Auflistung der zusätzlich aktivierbaren Tabellenspalten im Bereich 'Meine Aufgaben'

Zur Anpassung der Anzeige der einzelnen Spalten wählen Sie einfach diejenige Spalte aus, die Sie zusätzlich angezeigt haben möchten, indem Sie die jeweilige Checkbox auswählen.

Aus Sicherheitsgründen sollten Sie, wie bei jedem anderen technischen System auch, gelegentlich Ihr Passwort ändern. Zum Ändern Ihres Passwortes klicken Sie bitte im rechten Bereich der Menüleiste auf Ihren Nutzernamen und anschliessend auf den Menüpunkt Passwort ändern. Es öffnet sich die zugehörige Oberfläche.

Um Ihr bestehendes Passwort zu ändern, müssen Sie in der Maske Ihr gewünschtes neues Passwort sowie die Bestätigung des neuen Passwortes in die beiden Eingabefelder eingeben. Ein Klick auf Speichern übernimmt den neuen Wert. Beim nächsten Einloggen in Goobi müssen Sie von nun an das neue Passwort verwenden. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihr Passwort keinem anderen Benutzer mitteilen. Bitte verwenden Sie Sonderzeichen, Zahlen, Groß- und Kleinschreibung und mindestens 8 Zeichen, um ein sicheres Passwort zu erzeugen.

Wenn Sie in Goobi eingeloggt sind, haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen für Ihr eigenes Nutzerprofil festzulegen. Diese Einstellung erreichen Sie indem Sie in der Menüleiste auf Ihren Nutzernamen und dann den Menüpunkt Benutzerkonfiguration anklicken. In dem nun geöffneten Formular haben Sie die Möglichkeit, Details für Ihr persönliches Profil festzulegen.

In dem Bereich der Allgemein lassen sich einige Werte für die Arbeit mit Goobi festlegen. Der Wert für die Zeitüberschreitung der Session legt hier in Minuten fest, nach welcher Zeit, in der durch Sie nicht in Goobi gearbeitet wurde, Sie automatisch von Goobi abgemeldet werden. Ein automatisches Ausloggen findet wie im Beispiel dieser Abbildung nach 120 Minuten Inaktivität durch Goobi statt.

Der Wert der Tabellengröße (in diesem Beispiel: 10) legt fest, wie viele Zeilen die Tabellen in Goobi auf einer Seite auflisten sollen, bevor für die Einsicht auf weitere Daten auf die nächste Tabellenseite geblättert werden muss.

Die Sprache der Metadaten legt fest, welche Sprache des konfigurierten Regelsatzes für die Struktur- und Metadaten innerhalb des eingebetteten METS-Editors in Goobi verwendet werden soll. Der hier festgelegte Wert muss dabei nicht identisch mit Ihrer konfigurierten Sprache sein, die für die Goobi-Oberfläche gewählt wurde. Die hier definierte Sprache muss jedoch im Regelsatz konfiguriert sein. Mittels dieser Einstellung ist es möglich, dass z. B. besondere Sprachen für Struktur- und Metadaten vorgegeben werden können, unabhängig von den Sprachen, in denen Goobi selbst verfügbar ist.

Mit der Checkbox Vorgangsdatum anzeigen kann der Benutzer festlegen, dass ihm im Bereich Meine Aufgaben und auch im Bereich der Vorgänge und Produktionsvorlagen eine zusätzliche Spalte mit dem Datum angezeigt wird, an dem der entsprechende Vorgang angelegt wurde.

Im Bereich E-Mail Benachrichtigungen lässt sich konfigurieren, welche E-Mails man bei Statusänderungen in Goobi erhalten möchte. Dazu wird zunächst die Sprache festgelegt, in der die E-Mails verfasst sind. Unterhalb der Sprachauswahl werden die Projekte aufgelistet, in denen der Benutzer Mitglied ist. Sobald auf eines der Projekte geklickt wurde, wird dieses aufgeklappt und die Liste der Aufgaben aufgelistet, die für die Nutzergruppen freigeschaltet sind, in denen der Nutzer Mitglied ist.

Hier lassen sich nun diejenigen Aufgaben auswählen, über die der Nutzer im Falle der ausgewählten Statusänderung informiert werden möchte. Dies ist für einzelne Aufgaben ebenso möglich wie auch für sämtliche Aufgaben.

Verfügt der Nutzer über das Benutzerrecht Benachrichtigungen bei allen Statusänderungen, werden sämtliche Aufgaben angezeigt statt nur derjenigen, in denen man selbst Mitglied ist. Darüber hinaus lassen sich in diesem Falle auch Benachrichtigungen für weitere Statusänderungen auswählen, wie z.B. für Fehlerfälle oder den Abschluss der Bearbeitung.

Zu den Werten, die innerhalb der Benutzerkonfiguration vorgenommen werden können, erhalten Sie eine ausführliche Erläuterung, indem sie innerhalb der Menüleiste einfach die Hilfefunktion aktivieren. Anschliessend werden Beschreibungen zu den einzelnen Feldern angezeigt, die Ihnen bei der Eingabe Unterstützung geben.

Bitte beachten Sie, dass erst ein Klick auf Speichern die hier eingestellten Werte übernimmt.