Die Dokumentation von Goobi wurde durch die intranda GmbH erstellt. Sie unterteilt sich insgesamt in drei unterschiedliche Bereiche, die jeweils einen anderen Fokus auf die gleiche Software haben. Es handelt sich dabei einerseits um die Anwender, andererseits um die Projektleiter und als letztes um die Administratoren.

Goobi Anwender

Im Bereich für Goobi Anwender geht es darum, neuen Anwendern von Goobi, die keine privilegierten Rechte in der Administration, Projektleitung, Controlling oder anderen verwaltungstechnischen Bereichen der Software haben, einen einfachen Einstieg in die Software zu ermöglichen. Anhand von typischen Nutzungsszenarien wird beschrieben, wie man sich in Goobi zurechtfindet, wie grundlegende Aufgaben in Goobi erledigt und einzelne Arbeitsschritte erfolgreich abgeschlossen werden können.

Goobi Management

Im Bereich für das Goobi Management geht es darum, hinter die Kulissen von Goobi zu schauen. Mit ausführlichen Beschreibungen zum Aufsetzen von Workflows, dem Verwalten von Projekten, Benutzern, Benutzergruppen, Controllingfunktionen, Regelsätzen und weiteren Bereichen von Goobi richtet sich dieser Teil vor allem an diejenigen Nutzer, die innerhalb von Digitalisierungsprojekten eher die Projektleitung betreiben und sich entsprechend mit den Interna von Goobi auseinandersetzen möchten.

Goobi Administration

Im Bereich der Goobi Administration geht es weit über den reinen Funktionsumfang von Goobi hinaus. In diesem Teil wird unter anderem auf die Interna von Goobi jenseits der Benutzeroberfläche eingegangen. Schwerpunkt ist dabei die Konfiguration und auch die Feinjustierung verschiedener Einstellungsmöglichkeiten. Das Aufsetzen von Regelsätzen, das Festlegen von Datenimporten, aber auch die Verwaltung des Dateisystems, die Einbindung des Storages und ähnliche technische Themen werden in diesem Bereich vertieft.

Über dieses Handbuch

Vor Ihnen liegt das Goobi Handbuch. Dies ist die offizielle Dokumentation der intranda GmbH als Kernentwickler der Open-Source Workflowsteuerungssoftware Goobi. Die Dokumentation besteht aus mehreren Teilen. Es fließen in diese Dokumentation sowohl die Erfahrungen mehrerer Jahre Entwicklungsarbeit in Goobi als auch mehrerer Jahre Installation und Betreuung verschiedener produktiver Instanzen von Goobi an zahlreichen Einrichtungen in mehreren Ländern Europas ein. Häufige Fragen von Anwendern, typische Einsatzszenarien für unterschiedliche Projekte und verschiedene Herangehensweisen einzelner Einrichtungen sind dabei im Gesamtumfang dieses Handbuchs berücksichtigt.

Weiterentwicklung von Goobi und Pflege dieser Dokumentation

Zu Fragen rund um diese Dokumentation, für Anregungen zum weiteren Ausbau dieses Handbuchs sowie zu allgemeinen Fragen über Goobi, Digitalisierungsprojekte und natürlich auch bezüglich der Weiterentwicklung von Goobi, wenden Sie sich bitte gerne jederzeit an die intranda GmbH:

Urheberrechte

Bitte beachten Sie, dass die vorliegende Dokumentation nicht verändert oder in veränderter Form weitergegeben werden darf. Eine kommerzielle Nutzung dieser Dokumentation ist nicht gestattet.

Wählen Sie im linken Bereich des Inhaltsverzeichnisses das gewünschte Kapitel aus.

Im rechten Bereich der Menüleiste besteht auch die Möglichkeit der Sprachumschaltung zwischen verschiedenen bereitgestellten Sprachen. Prinzipiell ist es so, dass Goobi bei der Installation durch intranda bereits in den Sprachen Deutsch, Englisch und Spanisch ausgeliefert wird. Weitere Sprachen hinzuzufügen ist unproblematisch und bei Bedarf jederzeit möglich.

Innerhalb der Menüleiste befindet sich im rechten Bereich die Möglichkeit, die eingebettete Hilfe zu aktivieren, indem Sie auf das entsprechende Icon klicken. Die somit aktivierte Hilfefunktion zeigt Ihnen somit innerhalb von vielen Eingabeformularen, welchen Eingaben an den jeweiligen Stellen von Goobi erwartet werden. Neben einer Erläuterung der Feldinhalte werden dabei oft auch Beispiele für Inhalte aufgeführt.

Bitte beachten Sie, dass nicht für alle Bereiche von Goobi Erläuterungen als Hilfe vorliegen. Diese stehen ausschließlich für Eingabeformulare bzw. Erfassungsmasken zur Verfügung.

Goobi ist eine Open-Source-Software für die Durchführung von Digitalisierungsprojekten. Es handelt sich hierbei um eine Webapplikation, die für einen Betrieb mit vielen gleichzeitigen Nutzern ausgelegt ist. Durch seine Mehrsprachigkeit kann die Software auch in internationalen Projekten zur Digitalisierung eingesetzt werden.

Goobi dient der Modellierung, Steuerung und Überwachung frei definierbarer Produktionsabläufe und begleitet zahlreiche Einrichtungen tagtäglich bei allen Arbeitsschritten des Aufbaus einer digitalen Bibliothek: vom Datenimport aus Bibliothekskatalogen und dem Scannen über die inhaltliche Erschließung bis hin zur digitalen Präsentation und Auslieferung in anerkannten standardisierten Formaten.

Durch diese doch sehr heterogenen Anforderungen an die Digitalisierungssoftware ist Goobi eine sehr komplexe und individuelle Software, die jedoch leicht über eine intuitive Oberfläche zu bedienen ist, ein dezentrales Arbeiten ermöglicht und alle unterschiedlichsten Bedürfnisse gleichzeitig erfüllt.

Bevor auf die Arbeitsweise spezieller Nutzergruppen im Detail eingegangen wird, soll zunächst einmal einiges Allgemeines geklärt werden. Begriffe, die an dieser Stelle verwendet werden und deren Bedeutung nicht klar wird, werden im Glossar näher erläutert.

Wenn Sie Goobi zum ersten Mal öffnen möchten, besuchen Sie in Ihrem Web-Browser einfach die Adresse ihrer lokalen Goobi-Installation. Beispiel:

http://workflow.goobi.io

In Ihrem Web-Browser sollte Goobi ähnlich wie in folgender Abbildung sichtbar werden.

Um neue Vorgänge in den Datenbestand von Goobi aufzunehmen, bietet Goobi Ihnen eine besondere Oberfläche. Zu dieser gelangen Sie, indem Sie in der Menüleiste auf den Menüpunkt Workflow - Produktionsvorlagen klicken. Anschließend erhalten Sie eine Auflistung, die sämtliche bereits in Goobi vorhandenen Produktionsvorlagen mit ihren konfigurierten Workflows enthält.

In dieser Auflistung erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Produktionsvorlagen, für die Sie als Projektmitglied in Goobi berechtigt sind. Die Auflistung dieser Vorlagen unterscheidet sich lediglich in der Spalte Aktionen von der Auflistung der Vorgänge. Um einen neuen Vorgang in Goobi hinzuzufügen, klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das entsprechende Symbol.

Es öffnet sich somit eine neue Maske zur Erfassung der bibliographischen Daten für den anzulegenden Vorgang.

In diesem Handbuch soll auf die am meisten verbreitete Weise eingegangen werden, wie Vorgänge in Goobi mittels der Übernahme von Metadaten aus einem Bibliothekskatalog angelegt werden. Weitere Informationen oder alternative Wege, um einen oder mehrere Vorgänge gleichzeitig in Goobi anlegen zu lassen, werden in dem Abschnitt Goobi Management beschrieben. Zur Übernahme von bibliographischen Daten aus einem der konfigurierten Bibliothekskataloge (Pica, Aleph, Z39.50 etc.) wählen Sie den gewünschten Katalog in der Auswahlliste Suche im OPAC aus und tragen dahinter den entsprechenden Identifier ein. Nach der Eingabe des Identifiers klicken Sie auf die zugehörige Schaltfläche Übernehmen. Anschließend sehen Sie, wie die vorhandenen Felder automatisch durch Goobi ausgefüllt wurden und der Publikationstyp korrekt eingestellt ist.

Füllen Sie im Anschluss an die Kataloganfrage nun all diejenigen Felder aus, die mit einem Stern hinter den Bezeichnern gekennzeichnet sind. Diese Felder sind Pflichtangaben. Alle anderen Felder können natürlich ebenfalls ergänzt werden. Die Felder für den Autor-Titel-Schlüssel (ATS) bzw. den Titel-Schlüssel (TSL) sollten Sie nicht manuell erfassen. Die Felder für Vorgangstitel, Tif-Header Documentname, Tif-Header Image-Beschreibung sowie der Autor-Titel-Schlüssel bzw. der Titel-Schlüssel werden automatisch durch Goobi beim Speichern ausgefüllt, bzw. wenn Sie die Schaltfläche Generieren klicken. Der Autor-Titel Schlüssel ist eine Kombination aus einigen Zeichen des Haupttitels sowie der beteiligten Personen. Der Vorgangstitel wird aus dem generierten Autor-Titel-Schlüssel sowie einem eindeutigem Identifier gebildet. Auf diese Weise sind in Goobi sämtliche Vorgangstitel mit eindeutigen, aber zugleich sprechenden Namen versehen.

Bevor Sie nun auf die Schaltfläche Speichern klicken, stellen Sie bitte sicher, dass mindestens eine digitale Kollektion für diesen Vorgang ausgewählt ist. Durch das Halten der Strg-Taste auf Ihrer Tastatur sind auch mehrere digitale Kollektionen auswählbar. Ein Klick auf Speichern führt Sie auf die nächste Seite.

Sie gelangen somit automatisch auf eine Übersichtseite, in der Sie nun die Möglichkeit haben, mit diesem neu erzeugten Vorgang zu arbeiten. So lässt sich beispielsweise zu dem neu erzeugten Vorgang ein Laufzettel generieren. Klicken Sie dafür einfach auf den Link Laufzettel drucken. Möchten Sie einen weiteren Vorgang anlegen, klicken Sie auf Weiteren Vorgang anlegen. Möchten Sie hingegen den neu erzeugten Vorgang öffnen, um seinen individuellen Workflow oder die Einstellungen zu diesem Vorgang zu ändern, klicken Sie auf Den erzeugten Vorgang öffnen.

Nach dem Anlegen eines neuen Vorgangs wird dieser automatisch mit seinem ersten offenen Arbeitsschritt bei all denjenigen Benutzern und Benutzergruppen aufgelistet, die für diesen Arbeitsschritt konfiguriert wurden. Ist der erste Arbeitsschritt innerhalb des Workflows beispielsweise das Scannen des Werkes, so wird dieser neu erzeugte Vorgang bei sämtlichen Scanoperateuren aufgelistet, die in diesem Projekt Mitglied sind, aus dem dieser Vorgang stammt, und kann entsprechend durch jeden der zugewiesenen Scanoperateure für die Bearbeitung übernommen werden.

Nachdem sie sich erfolgreich in Goobi eingeloggt haben, arbeiten die meisten Nutzer üblicherweise mit dem Menüpunkt Meine Aufgaben. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf den Menüpunkt Meine Aufgaben. Es erscheint ein Bildschirm wie der folgende.

In der Liste der eigenen Aufgaben werden ausschließlich diejenigen Aufgaben zu den Vorgängen in Goobi aufgelistet, die zu einem Projekt gehören, bei dem der Nutzer selbst Mitglied ist. Außerdem werden nur diejenigen Aufgaben aufgeführt, für die der Nutzer die erforderliche Qualifikation mitbringt. In der vorangegangenen Abbildung werden beispielsweise für einen Scanoperateur lediglich die Aufgaben angezeigt, die sich gerade im Workflowschritt Scannen befinden. In der Spalte Aufgabe wird dabei der Titel der jeweiligen Aufgabe aufgeführt. In der Spalte Vorgangstitel ist der Titel des Vorgangs zu sehen, zu dem die Aufgabe gehört. Die Spalte Projekt zeigt an, aus welchem Projekt der Vorgang stammt, und die Spalte Priorität erlaubt eine Übersicht, welche Priorität der jeweiligen Aufgabe zugeordnet wurde. Folgende Prioritätsstufen existieren in Goobi:

Bedeutung der Symbole für die Prioritäten der Arbeitsschritte

Goobi zeigt Ihnen je nach Konfiguration und Vorgang zusätzliche Informationen an, die Ihnen einen Rückschluss darüber erlaubt, wie dringlich die Bearbeitung dieser Aufgabe jeweils ist. Erscheint beispielsweise ein Hinweis auf Priorität, so wurde diese für diesen Arbeitsschritt durch den Projektleiter hochgesetzt. Eine Sortierung nach Priorität erfolgt in Goobi grundsätzlich unabhängig davon, nach welcher Spalte Sie die Liste der eigenen Aufgabe sortieren lassen. Hoch priorisierte Aufgaben werden stets am Anfang der Liste angezeigt.

Neben den Prioritäten besteht außerdem die Möglichkeit, dass Korrekturmeldungen durch eine andere Arbeitsstation an eine frühere Arbeitsstation innerhalb des Workflows gesendet wurden. Zu einem späteren Zeitpunkt erkannte Fehler können somit gezielt wieder zu einer Person zurückgesendet und mit einer Korrekturmeldung versehen werden. Die zuständige Person erkennt an einem roten Warnhinweis sofort in der Liste der eigenen Aufgaben, dass es sich hierbei um einen Arbeitsschritt handelt, der zu einem früheren Zeitpunkt bereits abgeschlossen wurde und bei dem jetzt ein Fehler aufgefallen ist. Halten Sie den Mauszeiger einfach über den Warnhinweis um zu sehen, welche Korrekturmeldung hier zu dieser Aufgabe eingetragen wurde.

In der Spalte Aktionen ist der Status einer jeden Aufgabe anhand des angezeigten Icons ebenfalls erkennbar. Im Bereich Meine Aufgaben sind folgende Symbole für die Aktionen anzutreffen:

Bedeutung der Symbole für den Bearbeitungsstatus von Arbeitsschritten

Möchten Sie prüfen, welche Bedeutung die einzelnen Symbole haben, halten Sie einfach den Mauszeiger über die entsprechenden Symbole. Im Falle der Icons für Aktionen wird ihnen somit z.B. angezeigt, welcher Benutzer diesen Arbeitsschritt gerade in Bearbeitung hat.

Für große Treffermengen haben Sie die Möglichkeit zwischen den einzelnen Tabellenseiten zu navigieren. Klicken Sie dazu unterhalb der Tabelle auf die Pfeilsymbole, um zwischen den einzelnen Tabellenseiten zu blättern. Mittels eines Klicks auf die aktuelle Seitenzahl der Tabelle blenden Sie ein Eingabefeld ein, in dem Sie die gewünschte Tabellenseite direkt eingeben können. Eine Bestätigung der Eingabe mit der Taste Enter führt dazu, dass Goobi direkt die gewünschte Tabellenseite öffnet.

Die Anzeige unter Meine Aufgaben kann in begrenztem Rahmen nach individuellen Vorgaben angepasst werden. Grundsätzlich lässt sich die Liste der angezeigten Aufgabe nach jeder der angezeigten Spalten auf- oder absteigend sortieren. Werden Ihnen zu viele Aufgaben angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, oberhalb der Tabelle mit den bereitstehenden Menüpunkten Einfluß auf die Anzeige zu nehmen.

Die folgenden Optionen zur Anpassung der Anzeige stehen zur Verfügung:

Optionen zur Anpassung der eigenen Aufgaben

Neben der einfachen Begrenzung der angezeigten Aufgaben bietet Goobi die Möglichkeit, gezielt bestimmte Aufgaben aus der gesamten Liste derjenigen Aufgaben von Vorgängen zu filtern, bei denen der Nutzer Projektmitglied ist und für die er die erforderlichen Qualifikationen aufweist. Tippen Sie dafür in das Eingabefeld Aufgaben filtern den gewünschten Filtertext ein, um Aufgaben in der Liste zu finden. Eine Beschreibung der möglichen Eingaben für den Filter erfolgt im Abschnitt Vorgänge filtern.

Einmal eingegebene Filter lassen sich über das Speichersymbol für jeden Goobi-Nutzer speichern, so dass auch komplexe Filterausdrücke zum späteren Zeitpunkt jederzeit erneut auf einer Liste der gespeicherten Filter ausgewählt und angewendet werden können. Zum Speichern eines Filters klicken Sie nach der Eingabe eines Filters einfach auf das Speichern-Symbol. Damit wird es in die Liste der vordefinierten Filter aufgenommen. Aus dieser Liste können Sie den gespeicherten Filter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder auswählen und anwenden.

Möchten Sie in der Liste der eigenen Aufgaben weitere Spalten durch Goobi anzeigen lassen, so haben Sie hierzu ebenfalls die Möglichkeit. Wählen Sie hier nun diejenigen Spalten aus, die Sie anzeigen lassen möchten:

Auflistung der zusätzlich aktivierbaren Tabellenspalten im Bereich 'Meine Aufgaben'

Zur Anpassung der Anzeige der einzelnen Spalten wählen Sie einfach diejenige Spalte aus, die Sie zusätzlich angezeigt haben möchten, indem Sie die jeweilige Checkbox auswählen.

Die Navigation erfolgt, wie üblich bei Webanwendungen, über ein Navigationsmenü. Nachdem ein Benutzer eingeloggt ist, bieten sich für ihn in der Navigation je nach zugewiesenen Benutzerrechten verschiedene Optionen. Im Folgenden sehen Sie einige Beispiele wie die Menüleiste von Goobi je nach Rechten des eingeloggten Benutzers unterschiedlich aussehen kann.

Wie an den drei Abbildungen deutlich wird, sind die Möglichkeiten der Arbeiten mit Goobi je nach Benutzerrechten sehr verschieden. Während ein Projektmitarbeiter beispielsweise als Scanoperateur in seinem Projekt lediglich einen Einblick in seine konkrete Arbeit hat, bieten sich für Benutzer mit erweiterten Rechten zum Teil wesentlich andere, umfangreichere Möglichkeiten mit Goobi zu arbeiten.

Ein Benutzer mit erweiterten Rechten hat die Möglichkeit, einen detaillierten Einblick in all die Werke zu nehmen, die zu einem der Projekte gehören, bei denen der Benutzer selbst Projektmitglied ist. Darüber hinaus kann ein Benutzer mit erweiterten Rechten auch neue Werke auf der Basis sogenannter Produktionsvorlagen in Goobi hinzufügen.

Ein Benutzer mit administrativen Rechten hat in Goobi die meisten Möglichkeiten, mit den Daten zu arbeiten. Ein solcher Administrator darf nicht nur die Vorgänge der Projekte einsehen, bei denen er selbst Mitglied ist, sondern sämtliche Projekte. Er hat darüber hinaus auch die Berechtigung, Änderungen an Vorgängen und Workflows vorzunehmen. Zusätzlich kann er in der Nutzerverwaltung Benutzer hinzufügen, Benutzergruppen definieren, einzelne Benutzer den Benutzergruppen und auch den Projekten zuweisen. Neben diesen Einstellungen hat der Administrator außerdem die Möglichkeiten, Projekte detailliert zu konfigurieren, auf Regelsätze mit ihren Struktur- und Metadaten Einfluss zu nehmen und auch die Konfiguration für die Authentifizierung festzulegen.

Im Abschnitt Goobi Anwender liegt der Schwerpunkt auf Themen für Benutzer, die als Projektmitglieder ihre tägliche Arbeit mit Goobi durchführen und dabei hauptsächlich mit dem Menüpunkt Meine Aufgaben arbeiten werden.

Möchten Sie nach einem Vorgang suchen, so bietet Ihnen Goobi hierfür eine einfache Suchmaske an. Diese erreichen Sie, indem Sie in der Menüleiste auf den Menüpunkt Workflow - Vorgang suchen klicken.

Die Eingabemaske für die Suche nach einem Vorgang in Goobi ermöglicht die freie Kombination beliebiger Suchparameter. Beim initialen Öffnen der Eingabemaske werden dabei bereits die Felder für die häufigsten Suchkriterien angeboten.

Jede Zeile innerhalb des Suchformulars besteht jeweils aus mehreren Feldern. Im ersten Feld kann das zu durchsuchende Feld festgelegt werden. Die weiteren Felder beziehen sich jeweils auf den Wert, der innerhalb des zu durchsuchenden Feldes vorkommt. Einzelne Felder wie Vorgangstitel oder ID erlauben eine freie Eingabe von Daten. Andere Felder hingegen, wie beispielsweise die Felder Projekt und Schritt, stellen eine individuelle Liste von denjenigen Feldinhalten zur Auswahl, die tatsächlich Verwendung finden.

Sofern die standardmäßig angebotene Anzahl an Zeilen zur Kombination von komplexen Suchanfragen nicht ausreichen sollte, können jederzeit weitere Zeilen hinzugefügt oder auch wieder entfernt werden.

Im folgenden Kapitel wird beispielhaft an einigen typischen Benutzergruppen erläutert, wie diese in Digitalisierungsprojekten häufig an zahlreichen Einrichtungen anzutreffen sind und wie die tägliche Arbeit mit Goobi stattfindet. Benutzergruppen oder Arbeitsweisen, die in Ihrer Einrichtung bestehen, aber in den folgenden Beispielen nicht vertreten sind, durchlaufen die Arbeiten ähnlich wie in den hier aufgeführten Beispielen. Sämtliche hier aufgeführten Beispiele sind somit also auch übertragbar auf individuelle Workflows und andere projektspezifische Besonderheiten.

Neben den im vorherigen Abschnitt beschriebenen manuellen Skriptschritten kann Goobi auch so konfiguriert werden, dass einzelne Arbeitsschritte, die für den Aufruf von Skripten konfiguriert wurden, vollautomatisch ausgeführt werden.

Dazu vergibt der Administrator ähnlich wie für die manuellen Skriptschritte eine Reihe verschiedener Shell-Kommandos und definiert, dass diese in der vorgegebenen Reihenfolge vollautomatisch nacheinander durchlaufen werden sollen. Automatische Skriptschritte werden normalerweise nicht in der Aufgabenliste eines Nutzers aufgelistet.

Findet im Rahmen der Ausführung der konfigurierten serverseitigen Skriptaufrufe ein Fehler statt und das Skript kann nicht erfolgreich ausgeführt werden, bleibt der automatische Arbeitsschritt in diesem Status stehen und wird somit automatisch bei dem zugewiesenen Benutzer angezeigt. Automatische Skriptschritte werden folglich nur dann für einen Nutzer in seiner Aufgabenliste sichtbar, wenn Fehler bei der Ausführung aufgetreten sind.

Zur Ermittlung des aufgetretenen Fehlers erhält der Nutzer in gleicher Weise wie bei dem zuvor angesprochenen manuellen Skriptschritten die Möglichkeit, diese Skripte nun durch gezieltes Klicken manuell zu starten und die Ursache des Fehlers zu ermitteln. Sofern die automatischen Skripte von der Funktionalität Gebrauch machen, Informations- oder Fehlermeldungen zum Goobi-Vorgang zu senden, sind die Fehlermeldungen im Vorgangslog innerhalb des Arbeitsschritts ebenfalls aufgeführt, ohne dass der Skriptaufruf zur Ermittlung des aufgetretenen Fehlers erneut stattfinden muss.

Automatische Skriptschritte, die ohne Fehler die konfigurierten Skripte ausführen konnten, schließen automatisch den aktuellen Arbeitsschritt ab und aktivieren den nachfolgenden Arbeitsschritt innerhalb des Workflows.

Neben den Aufgaben in Goobi, die bereits beschrieben wurden, besteht die Möglichkeit, beliebige externe Programme, Skripte oder Plugins aus Goobi heraus durch den Nutzer gezielt aufrufen zu lassen. Dazu bietet Goobi die Möglichkeit, dass zu einem Arbeitsschritt zusätzliche Schaltknöpfe im Bereich Mögliche Aktionen konfiguriert werden. Diese Schaltknöpfe tragen die Bezeichnungen, die vom Goobi-Administrator bei der Konfiguration des Workflows festgelegt wurden, und rufen bei Ausführung einen oder mehrere konfigurierte Befehle auf Seiten des Servers auf.

Durch die Konfiguration des Administrators ist es für den Nutzer möglich zu entscheiden, ob diese Skripte tatsächlich ausgeführt werden sollen. Dazu klickt der Nutzer einfach auf einen oder mehrere der angebotenen Aktionen. Je nach Konfiguration erhält der Nutzer nach Ausführung des Skripts eine entsprechende Rückmeldung über das korrekte Ausführen der serverseitigen Bearbeitung.

Grundsätzlich handelt es sich bei Goobi um eine Webanwendung. Die Benutzung und Bedienung entspricht damit weitestgehend einer Arbeitsweise wie man sie von verschiedenen Webseiten gewohnt ist. Die einzige Voraussetzung für die Arbeit mit Goobi ist auf Seiten des Nutzers, dass ein Internetzugang besteht und mit einem Web-Browser die Adresse von Goobi geöffnet wird.

Der Metadateneditor von Goobi ist eine der zentralen Komponenten, die im Kontext von Digitalisierungsprojekten Verwendung findet. Die Arbeiten innerhalb des Metadateneditors erfolgen dabei in den meisten Fällen durch ausgebildete Bibliothekare. In diesen Metadateneditor gelangt man auf zwei unterschiedliche Wege. Für Administratoren oder Benutzer innerhalb von Goobi, die mit der Projektleitung betraut sind, besteht die Möglichkeit, aus der Anzeige der Vorgänge zu jedem einzelnen Vorgang unabhängig vom derzeitigen Workflowstatus jederzeit in die Maske zur Bearbeitung der Struktur- und Metadaten zu gelangen.

Für Benutzer, die solche erweiterten Rechte in Goobi nicht besitzen, besteht die Möglichkeit, über den Bereich Meine Aufgaben nur zu denjenigen Arbeitsschritten in den Metadateneditor zu gelangen, für die sie als zuständiger Mitarbeiter eingetragen sind.

Nachdem Sie den Metadateneditor geöffnet haben, haben Sie einen vollen Zugriff auf sämtliche Bearbeitungsmöglichkeiten für die Bereiche der Paginierung, der Strukturdaten sowie der Metadaten eines Digitalisates. Der Metadateneditor unterteilt sich in mehrere Bereiche.

Aus Sicherheitsgründen sollten Sie sich grundsätzlich aus dem System ausloggen, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen. Je nach Konfiguration werden Sie durch Goobi nach gewisser Zeit, in der Sie nicht weiter in Goobi gearbeitet haben, automatisch ausgeloggt. Für das manuelle Ausloggen aus Goobi, klicken Sie bitte im rechten Bereich der Menüleiste auf Ihren Nutzernamen und im somit geöffneten Untermenü auf Logout.

Aus Sicherheitsgründen sollten Sie, wie bei jedem anderen technischen System auch, gelegentlich Ihr Passwort ändern. Zum Ändern Ihres Passwortes klicken Sie bitte im rechten Bereich der Menüleiste auf Ihren Nutzernamen und anschliessend auf den Menüpunkt Passwort ändern. Es öffnet sich die zugehörige Oberfläche.

Um Ihr bestehendes Passwort zu ändern, müssen Sie in der Maske Ihr gewünschtes neues Passwort sowie die Bestätigung des neuen Passwortes in die beiden Eingabefelder eingeben. Ein Klick auf Speichern übernimmt den neuen Wert. Beim nächsten Einloggen in Goobi müssen Sie von nun an das neue Passwort verwenden. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihr Passwort keinem anderen Benutzer mitteilen. Bitte verwenden Sie Sonderzeichen, Zahlen, Groß- und Kleinschreibung und mindestens 8 Zeichen, um ein sicheres Passwort zu erzeugen.

Für die Arbeit mit Goobi benötigen Sie einen gültigen Zugang. Einen solchen erhalten Sie üblicherweise von ihrem Systemadministrator. In den meisten Fällen ist dieser Benutzerzugang der gleiche, der in den meisten Institutionen z. B. auch für das Betriebssystem vergeben wurde. Bei Problemen mit dem Zugang zu Goobi und der Benutzerauthentifizierung wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder an den Support der intranda GmbH.

Wenn Sie über einen gültigen Zugang verfügen, öffnen Sie bitte einfach die Startseite von Goobi. Tragen Sie hier Ihren Benutzernamen sowie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Einloggen.

Nachdem Sie sich eingeloggt haben, ändert sich das Erscheinungsbild von Goobi. In der Menüleiste stehen Ihnen nach dem Einloggen abhängig von Ihren Nutzerrechten verschiedene Optionen für die Arbeit mit Goobi zur Verfügung. Ihr Bildschirm sieht ungefähr wie in der folgenden Abbildung aus.

Im rechten Bereich der Menüleiste erkennen Sie, dass Sie eingeloggt sind. Wenn Sie Ihren Nutzernamen anklicken, öffnet sich ein Menü mit der Möglichkeit der Einstellungen. Dort sehen Sie im Detail, in welchen Benutzergruppen und Projekten Sie Mitglied sind. Abhängig von Ihrer Mitgliedschaft in Benutzergruppen ist die Auflistung der weiteren Menüpunkte in der Menüleiste unterschiedlich.

Wenn Sie in Goobi eingeloggt sind, haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen für Ihr eigenes Nutzerprofil festzulegen. Diese Einstellung erreichen Sie indem Sie in der Menüleiste auf Ihren Nutzernamen und dann den Menüpunkt Benutzerkonfiguration anklicken. In dem nun geöffneten Formular haben Sie die Möglichkeit, Details für Ihr persönliches Profil festzulegen.

In dem Bereich der Allgemein lassen sich einige Werte für die Arbeit mit Goobi festlegen. Der Wert für die Zeitüberschreitung der Session legt hier in Minuten fest, nach welcher Zeit, in der durch Sie nicht in Goobi gearbeitet wurde, Sie automatisch von Goobi abgemeldet werden. Ein automatisches Ausloggen findet wie im Beispiel dieser Abbildung nach 120 Minuten Inaktivität durch Goobi statt.

Der Wert der Tabellengröße (in diesem Beispiel: 10) legt fest, wie viele Zeilen die Tabellen in Goobi auf einer Seite auflisten sollen, bevor für die Einsicht auf weitere Daten auf die nächste Tabellenseite geblättert werden muss.

Die Sprache der Metadaten legt fest, welche Sprache des konfigurierten Regelsatzes für die Struktur- und Metadaten innerhalb des eingebetteten METS-Editors in Goobi verwendet werden soll. Der hier festgelegte Wert muss dabei nicht identisch mit Ihrer konfigurierten Sprache sein, die für die Goobi-Oberfläche gewählt wurde. Die hier definierte Sprache muss jedoch im Regelsatz konfiguriert sein. Mittels dieser Einstellung ist es möglich, dass z. B. besondere Sprachen für Struktur- und Metadaten vorgegeben werden können, unabhängig von den Sprachen, in denen Goobi selbst verfügbar ist.

Mit der Checkbox Vorgangsdatum anzeigen kann der Benutzer festlegen, dass ihm im Bereich Meine Aufgaben und auch im Bereich der Vorgänge und Produktionsvorlagen eine zusätzliche Spalte mit dem Datum angezeigt wird, an dem der entsprechende Vorgang angelegt wurde.

Im Bereich E-Mail Benachrichtigungen lässt sich konfigurieren, welche E-Mails man bei Statusänderungen in Goobi erhalten möchte. Dazu wird zunächst die Sprache festgelegt, in der die E-Mails verfasst sind. Unterhalb der Sprachauswahl werden die Projekte aufgelistet, in denen der Benutzer Mitglied ist. Sobald auf eines der Projekte geklickt wurde, wird dieses aufgeklappt und die Liste der Aufgaben aufgelistet, die für die Nutzergruppen freigeschaltet sind, in denen der Nutzer Mitglied ist.

Hier lassen sich nun diejenigen Aufgaben auswählen, über die der Nutzer im Falle der ausgewählten Statusänderung informiert werden möchte. Dies ist für einzelne Aufgaben ebenso möglich wie auch für sämtliche Aufgaben.

Verfügt der Nutzer über das Benutzerrecht Benachrichtigungen bei allen Statusänderungen, werden sämtliche Aufgaben angezeigt statt nur derjenigen, in denen man selbst Mitglied ist. Darüber hinaus lassen sich in diesem Falle auch Benachrichtigungen für weitere Statusänderungen auswählen, wie z.B. für Fehlerfälle oder den Abschluss der Bearbeitung.

Zu den Werten, die innerhalb der Benutzerkonfiguration vorgenommen werden können, erhalten Sie eine ausführliche Erläuterung, indem sie innerhalb der Menüleiste einfach die Hilfefunktion aktivieren. Anschliessend werden Beschreibungen zu den einzelnen Feldern angezeigt, die Ihnen bei der Eingabe Unterstützung geben.

Bitte beachten Sie, dass erst ein Klick auf Speichern die hier eingestellten Werte übernimmt.

Sämtliche in Goobi vorhandenen Vorgänge, die durch Sie persönlich oder andere Benutzer in der Vergangenheit erstellt wurden, bleiben in der Datenbank von Goobi erhalten. Um einen Überblick über diese Vorgänge in Goobi aufzulisten, öffnen Sie über die Menüleiste den Menüpunkt Workflow - Vorgänge.

In der Auflistung der Vorgänge erhalten Sie in tabellarischer Darstellung diejenigen Vorgänge aufgeführt, auf die Sie einen Zugriff haben. Dieser Zugriff hängt davon ab, ob sie Mitglied in einem Projekt sind und ob Sie gegebenenfalls über administrative Rechte in Goobi verfügen. Abhängig von diesen beiden Merkmalen Ihres Nutzerkontos erscheint in Goobi in den aktuellen Vorgängen gegebenenfalls nur ein Teil sämtlicher gespeicherter Daten. Vorgänge von Projekten, bei denen Sie nicht Mitglied sind, werden Ihnen nicht aufgelistet. Vorgänge in Projekten, die durch einen Administrator als abgeschlossen markiert wurden, werden ebenfalls nicht aufgeführt, wenn Sie selbst über keine administrativen Rechte in Goobi verfügen.

In der Auflistung der Vorgänge erhalten Sie einen Überblick über all diejenigen Vorgänge, die bisher noch nicht sämtliche zugehörigen Arbeitsschritte durchlaufen haben. Möchten Sie neben diesen noch aktiven Vorgängen auch diejenigen auflisten, die bereits alle Arbeitsschritte durchlaufen haben, so öffnen Sie im Tabellenmenü den Menüpunkt Anzeige anpassen und wählen dort die Checkbox Abgeschlossene Vorgänge zeigen. Dadurch erhalten Sie all diejenigen Vorgänge aus Goobi aufgelistet, auf die Sie Zugriff haben - unabhängig davon, in welchem Status sich die Vorgänge gerade befinden. Verfügen Sie über administrative Rechte, so haben Sie an dieser Stelle außerdem die Möglichkeit, durch einen Klick auf die Checkbox Deaktivierte Projekte zeigen auch die Vorgänge aufzulisten, deren Projekt bereits als abgeschlossen markiert wurde.

Die Übersicht der aktuellen Vorgänge erlaubt Ihnen unabhängig vom Workflow gezielt mit einzelnen Vorgängen zu arbeiten und deren Daten oder auch den Status einzelner Arbeitsschritte zu verändern. Dazu müssen Sie selbst kein Mitglied einer Benutzergruppe sein, die für einzelne Arbeitsschritte in dem Workflow der aufgelisteten Vorgänge als verantwortliche Benutzergruppe eingetragen ist. Sie erhalten auf diesem Weg beispielsweise Zugriff auf den in Goobi integrierten METS-Editor unabhängig davon, ob sich der aktuelle Vorgang in dem Bearbeitungsstatus für die Erfassung von Struktur- und Metadaten befindet. Auch ein Export in andere Systeme, wie beispielsweise ein Präsentationssystem für Digitalisate (z.B. der Goobi viewer), kann von dieser Oberfläche aus durchgeführt werden. Ebenso ist z.B. auch die Generierung von PDF-Dateien aus den Digitalisaten in Kombination mit den erfassten Struktur- und Metadaten möglich.

Sämtliche Spalten der Vorgangsansicht sind auf- und absteigend sortierbar. Klicken Sie hierfür auf den Spaltentitel. Die kleinen Sortiersymbole rechts in der Spalte der Spaltenüberschriften ändern sich dementsprechend.

Die Spalte Vorgangstitel beinhaltet den eindeutigen Bezeichner eines jeden Vorgangs. Dieser wird automatisch aus den Metadaten gebildet, wenn neue Vorgänge in Goobi hinzugefügt werden.

Die Spalte Status erlaubt, auf einen ersten Blick Einsicht in den aktuellen Fortschrittsstatus einzelner Vorgänge zu nehmen. Die hier verwendeten Farben zeigen, wie viele Arbeitsschritte innerhalb des Workflows bereits durch die beteiligten Benutzer in Goobi abgeschlossen wurden. Der rote Bereich des Balkens zeigt an, wie viele der Arbeitsschritte noch gesperrt sind und durch Benutzer derzeitig nicht bearbeitet werden können. Der gelbe Bereich zeigt, wie viele Arbeitsschritte sich gerade in Bearbeitung befinden oder darauf warten, dass ein Benutzer diese bearbeitet. Möchten Sie Details zum Status der Arbeitsschritte des Vorgangs erhalten, klicken Sie einfach auf einen gewünschten Vorgang in der Spalte Vorgangstitel. Sie erhalten somit eine detaillierte Auflistung sämtlicher Arbeitsschritte des Vorgangs mit deren jeweiligen Bearbeitungsstatus.

Am vorliegenden Beispiel ist erkennbar, welche einzelnen Arbeitsschritte des Workflows bereits durch die Benutzer abgeschlossen wurden, welcher Arbeitsschritt sich gerade in Bearbeitung befindet und welche Arbeitsschritte noch gesperrt sind, bis die vorherigen Arbeitsschritte abgeschlossen werden. Möchten Sie in der Liste der aktuellen Vorgänge gezielt einen oder mehrere Vorgänge finden, so haben Sie über das Eingabefeld Vorgänge filtern dazu jederzeit die Möglichkeit. Finden Sie Ihre Vorgänge hierfür einfach unter Verwendung der definierten Filtersyntax, die im Abschnitt Vorgänge suchen detailliert beschrieben ist.

Eine ausführliche Beschreibung sämtlicher Funktionen, die innerhalb der Vorgangsauflistung durch Goobi bereitgestellt werden, befindet sich im Abschnitt Goobi Management. Dort wird im Detail auf sämtliche hier erwähnten Funktionen sowie alle weiteren Möglichkeiten eingegangen.

Im linken grau hinterlegten Bereich befindet sich der Strukturbaum. Hier lassen sich alle Strukturelemente, die für das vorliegende Werk bereits erfasst wurden inklusive ihrer Hierarchie auf einen Blick einsehen. Das jeweilig gerade ausgewählte Strukturelement ist innerhalb der Baumansicht fett hervorgehoben. Jedes Strukturelement hat als Bezeichnung den Typ, der für dieses Element ausgewählt wurde.

Ein Klick auf das Icon vor den Strukturelementen ermöglicht ein Auf- und Zuklappen der einzelnen Bereiche innerhalb des Strukturbaumes. Halten Sie den Mauszeiger über das kleine Symbol zu einem Strukturelement, so sehen Sie in einem Popup weitere Details zu dem Strukturelement ohne es öffnen zu müssen.

Im rechten Bereich des Metadateneditors erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen digitalen Aufnahmen des aktuellen Vorgangs. Sie erhalten auf einem Blick eine Übersicht über die Anzahl der Seiten, die aktuelle Vergrößerungsstufe, die derzeitig angezeigte Bildnummer sowie eine Information darüber, welches Derivat der bereitstehenden Digitalisate Sie gerade betrachten.

Seitennavigation

Im oberen Bereich der Bildanzeige können Sie zwischen den einzelnen Seiten mit den Links Vorwärts und Rückwärts blättern. Auch auf die benachbarten Bilder des aktuell angezeigten lässt sich schnell zugreifen. Es ist jederzeit die erste und letzte Seite direkt auswählbar.

Die aktuelle Seite wird in der Mitte angezeigt, jeweils umgeben mit den nächsten und vorherigen zwei Seiten, sofern diese gerade anzeigbar sind. Ein Klick auf eine dieser Seitenzahlen führt Sie direkt zu dem gewählten Digitalisat. Möchten sie zwischen den Bildern navigieren ohne wiederholt auf Vorwärts, Rückwärts oder die Seitennummern zu klicken, bietet Goobi Ihnen außerdem die Möglichkeit, sich mit einfachen Tastenkombination zwischen den Bildern zu bewegen. Drücken Sie dazu einfach folgende Tastenkombinationen:

Tastenkombinationen für die Navigation zwischen den Bildern im Metadateneditor

Mit Hilfe dieser Tastenkombinationen ist es Ihnen jederzeit möglich, einfach und schnell selbst zwischen sehr großen Seitenbereichen zu wechseln. Neben der Navigationsleiste und den Tastenkombination bietet Ihnen Goobi direkt neben der Navigationsleiste unterhalb der Bildernavigation ebenfalls die Möglichkeit, gezielt auf ein bestimmtes Bild zu wechseln. Geben Sie dafür einfach in das Textfeld Gehe zu Bild die gewünschte Bildnummer ein und drücken Sie die Eingabetaste. Anschließend wechselt Goobi automatisch auf die gewählte Seite.

Zoom

Neben den Möglichkeiten mittels der Navigationsleiste, der Tastenkombinationen und der direkten Eingabe zwischen den einzelnen Bildern zu wechseln, können Sie mit Goobi außerdem die Bilddarstellung Ihren Wünschen anpassen. Klicken Sie einfach auf die beiden Lupensymbole unterhalb der Bildernavigationsleiste, um die Anzeige des aktuellen Bildes zu vergrößern oder zu verkleinern. Zwischen den beiden Lupensymbolen zeigt Ihnen Goobi die aktuelle Zoomstufe der Darstellung an. Möchten Sie gezielt eine bestimmte Vergrößerungsstufe wählen, klicken Sie einfach zwischen die beiden Lupensymbole. Geben Sie hier den gewünschten Wert für die Zoomstufe ein und bestätigen Sie anschließend Ihre Eingabe mittels der Eingabetaste, um die gewünschte Zoomstufe zu übernehmen.

Rotation

Enthält das aktuelle Bild vielleicht Informationen, die sich nur im Querformat lesen lassen, so bietet Ihnen Goobi die Möglichkeit, das Bild in 90-Grad-Schritten zu rotieren. Klicken Sie hierfür einfach auf den nach rechts zeigenden Pfeil, um das Bild mit dem Uhrzeigersinn zu drehen und auf den nach links zeigenden Pfeil, um das Bild entgegengesetzt des Uhrzeigersinns zu drehen.

Auswahl des Bildordners

Unterhalb der Bildanzeige bietet Goobi Ihnen die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Bildderivaten zu wählen, sofern diese vorhanden sind. In der Auswahlliste Ordner listet Ihnen Goobi alle Bildverzeichnisse zu dem aktuell gewählten Vorgang aus. Verfügen Sie beispielsweise zu einem Vorgang jeweils über mehrere Bildderivate, z.B. für die Masterimages und skalierte bzw. komprimierte Fassungen von Bildern oder Derivate mit einer anderer Farbtiefe (z.B. bitonale Aufnahmen), so können Sie zwischen diesen Derivaten jeweils einfach durch Auswahl des gewünschten Ordners wechseln.

Setzen von Repräsentanten

Innerhalb des METS-Editors kann ein Bild als Repräsentant des Objektes ausgezeichnet werden. Der Repräsentant ist ein Bild, durch den das Werk repräsentiert wird. Üblicherweise ist dies das Titelblatt. Die meisten Digitalisierungsportale wie die Europeana, ZVDD, VD18 oder auch der Goobi viewer nutzen das erste Bild der METS-Datei als Repräsentant des Objektes, es sei denn, es wird explizit ein anderen Bild als Repräsentant definiert.

Um den Repräsentanten festzulegen, wählt der Nutzer hierfür zunächst das gewünschte Bild aus der bereitgestellten Liste aus. Ein anschließender Klick auf das zugehörige Icon definiert anschließend dieses Bild als Repräsentanten. Innerhalb der METS Datei wird somit das ausgewählte Bild durch das Attribut USE=“banner“ ausgezeichnet.

In der oberen Menüleiste sowie im rechten Bereich des Strukturbaumes des Metadateneditors bietet Ihnen Goobi einige zahlreiche Funktionen zur Vereinfachung der Bearbeitung von Struktur- und Metadaten an.

Funktionen innerhalb der oberen Menüleiste

Folgende Funktionen stehen Ihnen innerhalb der oberen Menüleiste zur Verfügung:

Validierung

Die Option Validieren ermöglicht Ihnen, dass Sie auch während der Arbeit innerhalb des Metadateneditors jederzeit prüfen können, ob Sie gegen die durch Goobi bereitgestellten Reglementierungen für die Struktur- und Metadaten verstoßen. Diese Regeln werden von Ihrem Goobi-Administrator für einzelne Projekte individuell definiert. Vor dem Abschließen Ihres Arbeitsschrittes wird diese Validierung von Goobi ebenfalls erneut geprüft. Schlägt diese Validierung fehl, verwehrt Ihnen Goobi das Abschließen Ihres Arbeitsschrittes. Prüfen Sie daher während der Bearbeitung im Metadateneditor regelmäßig, ob Sie gegen keine der konfigurierten Regeln verstoßen. Für den Fall, dass Sie mit Ihren Struktur- und Metadaten noch keinen validen Zustand erreicht haben, weist Goobi Sie nach dem Klick auf Validieren mit aussagekräftigen Warnhinweisen auf diesen Zustand hin.

Bild fixieren

Diese Funktion ermöglicht, dass das dargestellte Bild auch bei langen Metadatenlisten oder während der Vergabe von Paginierungssequenzen nicht im Metadateneditor mitscrollt. Haben Sie diese Funktion aktiviert, so bleibt das ausgewählte Bild zusammen mit seiner Navigationsleiste und den Vergrößerungsoptionen im rechten Bereich fest stehen, auch wenn Sie im rechten Bereich des Metadateneditors scrollen.

Einstellungen

Hierbei handelt es sich um einen Menüpunkt mit mehreren Unterpunkten für weitergehende Einstellungen. Klicken Sie auf diesen Menüpunkt, um sich diese Funktionen anzeigen zu lassen.

Speichern

Möchten Sie während der Bearbeitung der Metadaten pausieren oder Ihre Arbeiten sichern, klicken Sie einfach jederzeit auf diesen Menüpunkt, um Ihre Daten zu speichern.

METS-Editor verlassen

Möchten Sie den METS-Editor verlassen, klicken Sie einfach auf diesen Menüpunkt. Ihnen stehen anschließend zwei Optionen zur Verfügung.

Die Option Zurück verlässt den Metadateneditor ohne Ihre Bearbeitungen zu speichern. Beachten Sie daher stets vor dem Verlassen des Metadateneditors Ihre Daten zu speichern. Die Option Zurück gewährleistet Ihnen im Falle von unbeabsichtigten Löschungen oder anderen Veränderungen ein Verlassen des Metadateneditors ohne zuvor speichern zu müssen.

Die Option Speichern und Zurück speichert alle Ihre Bearbeitungen und schließt den Metadateneditor. Je nachdem wie Sie den Metadateneditor zuvor betreten haben, gelangen Sie an diese Stelle wieder zurück. Sind Sie aus dem Bereich Meine Aufgaben in den Metadateneditor gelangt, so befinden Sie sich anschließend wieder im Bereich Meine Aufgaben.

Haben Sie den Metadateneditor aus dem Bereich Vorgänge betreten, so gelangen Sie automatisch wieder an die gleiche Stelle im Bereich Vorgänge zurück.

Weitere Einstellungen

Wenn Sie im oberen Menü den Menüpunkt Einstellungen gewählt haben, erhalten Sie Zugriff auf zahlreiche weitere Funktionen.

Hierarchiestufe im Strukturbaum anzeigen

Klicken Sie auf diese Funktion, um im linken Strukturbaum eine Information über die Hierarchieebene eines jeden Strukturelements anzuzeigen. Diese Funktion ist insbesondere dann praktisch, wenn die Strukturbäume über eine sehr tiefe Hierarchie verfügen. Mit Hilfe der dargestellten Hierarchiestufe ist leichter ersichtlich, auf welcher Strukturebene Sie sich gerade befinden.

Strukturbaum vollständig ein-/ausklappen

Mit dieser Option können Sie innerhalb des Strukturbaums im linken Bereich des Metadateneditors jeweils zwischen der vollständig ausgeklappten und der vollständig eingeklappten Variante wechseln. Dies erlaubt Ihnen auch sehr umfangreiche Strukturbäume mit einem einfachen Klick vollständig auszuklappen ohne jeden einzelnen Unterknoten innerhalb des Strukturbaums einzeln anklicken zu müssen.

Bild ausblenden / Bild anzeigen

Die Option Bild ausblenden ermöglicht Ihnen jederzeit die Anzeige des Bildes zu unterbinden. Mit der Funktion Bild anzeigen wird das Bild erneut eingeblendet.

Paginierung vollständig zurücksetzen

Möchten Sie mit der Paginierung noch einmal ganz von vorn beginnen, so bietet sich dazu an dieser Stelle die Möglichkeit. Klicken Sie auf diese Funktion, um sämtliche Angaben zur Paginierung zurückzusetzen und mit der Erschliessung der Paginierungssequenzen neu zu beginnen.

Physischen Strukturbaum anzeigen / Logischen Strukturbaum anzeigen

Mittels dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, statt des logischen Strukturbaums ebenso den physischen Strukturbaum zu bearbeiten. Auf diese Weise ist es Ihnen z.B. möglich, Metadaten für einzelne Seiten zu erfassen oder auch Metadaten zu bearbeiten, die im Bereich der physischen Metadaten gespeichert werden.

Funktionen innerhalb des Menüs im rechten Bereich des Strukturbaums

Weitere Funktionen für die geänderte Anzeige des Strukturbaumes werden Ihnen im Bereich des Strukturbaums angeboten.

Verlinkung des Bildes mit dem gewählten Strukturelement

Hier verfügen Sie über die Möglichkeit, den Strukturbaum auf der linken Seite des Metadateneditors mit der Bildanzeige zu verknüpfen. Ist diese Funktion aktiviert, wechselt die Bildanzeige jeweils auf die Startseite des in dem Strukturbaum gewählten Strukturelements.

Haupttitel im Strukturbaum einblenden

Mit dieser Funktion ermöglichen Sie, dass im Strukturbaum die Titel, die für einzelne Strukturelemente vergeben wurden, direkt innerhalb des Strukturbaums angezeigt werden. Dies erlaubt unter Umständen eine bessere Übersicht, um z.B. Kapitel anhand ihrer Titel einfacher im Strukturbaum wiederzufinden.

Seitenzuweisungen im Strukturbaum anzeigen

Mit Hilfe dieser Funktion wird Ihnen im Strukturbaum aufgelistet, welche Seitenbereiche den jeweiligen Strukturelementen zugewiesen wurden. Hinter jedem Strukturelement wird dadurch in Klammern jeweils die Start- und die Endseite aufgeführt. Die Anzeige der Seiten enthält dabei die Bildnummer sowie das Pagelabel.

Diese Seite ausdrucken

Möchten Sie den Strukturbaum ausdrucken, klicken Sie einfach auf diese Funktion.

An zahlreichen Standorten, die mit Goobi arbeiten, findet eine manuelle Qualitätskontrolle der Scantätigkeiten aus einem vorangegangenen Arbeitsschritt innerhalb des Workflows statt. Die Arbeitsweise derjenigen Personen, die diese Qualitätskontrolle durchführen, unterscheidet sich kaum von der Art und Weise, wie die Scanoperateure zuvor gearbeitet haben. Ähnlich wie im verfahren auch die Benutzer der Benutzergruppe Qualitätskontrolle nach dem erfolgreichen Einloggen in Goobi so, dass sie zunächst in der Menüleiste auf Meine Aufgaben klicken. Anschließend wählen die Benutzer der Qualitätskontrolle aus der Liste der bereit gestellten Aufgaben abhängig von Priorität und Korrekturmeldung eine Aufgabe aus, um diese zur Bearbeitung zu übernehmen.

Nach der Übernahme der gewünschten Aufgabe erstellt Goobi ähnlich wie bei den Scanoperateuren innerhalb des Arbeitsverzeichnisses des Benutzers einen Ordner. In diesem Ordner werden durch Goobi all diejenigen Digitalisate zugänglich gemacht, die durch einen früheren Arbeitsschritt – üblicherweise das Scannen – in Goobi eingespielt wurden.

Zumeist sind die Workflows in Goobi so konfiguriert, dass Benutzer innerhalb der Qualitätskontrolle keine Änderungen in dem Ordner vornehmen sollen und daher lediglich eine lesende Berechtigung für diesen erhalten. Gegebenenfalls zuvor eingetragene allgemeine Anmerkungen sind auch in diesem Arbeitsschritt im Vorgangslog im linken unteren Bereich des Fensters ersichtlich.

Konfigurierte erweiterte Eigenschaften, die ein Benutzer dieser Benutzergruppe in dieser Aufgabe eintragen oder auswählen soll, werden neben den allgemeinen Eigenschaften zur Bearbeitung angeboten. Mit einem herkömmlichen Programm zur Betrachtung von Images kann der Benutzer nun alle Dateien innerhalb des bereitgestellten Verzeichnisses durchlaufen und die Qualität der eingestellten Digitalisate sicherstellen.

Entspricht die Qualität den Anforderungen, die an das Projekt gestellt werden, so genügt ein Klick auf den Link Die Bearbeitung dieser Aufgabe abschließen, um damit die Aufgabe aus der Liste der eigenen Aufgabe zu entfernen. Der zwischenzeitlich durch Goobi bereitgestellte Ordner, der einen lesenden Zugriff auf die Digitalisate erlaubte, wird automatisch wieder aus dem Arbeitsverzeichnis des Nutzers entfernt. Somit ist ein weiterer Zugriff auf die Daten des Vorgangs innerhalb des vorgegebenen Workflows nicht möglich.

Fällt während der Qualitätskontrolle auf, dass die Qualität einzelner Digitalisate ungenügend ist, einzelne Seiten fehlen oder einige Seiten mehrfach vorhanden sind, so bietet Goobi die Möglichkeit, eine Korrekturmeldung an eine frühere Arbeitsstation zu senden.

Klicken Sie in diesem Falls im Bereich Mögliche Aktionen auf die Registerkarte Fehler melden. In der anschließend sichtbaren Auswahlliste erhalten Sie die Möglichkeit, sämtliche vor dem aktuellen Arbeitsschritt stattgefundenen Aufgaben mit dem jeweils verantwortlichen Benutzer auszuwählen. Im Freitextfeld unterhalb der ausgewählten Aufgabe kann eine Beschreibung zum festgestellten Fehler eingetragen werden.

Durch das Klicken auf den Link Korrekturmeldung senden erhält die ausgewählte Arbeitsstation die fehlerhaft ausgeführte Aufgabe erneut in ihre Liste der eigenen Aufgaben. Die an dieser Stelle eingetragene Fehlerbeschreibung wird dem Nutzer in seiner Aufgabenliste automatisch angezeigt, wenn er seinen Mauszeiger über den roten Warnhinweis hält oder den somit als Korrekturaufgabe markierten Arbeitsschritt erneut übernimmt. Bei der Korrektur des gemeldeten Fehlers erhält dieser Nutzer dann ebenfalls die Möglichkeit eine Beschreibung zur Lösung des angemerkten Fehlers hinzuzufügen. Auf diese Weise ist es möglich Vorgänge auch im Fehlerfall zwischen den einzelnen Aufgaben des Workflows mehrfach zuzuweisen.

Auf der hier dargestellten Seite können die Details und Plugins für Aufgaben konfiguriert werden. Die Seite unterscheidet sich nicht wesentlich zwischen den Aufgaben von Produktionsvorlagen und denen von bereits existierenden Vorgängen. Unterschiede sind gegebenenfalls gekennzeichnet.

Titel

In diesem Feld wird der Titel der Aufgabe angegeben. Dieser kann frei gewählt werden. Es sollte allerdings berücksichtigt werden, dass sich zum Beispiel GoobiScript Aufrufe an den jeweiligen Aufgabentiteln orientieren, um automatisiert über viele Vorgänge hinweg Hintergrundaufgaben auszuführen.

Daher sollten Titel kurz, aussagekräftig und eindeutig sein. Leerzeichen und Sonderzeichen sind dabei erlaubt.

Reihenfolge

Mit der Reihenfolgennummer wird angegeben, an welcher Stelle eine Aufgabe in einer Produktionsvorlage oder einem existierenden Vorgang steht. Es muss hier dementsprechend eine Ganzzahl angegeben werden.

Die Reihenfolgennummer wird einerseits dazu verwendet, alle Aufgaben eines Vorgangs in der korrekten Bearbeitungsreihenfolge darzustellen. Andererseits werden beim Abschließen von Aufgaben diejenigen nächsten Aufgaben innerhalb eines Vorgangs freigeschaltet, die der Reihenfolge entsprechend der aktuellen Aufgabe folgen.

Es können mehrere Aufgaben die selbe Reihenfolgennummer haben. Dies bedeutet dann für Goobi, dass die betreffenden Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden dürfen. Eine parallele Bearbeitung funktioniert sowohl mit automatischen, als auch mit manuellen Aufgaben (zum Beispiel wenn mehrere Mitarbeiter parallel an einem Vorgang arbeiten).

Ist die Aufgabenreihenfolge eines Vorgangs lückenhaft konfiguriert (zum Beispiel 1, 2, 3, 6), so springt Goobi direkt weiter zur Aufgabe mit der nächstgrößeren Nummer.

Die Reihenfolge von Aufgaben spielt unter anderem auch bei GoobiScript Aufrufen eine wichtige Rolle. Dort können, basierend auf der hier angegebenen Nummer, weitere administrative Vorkehrungen getroffen werden.

Parallele Aufgaben erlauben

Diese Einstellung ist nur beim Anlegen einer neuen Aufgabe innerhalb einer Produktionsvorlage verfügbar.

Diese Einstellung spielt zudem nur eine Rolle, wenn neue Aufgaben zwischen bereits bestehenden Aufgaben eingefügt werden sollen.

Ist diese Option gesetzt, so wird beim Anlegen der Aufgabe die Reihenfolgennummer direkt gesetzt. Dabei kann es passieren, dass eine andere Aufgabe bereits mit der selben Nummer existiert und beide Aufgaben später parallel bearbeitet werden können.

Ist diese Option nicht gesetzt, so werden im Falle einer Dopplung der Reihenfolgennummer mit derer einer anderen bereits bestehenden Aufgabe beim Speichern die Reihenfolgennummern der anderen und aller danach folgenden Aufgaben um genau eine Nummer nach hinten verschoben. Damit wird erzielt, dass die neu im Vorgang eingefügte Aufgabe keine bereits existierende Reihenfolgennummer dupliziert und trotzdem die danach folgenden Aufgaben ihre relativ zueinander definierte Nummerierung (inklusive fehlenden und doppelt vergebenen Nummern) beibehalten können.

Sollte sich im Nachhinein herausstellen, dass diese Option beim Anlegen der Aufgabe falsch gewählt worden ist und sämtliche danach folgende Aufgaben eine "falsche" Reihenfolgennummer haben, so gibt es zwei mögliche Lösungen: Bei kleinen Anpassungen kann jederzeit in der Aufgabenübersicht der Produktionsvorlage mit den dafür zur Verfügung stehenden Buttons die Reihenfolgennummer angepasst werden. Bei großen Anpassungen, oder wenn bereits Vorgänge zu der aktuellen Produktionsvorlage existieren, wird empfohlen, ein GoobiScript so zu schreiben, dass es alle "falschen" Nummern anpasst und an sämtlichen falsch nummerierten Vorgängen ausgeführt wird.

Priorität

In dieser Liste kann eine Priorität für die aktuelle Aufgabe ausgewählt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Prioritäten Standard, Priorität, Hohe Priorität und Höchste Priorität nur dazu gedacht sind, die Wichtigkeit der Abarbeitung von Aufgaben visuell darzustellen. Diese haben keine weitere technische Auswirkung auf den entsprechenden Vorgang.

Die Option Korrektur hat zwar ebenfalls keine Auswirkung auf den Vorgang, wird allerdings automatisch gesetzt, wenn das Endergebnis in einer abzuschließenden Aufgabe nicht akzeptiert werden soll und eine Korrekturmeldung gesendet wird.

Metadaten

Diese Option kann aktiviert werden, wenn es im Sinne der Aufgabe ist, Metadaten zu bearbeiten.

Ist eine Aufgabe mit der Eigenschaft Metadaten gekennzeichnet, so werden an verschiedenen Stellen in der Benutzeroberfläche weitere Symbole und Optionen eingeblendet, um auf Metadaten zuzugreifen. So wird zum Beispiel auch der Button zum Aufrufen des Metadeteneditors eingeblendet, wenn eine Aufgabe diese Eigenschaft hat.

Sollen Metadaten in einer Aufgabe hochgeladen, heruntergeladen, validiert oder auf eine andere Art und Weise verwendet werden, so muss diese Option ausgewählt werden.

Bilder lesen

Diese Option kann aktiviert werden, wenn der Benutzer in dieser Aufgabe einen Lesezugriff auf Bilddateien in seinem Benutzerordner (auf dem Goobi-Server) bekommen soll. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Bilder heruntergeladen oder zur Qualitätsprüfung angezeigt werden sollen.

Bilder schreiben

Diese Option kann aktiviert werden, wenn der Benutzer in dieser Aufgabe einen Schreibzugriff auf Bilddateien in seinem Benutzerordner (auf dem Goobi-Server) bekommen soll. Dies ist immer dann erforderlich, wenn Bilder hochgeladen oder bearbeitet werden sollen.

Beim Abschließen validieren

Diese Option kann aktiviert werden, um beim Abschließen dieser Aufgabe die Metadaten des Vorgangs zu validieren. Diese Validierung hat nichts mit dem Validierungsplugin (siehe unten) zu tun. Die hier eingestellte Art der Validierung prüft, ob alle Metadaten, Strukturelemente (DocStructs) und Seitenzählungen entsprechend des Regelsatzes angewendet wurden.

Export

Diese Option kann aktiviert werden, wenn es im Sinne der Aufgabe ist, Daten für die Weiterverarbeitung mit anderen Systemen zu exportieren. Dies können zum Beispiel andere Datenbankformate, Content-Management-Systeme (CMS) oder einfach nur bestimmte Dateiformate sein. Wird diese Aufgabe als Export-Aufgabe definiert, so muss im Feld Plugin für Arbeitsschritt ein Exportplugin ausgewählt werden. Exportplugins beginnen üblicherweise mit dem Präfix intranda_export_.

Ist diese Aufgabe gleichzeitig eine automatische Aufgabe und eine Exportaufgabe, so findet der Export automatisch statt. Unabhängig davon bekommt der Benutzer einen Export-Button bei der entsprechenden Aufgabe in der Übersicht angezeigt und kann den Datenbestand auch manuell exportieren.

Aufgabe überspringen

Diese Option kann ausgewählt werden, wenn die Aufgabe im Vorgang übersprungen werden soll. Hat eine Aufgabe diese Eigenschaft, so wird sie automatisch geschlossen, sobald sie ein Nutzer annimmt. Ist diese Aufgabe eine automatische Aufgabe, so wird sie ebenfalls übersprungen und dabei geschlossen.

Automatische Aufgabe

Verschiedene Arten von Aufgaben können als automatische Aufgaben konfiguriert werden. Damit ist es möglich, dass zum Beispiel Plugins oder GoobiScript Aufrufe entweder direkt oder in einer der zur Verfügung stehenden Warteschlangen ausgeführt werden.

Konkret können folgende Aufgabentypen automatisiert werden: Interne Aufgaben (intranda_step_*), Exportaufgaben (intranda_export_*), Skript-Aufgaben, HTTP-Aufgaben und Zeitverzögerungsaufgaben (intranda_delay_*). Es ist jeweils darauf zu achten, dass das entsprechende Plugin oder Skript wie im entsprechenden Kapitel beschrieben ausgewählt wird.

Um Warteschlangen nutzen zu können, müssen diese zunächst in den entsprechenden Konfigurationsdateien (goobi_config.properties und goobi_activemq.xml) eingeschaltet und eingerichtet werden. Wird danach diese Option aktiviert, so erscheint unterhalb der Checkbox ein Dropdown-Menü, aus denen die gewünschte Warteschlange ausgewählt werden kann.

Wird die Option Nicht in Warteschlange ausführen gewählt, so wird das entsprechende Plugin oder Skript direkt ausgeführt, sobald die Aufgabe im Vorgang erreicht wird. Diese Option wird nur für Aufgaben empfohlen, die durch den Benutzer in Echtzeit ausgelöst werden sollen, indem zum Beispiel die vorherige Aufgabe abgeschlossen wird.

Mit den Optionen Warteschlange für schnelle Jobs und Warteschlange für langsame Jobs stehen zwei unabhängig voneinander arbeitende Warteschlangen zur Verfügung, die im Normalfall für die meisten automatischen Aufgaben die richtige Wahl sind. Dabei ist die schnelle Warteschlange für Aufgaben gedacht, die eine eher kurze Ausführzeit haben und zeitnah abgeschlossen werden sollen.

Die langsame Warteschlange hingegen sollte für Aufgaben verwendet werden, die viel Rechenzeit benötigen und bei denen es nicht wirklich relevant ist, wie schnell sie abgeschlossen werden. So kann die langsame Warteschlange zum Beispiel für große Mengen an Bildexporten, OCR-Analysen, 3D-Berechnungen oder andere komplexe Anwendungen genutzt werden. Somit ist diese Warteschlange auch für Aufgaben geeignet, die mitunter über viele Tausende Vorgänge hinweg eine Gesamtrechenzeit von Stunden, Tagen oder sogar noch längeren Zeiträumen beanspruchen.

Goobi priorisiert allerdings standardmäßig immer Aufgaben, die durch Nutzer in Echtzeit ausgeführt werden und Aufgaben, die sich in der schnellen Warteschlange befinden. Ist Goobi tagsüber zum Beispiel durch die Arbeit vieler aktiver Mitarbeiter ausgelastet und besteht zusätzlich eine gut gefüllte langsame Warteschlange, ist es daher üblich, dass diese ihren größten Fortschritt nachts erzielt.

Zusätzlich gibt es eine Von außen erreichbare Warteschlange. Diese kann von REST-API-Anfragen verwendet werden. Passende REST-API-Anfragen werden üblicherweise durch Plugins zur Verfügung gestellt.

Thumbnails erzeugen

Soll die Aufgabe dazu verwendet werden, Vorschaubilder (engl. thumbnails) zu generieren, so muss diese Checkbox ausgewählt werden. Es erscheint dann ein Texteingabefeld, in dem eine Beispielkonfiguration für das Generieren von Vorschaubildern angegeben ist. Diese sollte für die projekteigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Das Texteingabefeld umfasst mehrere Zeilen, in denen eine YAML-kompatible Notation von Schlüssel-Wert-Paaren erwartet wird. Schlüssel-Wert-Paare werden durch jeweils einen Doppelpunkt (:) getrennt und jede Zeile darf genau ein Schlüssel-Wert-Paar beinhalten. Dabei steht in der ersten Zeile die Zeichenfolge ---, um den Beginn des Datensatzes anzuzeigen. Kommentare sind mit einer Raute (#) gekennzeichnet und dürfen sowohl in einer eigenen Zeile, als auch am Ende einer inhaltlich genutzten Zeile stehen. Diese werden vom Interpreter ignoriert. Damit ist es auch möglich, bei experimentellen Konfigurationen bestimmte Teile "auszukommentieren".

Zu Beginn steht folgende Beispielkonfiguration in dem Texteingabefeld:

---
Master: false  #use master image directory 
Media: false  #use media image directory 
Img_directory: "" #set path to custom image directory 
Custom_script_command: "" #command to execute custom thumbnail generation script 
Sizes: #define thumbnail sizes 
- 800

Dabei haben die Variablen folgende Bedeutung (Details, siehe unten):

Zu beachten ist, dass Sizes eine Liste entgegennimmt. Dabei beginnt jede Zeile mit der Zeichenfolge - und beinhaltet dann eine Ganzzahl. Die Listeneinträge müssen direkt der Zeile Sizes: folgen. Text-Werte müssen in doppelten Anführungszeichen " eingefasst sein. Boolesche Werte können direkt verwendet werden und können entweder auf true oder false gesetzt werden, um das Feature ein- oder auszuschalten.

Master

Wird dieser Wert auf true gesetzt, so werden Vorschaubilder für alle Bilddateien innerhalb des master Ordners (üblicherweise /opt/digiverso/goobi/metadata/{processId}/images/{processId}_master/) generiert und im thumbnails Ordner (üblicherweise /opt/digiverso/goobi/metadata/{processId}/images/thumbs/{processId}_master_{size}/) gespeichert.

Media

Wird dieser Wert auf true gesetzt, so werden Vorschaubilder für alle Bilddateien innerhalb des media Ordners (üblicherweise /opt/digiverso/goobi/metadata/{processId}/images/{processId}_media/) generiert und im thumbnails Ordner (üblicherweise /opt/digiverso/goobi/metadata/{processId}/images/thumbs/{processId}_media/_{size}) gespeichert.

Img_Directory

An dieser Stelle kann ein dritter, weiterer Ordner für die Generierung der Vorschaubilder angegeben werden. Die Generierung verhält sich hier genau so, wie auch beim master-Ordner und beim media-Ordner. Dieser Ordner muss allerdings als vollständiger Ordnerpfad angegeben werden, zum Beispiel /opt/digiverso/goobi/metadata/{processId}/images/{processId}_custom/. Der Zielordner für die Generierung wäre dann entsprechend: /opt/digiverso/goobi/metadata/{processId}/images/thumbs/{processId}_custom_{size}/. Ist der hier angegebene Ordnerpfad leer oder fehlt der Parameter, so wird diese Option bei der Generierung ignoriert.

Custom_script_command

Hier kann ein Pfad zu einer individuellen Skript-Datei oder zu einem ausführbaren Programm angegeben werden, mit dem die Vorschaubilder generiert werden sollen. Das Skript oder Programm sollte selbstständig in der Lage sein, die Bilddateien zu erkennen und die richtigen vorgangsbezogenen Ordnerpfade zu nutzen. Wird das Feld leer gelassen, so verwendet Goobi interne Java-Bibliotheken für die Generierung.

Hinweis: Diese Option wird derzeit noch nicht unterstützt. Alle Vorschaubilder werden unabhängig von einem hier angegebenen Skript oder Programm mit speziellen Javabibliotheken für Bildbearbeitung generiert.

Sizes

An dieser Stelle kann eine Liste von Bilddateigrößen (in Pixeln) angegeben werden, in denen die Vorschaubilder generiert werden sollen. Dazu können eine oder mehrere Zeilen angegeben werden, von denen jede mit dem YAML-Listen-Eintrag-Präfix (- ) beginnt und dann eine Ganzzahl beinhaltet. Zu beachten ist, dass jede der angegebenen Bilddateigrößen unabhängig voneinander verwendet wird und dabei immer Vorschaubilder entstehen, die an ihrer längsten Seite die angegebene Größe haben. Sind zum Beispiel die Werte 400 und 800 angegeben, so werden sowohl Vorschaubilder mit einer Größe von 400 Pixeln als auch Vorschaubilder mit einer Größe von 800 Pixeln generiert.

Weitere technische Informationen

• In den oberen Beispielen stehen die Platzhalter {processId} für die jeweilige Vorgangs-ID und {size} für die Vorschaubildgröße in Pixeln. Diese werden in Ordnernamen entsprechend eingesetzt.

• Alle Einstellungen (außer Sizes) können weggelassen werden, in diesem Fall werden die oben angegebenen Standardwerte verwendet.

• Sind mehrere Größen für Vorschaubilder angegeben, so werden alle unabhängig voneinander generiert. Alle jeweiligen Größen werden in ihren individuell benannten Ordnern (bestehend aus Bildgröße und Quellordner) gespeichert.

• Alle generierten Vorschaubilder sind JPG-Dateien, die ein Standard-Farbprofil der Bilddatei-Bearbeitungs-Java-Bibliothek verwenden.

• Wasserzeichen werden nicht mit in Vorschaubilder übernommen.

• Leerzeichen in Dateinamen von Originaldateien werden aus technischen Gründen in den Dateinamen der Vorschaubilder durch %20 ersetzt.

• Sollten die Ordner für die Vorschaubilder nicht existieren, so werden diese automatisch angelegt.

• Sollten die Output-Ordner inklusive Vorschaubildern bereits existieren und sollten sich die Quell-Bilddateien nicht geändert haben (gemessen am last-modified-Wert aller beteiligten Bilddateien), so werden die Vorschaubilder nicht neu generiert

Skript Schritt

Diese Option kann aktiviert werden, um im Rahmen der aktuellen Aufgabe ein oder mehrere Skripte auf dem Server auszuführen. Dies können zum Beispiel Bash- oder Python-Skripte sein, die Hintergrundaufgaben erledigen oder direkt mit dem Datenbestand der aktuellen Aufgabe im Dateisystem interagieren.

Die numerischen Rückgabewerte der Skripte spielen eine wichtige Rolle in der Workflow-Steuerung. Daher sind diese im Anschluss an dieses Kapitel ausführlich dokumentiert und sollten unbedingt beachtet werden.

Wird die Skript-Schritt-Option aktiviert, so erscheint unterhalb der Checkbox eine Tabelle, in die bis zu fünf Skript-Dateien eingetragen werden können. Für jedes Skript können ein Name und ein Pfad eingetragen werden, wobei der Pfad der absolute Pfad (inklusive Skript-Datei-Name) im Server-Dateisystem ist. Der zugehörige Name kann frei gewählt werden und dient ausschließlich der einfacheren Wiedererkennungfür den Anwender.

Es können beliebige Felder in der Tabelle ausgefüllt oder freigelassen werden. Wird diese Aufgabe später in einem Vorgang ausgeführt, so arbeitet Goobi alle ausgefüllten Skript-Pfad-Felder von oben nach unten ab.

Es ist darauf zu achten, dass die angegebenen Skripte ausführbar sind. Andernfalls werden Fehlermeldungen im Journal und in den Server-Log-Dateien die Ursache des Nicht-Ausführens aufzeigen. Häufige Fehlerursachen sind zum Beispiel fehlende Ausführrechte, falsche Umgebungsvariablen (insbesondere PATH), fehlende Interpreter, falsche Dateipfade oder fehlende Parameter. Parameter können einfach im Skript-Feld mit angegeben werden.

Soll eine andere Skript-Sprache verwendet werden, so ist gegebenenfalls ein Interpreter mit anzugeben. Der Interpreter ist in dem Fall das ausgeführte Programm und führt dann die als Parameter angegebene Skript-Datei aus.

Die aus der Tabelle eingelesenen Skript-Zeilen (aber nicht die Skript-Dateien selbst) werden vom Variablenersetzer in Goobi Workflow beim Ausführen der Skripte in einem Vorgang noch einmal durchgesucht und eventuelle Variablen werden ersetzt. Dies kann zum Einsetzen von Metadatenwerten in bestimmte Felder verwendet werden. Dafür können zum Beispiel Parameter für die hier angegebenen Skripte so geschrieben werden, dass die Parameter-Werte den Variablen für den Variablenersetzer entsprechen.

Ein paar Beispiele für Skripte:

/opt/digiverso/goobi/scripts/copyfiles.sh
bash /opt/digiverso/goobi/scripts/myExampleScript.sh --action convert
python /opt/digiverso/goobi/scripts/doAnything.py
/etc/python /opt/digiverso/goobi/scripts/convertImages.py --type *.jpg *.png

Sollten die verfügbaren Skript-Felder nicht ausreichen, so kann stattdessen auch eine Art Meta-Skript-Datei geschrieben werden, die ihrerseits mehrere Skripte ausführt und nur ein Feld in der Tabelle belegt.

Rückgabewerte der Skript-Dateien

Der jeweilige Rückgabewert eines Skriptes wird von Goobi Workflow für die Bestimmung des aktuellen Status der entsprechenden Aufgabe verwendet, insbesondere auch zwischen der Bearbeitung mehrerer Skripte innerhalb einer Aufgabe. Dabei wird zwischen Erfolg, Fehler, Aufgabe neu öffnen und Aufgabe weiter bearbeiten unterschieden.

Der Rückgabewert, zum Beispiel 99, wird in Bash-Skripten mit dem Befehl return 99 oder in python mit sys.exit(99) zum Ende des Skriptes angegeben. Dabei sollten alle durch if-Blöcke abgefangenen Fehler oder andere Situationen korrekt behandelt und insbesondere keine return-Statements ohne Rückgabewerte verwendet werden.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über das jeweilige Verhalten von Goobi:

Wenn ein Skript Ausgabetexte im Error-Output-Stream (STDERR) ausgibt, wird dies ebenfalls als Fehlerzustand (1) behandelt. Fehler werden im Journal und in den Server-Log-Dateien dokumentiert.

Die Input- und Output-Streams STDIN und STDOUT werden derzeit nicht verwendet.

Kombination mehrerer Skripte

Der Wert 0 kann verwendet werden, wenn ein Skript das einzige oder letzte Skript in einer Aufgabe ist. Wurde das Skript erfolgreich ausgeführt, so wird die Aufgabe auf den Status Abgeschlossen gesetzt. Wird 0 verwendet und folgen danach noch Skripte, kann es zu ungewollten Seiteneffekten kommen.

Der Wert 1 (und alle nicht definierten Werte) können verwendet werden, wenn ein Skript fehlschlägt. Goobi führt dann eventuelle weitere Skripte nicht mehr aus und setzt die aktuelle Aufgabe direkt auf den Status Fehler. Fehlermeldungen (STDERR-Ausgaben und goobi-interne Fehler) werden im Journal und im Server-Log protokolliert.

Der Wert 98 kann verwendet werden, wenn ein Skript nicht wie gewünscht ausgeführt werden konnte und Goobi mitteilen soll, die gesamte Aufgabe neu zu starten. Dementsprechend wird wieder mit der Ausführung des ersten definierten Skriptes begonnen, sofern es sich um eine automatische Aufgabe handelt. Der Status der Aufgabe wird durch den Rückgabewert 98 wieder auf Offen gesetzt und im Falle einer automatischen Aufgabe auf In Bearbeitung. Dieser Rückgabewert kann zum Beispiel für Situationen verwendet werden, wenn Skripte in ihrer eigenen Fehlererkennung eine Fehlerbehandlung durchführen und dann noch einmal erneut ausgeführt werden müssen, um von ihren eigenen Fehlerkorrekturen beim nächsten Ausführ-Versuch zu profitieren. An dieser Stelle können auch Validierungsskripte eingesetzt werden, die Fehler vorangegangener Skripte erkennen und dementsprechend die Aufgabe zum Neustart veranlassen.

Der Wert 99 kann verwendet werden, wenn ein Skript erfolgreich ausgeführt werden konnte und danach ein weiteres Skript ausgeführt werden soll. Der Status der Aufgabe wird bei 99 (im Gegensatz zu 0) noch nicht auf Abgeschlossen gesetzt, was bei mehreren hintereinander folgenden Skripten sinnvoll ist. Das letzte Skript sollte dann 0 zurückgeben, um die Aufgabe abzuschließen.

Wenn die zur Verfügung gestellten Skript-Felder nicht ausreichen und mehrere Skript-Aufrufe in eine externe Skript-Datei ausgelagert werden, ist darauf zu achten, dass alle Rückgabewerte korrekt weitergegeben werden und wieder in Goobi ankommen, um die gewünschten Effekte in der Aufgabenautomatisierung zu erzielen.

HTTP Schritt

Diese Option kann gewählt werden, wenn die aktuelle Aufgabe darin bestehen soll, eine HTTP (bzw. HTTPS) Transaktion mit einer API eines anderen Servers durchzuführen. Diese Anwendung ist hauptsächlich für POST, PUT und PATCH Anfragen gedacht, also zum Hochladen von Daten zu den jeweiligen Services. Es können bedingt allerdings auch GET Anfragen gesendet werden, um die Erreichbarkeit von Ressourcen zu prüfen. Sobald die entsprechende Checkbox ausgewählt wird, erscheinen mehrere Eingabefelder, in die die Details der Anfrage eingegeben werden können.

Mit der Option Schritt nach erfolgreichem HTTP Aufruf schließen kann eingestellt werden, ob bei erfolgreichen HTTP Aufrufen die Aufgabe automatisch geschlossen werden soll. Mehr Details dazu, siehe unten.

Zunächst muss die HTTP Methode ausgewählt werden. Die zu verwendende Methode ist durch den genutzten API Endpunkt (üblicherweise innerhalb einer REST-API) festgelegt und muss mit der in der zugehörigen Spezifikation angegebenen Methode übereinstimmen. Andernfalls ist damit zu rechnen, dass der angesprochene Server eine Fehlermeldung (405 Method Not Allowed, siehe unten) zurückgibt.

Allgemein sollten APIs folgende Konventionen für Anfragemethoden einhalten, wobei Abweichungen möglich sind:

* Werden unveränderte Eigenschaften weggelassen, so kann dies zur unbeabsichtigten Löschung der betreffenden Daten führen, da der API-Endpunkt davon ausgeht, dass die Eigenschaften mit "leeren" Daten überschrieben werden sollen. Details zum konkreten Verhalten der API sollten immer in der zugehörigen Spezifikation nachgelesen werden.

** Beachten Sie, dass die GET-Methode an dieser Stelle nur anteilig unterstützt wird. Die empfangenen Daten werden nicht gespeichert oder weiterverarbeitet. Die GET-Methode kann verwendet werden, um die Existenz oder Erreichbarkeit von Daten abzufragen.

Im nächsten Schritt wird die HTTP URL festgelegt. Diese setzt sich zusammen aus dem Domainnamen oder der IP Adresse des Servers, optional der Port-Nummer, dem API-Endpunkt und den erforderlichen URL-Parametern. Wird der Standard HTTP-Port 80 verwendet, so kann dieser weggelassen werden.

Einige Beispiele für API-Anfrage-URLs:

http://localhost:8080/api/endpoint/delete?id=20&project=2
http://192.168.178.21:8888/api/endpoint/list
https://goobi.example.org/api/endpoint/list?project=1

Danach wird der HTTP Inhalt (engl. HTTP body) eingegeben. Dieser ist nur relevant, sofern es sich um eine POST, PUT oder PATCH-Methode handelt. Der Inhalt der Anfrage richtet sich nach der verwendeten API und dem entsprechenden API-Endpunkt, daher kann an dieser Stelle nicht näher darauf eingegangen werden. Wird allerdings eine REST-API verwendet, so sind Daten grundsätzlich im JSON-Format einzugeben.

Die angegebenen Daten im HTTP body werden, sobald die HTTP-Anfrage später für einen Vorgang durchgeführt wird, durch den goobiinternen Variablenersetzer nachbearbeitet. Damit ist es möglich, Metadatenfeld-Bezeichnungen entsprechend der Syntaxregeln des Variablenersetzers im Anfrageinhalt zu verwenden. Diese werden dann durch die tatsächlichen Daten im jeweiligen Vorgang ersetzt, bevor die Anfrage gesendet wird.

Zusätzlich kann die Option HTTP body als JSON escapen gewählt werden. Diese ändert Steuerzeichen (zum Beispiel Zeilenumbrüche oder Tabulatoren) im Anfrage-Inhalt so ab, dass sie durch Backslashes (\\) maskiert sind und gegebenenfalls durch den API Endpunkt korrekt verwendet werden können. Der genaue Umgang mit solchen Steuerzeichen ist allerdings ebenfalls vom API-Endpunkt abhängig und muss in der zugehörigen Spezifikation nachgelesen oder beim Anbieter erfragt werden.

Damit sind die Einstellungen für die Anfrage vollständig.

Sobald die Anfrage später während der Bearbeitung der Aufgabe innerhalb eines Vorgangs gesendet wird, antwortet der angefragte Server mit einem HTTP-Status-Code. Dieser wird von Goobi ausgelesen und entscheidet über eine weitere Bearbeitung des Vorgangs. Generell gilt, dass erfolgreich beantwortete Anfragen zu einem Abschließen der jeweiligen Aufgabe führen. Ist die nächste im Vorgang befindliche Aufgabe eine automatische Aufgabe, so wird diese ausgeführt.

Mit der Option Schritt nach erfolgreichem HTTP Aufruf schließen kann eingestellt werden, ob die Aufgabe tatsächlich geschlossen werden soll, wenn der HTTP Aufruf erfolgreich war. Ist die Option nicht gewählt, so bleibt die Aufgabe im Status Offen.

Fehler-Status-Codes führen dazu, dass die Aufgabe im Fehlerzustand verbleibt und ein manueller Eingriff erforderlich ist. Fehler werden im Journal und in den Server-Log-Dateien protokolliert.

Im Bereich der HTTP-Status-Codes sind normalerweise alle Status-Codes < 400 als Erfolg und alle >= 400 als Fehler zu werten.

Es folgt eine Auflistung der häufigsten Status-Codes im Zusammenhang mit REST-APIs:

Erfolgreiche Status-Codes:

• 200 OK - Die Anfrage wurde erfolgreich bearbeitet oder der Datensatz wurde gefunden

• 201 Created - Die Ressource wurde erfolgreich erstellt

• 204 No Content - Die Anfrage wurde erfolgreich bearbeitet, die Antwort beinhaltet absichtlich keine Daten

Fehler-Status-Codes

• 400 Bad Request - Die Anfrage war nicht korrekt formatiert - Die Syntax sollte überprüft werden

• 401 Unauthorized - Für diese Anfrage ist eine Authentifizierung erforderlich (oder die angegebene Authentifizierung ist ungültig)

• 403 Forbidden - Diese Ressource existiert zwar, darf allerdings nicht angefragt werden

• 404 Not Found - Die Ressource existiert nicht - Möglicherweise ist die URL oder URI falsch

• 405 Method Not Allowed - Die falsche HTTP-Methode wurde verwendet (siehe oben)

• 429 Too Many Requests - Es wurden zu viele Anfragen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes gesendet

• 500 Internal Server Error - Der Server hat einen internen Fehler festgestellt, für den die Anfrage nicht direkt verantwortlich ist

• 501 Not Implemented - Der API-Endpunkt existiert nicht - Möglicherweise wird eine falsche API-Version verwendet

Darüber hinaus können einige weitere Status-Codes zurückgesendet werden. Die jeweilige Bedeutung kann in den betreffenden RFC-Standards nachgelesen werden. Bei speziellen Problemen sollte allerdings der zuständige Support kontaktiert werden.

Status

In diesem Dropdown-Menü kann der Status der Aufgabe manuell gesetzt werden. Üblicherweise werden bei einer Produktionsvorlage alle Aufgaben auf Gesperrt gesetzt und die erste auf Offen, damit später in jedem Vorgang bei der ersten Aufgabe mit der Bearbeitung begonnen werden kann. Im Laufe der Bearbeitung setzt Goobi alle geöffneten Aufgaben auf In Warteschlange oder In Bearbeitung und fertig bearbeitete Aufgaben auf Abgeschlossen. Im Falle eines Fehlers wird die Aufgabe automatisch auf Fehler gesetzt.

Zusätzlich gibt es die Option Deaktiviert, um eine Aufgabe ganz zu deaktivieren. Diese wird von Goobi beim Bearbeiten des Vorgangs übersprungen. Der der Status Fehler kann auch manuell verwendet werden, um anzuzeigen, dass eine Bearbeitung nicht wie gewünscht stattgefunden hat und gegebenenfalls wiederholt werden muss.

Beim Setzen des Status in einer Aufgabe in einem bereits existierenden und bearbeiteten Vorgang sollte hier unbedingt darauf geachtet werden, dass nicht durch das manuelle Öffnen oder Schließen von Aufgaben ungewollte Seiteneffekte durch automatische Aufgaben entstehen, die durch diesen Eingriff in den Workflow ausgelöst werden.

Batch Schritt

Diese Option kann aktiviert werden, wenn die aktuelle Aufgabe zusammen mit gleichartigen Aufgaben innerhalb eines Batches gruppiert und ausgeführt werden können soll.

Plugin für Arbeitsschritt

In diesem Dropdown-Menü wird ein Plugin ausgewählt, das für die aktuell bearbeitete Aufgabe verwendet werden soll. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, für was das hier ausgewählte Plugin verwendet werden kann. Verschiedene Möglichkeiten sind in anderen Unterkapiteln auf dieser Seite näher beschrieben.

Plugins können für automatische oder teilautomatische Aufgaben verwendet werden. In diesem Fall können Zeitverzögerungsplugins (intranda_delay_*), Validierungsplugins (intranda_validation_*), Exportplugins (intranda_export_*) oder andere Arten von Plugins ausgewählt werden. Auch Plugins, die eine eigene Benutzeroberfläche mitbringen und nicht bereits in einer der anderen Kategorien auf dieser Seite beschrieben sind, können hier ausgewählt werden (z.B. intranda_step_*).

Bei Aufgaben, die kein Plugin verwenden sollen, wird dieses Feld freigelassen.

Validierungsplugin

Eine Aufgabe kann so konfiguriert werden, dass beim Abschließen ein Validierungsplugin ausgeführt wird. Das entsprechende Plugin kann in diesem Feld eingestellt werden. Validierungsplugins beginnen üblicherweise mit dem Präfix intranda_validation_.

Plugin für Zeitverzögerung

Zeitverzögerungsplugins können als Aufgaben in den Vorgang eingebunden werden, um die automatische Bearbeitung für eine gewisse Zeit zu pausieren. Soll eine Aufgabe für die Zeitverzögerung genutzt werden, so muss diese Checkbox gesetzt und ein entsprechendes Plugin eingestellt werden.

Das entsprechende Plugin wird im Feld Plugin für Arbeitsschritt ausgewählt. Plugins, die für die Zeitverzögerung verwendet werden können, beginnen üblicherweise mit dem Präfix intranda_delay_.

Metadatenindex beim Abschließen aktualisieren

Diese Option kann aktiviert werden, wenn durch das Abschließen dieser Aufgabe Metadaten verändert worden sind und der Suchindex für den gesamten Datenbestand dieses Vorgangs aktualisiert werden soll.

Laufzettel als PDF-Datei herunterladen

Diese Option kann aktiviert werden, um in der Aufgabenübersicht das Generieren und Herunterladen einer Laufzettel-PDF-Datei für den aktuellen Zwischenstand des entsprechenden Vorgangs anzubieten. Dies kann praktisch sein, um den aktuellen technischen Stand des Vorgangs manuell zu überprüfen.

Nachdem Sie den Schritt der Paginierung vollständig abgeschlossen haben, erfolgt der Arbeitsschritt der Strukturierung.

Innerhalb dieses Arbeitsschrittes wird im Metadateneditor die Hierarchie sämtlicher relevanter Strukturelemente innerhalb des Werkes in einer baumartigen Aufstellung erfasst. Alle Strukturelemente, die für ein Werk erschlossen werden sollen, werden in diesem Arbeitsschritt mit einer möglichst exakten Typisierung versehen und dem entsprechenden übergeordneten Strukturelement zugewiesen. Im Falle einer Monographie kann dies z. B. bedeuten, dass mehrere Kapitel, ein Vorwort, ein Nachwort, ein Inhaltsverzeichnis oder andere Strukturelemente unterhalb des Strukturelementes Monographie hinzugefügt werden. Auch unterhalb dieser hinzugefügten Strukturelemente sind weitere Unterelemente vorstellbar, so dass der Metadateneditor gleichermaßen erlaubt, eine Hierarchie von Elementen mit beliebiger hierarchischer Tiefe zu erzeugen. Somit sind auch Unterkapitel innerhalb von Kapiteln realisierbar.

Um mit der Strukturdatenerfassung innerhalb des Metadateneditors zu beginnen, wechseln Sie in der Navigationsleiste zunächst auf den Bereich Strukturdaten. Anschließend erhalten Sie eine Übersicht mit den von Goobi bereitgestellten Optionen. Beachten Sie hierbei, dass sämtliche Veränderungen der Strukturdaten jeweils davon abhängen, welches Strukturelement im linken Strukturbaum aktuell ausgewählt ist. Das ausgewählte Strukturelement erkennen Sie daran, dass dieses fett hervorgehoben ist.

Der Metadateneditor verfügt über eine Navigationsleiste für die einzelnen Arbeitsschritte der Metadatenerfassung. Schalten Sie mit den Bereichen Paginierung, Strukturdaten, Metadaten und Austausch von Dateien zwischen den einzelnen Bearbeitungsmodi innerhalb des Editors um. Die im Folgenden detailliert beschriebenen Arbeitsschritte sollten dabei in der hier vorgegebenen Reihenfolge durchlaufen werden

Ein häufiger Arbeitsschritt in verschiedensten Digitalisierungsprojekten zahlreicher Einrichtungen ist, dass die Digitalisate zusammen mit ihren Struktur- und Metadaten, die zum Teil mit relativ großem Aufwand erfasst wurden, der Öffentlichkeit bereit gestellt werden. Solche Bereitstellungen von Digitalisaten können in verschiedenen Systemen erfolgen und sind von der Software Goobi unabhängig. Sie können somit auch auf einer ganz anderen Hardware in Betrieb genommen werden als sie für Goobi nötig ist. Die Übergabe der Digitalisate zusammen mit den Struktur- und Metadaten in Form einer METS-Datei an ein solches Document Management System (DMS) erfolgt durch Goobi in diesem Arbeitsschritt, entweder vollautomatisch oder semiautomatisch - je nach Konfiguration.

Im Falle eines semiautomatischen Arbeitsschrittes erfolgt der Export manuell und die Arbeitsweise entspricht für die zuständige Person der Benutzergruppe annähernd derjenigen, wie sie zuvor für die anderen Benutzergruppen beschrieben wurde. Nach dem Einloggen und dem Wählen einer Aufgabe aus der Liste Meine Aufgaben gelangt der Benutzer in die Details der übernommen Aufgabe. Dort findet er ähnlich wie bei den zuvor beschriebenen Aufgaben eine Oberfläche mit den Details zur Aufgabe und dem Vorgangslog für den Vorgang der gewählten Aufgabe vor. Im Bereich der Möglichen Aktionen steht dem Benutzer ein zusätzlicher Schaltknopf zur Verfügung, mit dem der eigentliche Export an das externe DMS-System gestartet werden kann.

Bitte beachten Sie, dass der Export der Digitalisate und der zugehörigen Struktur- und Metadaten abhängig von der Konfiguration und je nach Datenmenge längere Zeit in Anspruch nehmen kann. Für den Fall, dass Goobi so konfiguriert wurde, dass der Export in das DMS validiert werden soll, verhindert Goobi ein weiteres Arbeiten bis die Kommunikation zwischen Goobi und dem DMS abgeschlossen ist. Erst nach Abschluss dieser Kommunikation, die im Falle großer Datenmengen auch durchaus einige Minuten dauern kann, zeigt Goobi in der Benutzeroberfläche eine Information über den Abschluss des Exports an.

Im Falle eines Misserfolgs des Exports führt Goobi die ausführliche Fehlermeldung in der Oberfläche auf, die den erfolgreichen Export verhinderte. Solche potentiell auftretenden Fehler liegen zumeist in einer Verletzung der Regeln innerhalb der Struktur- und Metadaten. Je nach Konfiguration kann dem Benutzer innerhalb der Aufgabe für den Export in das DMS ebenfalls ein Zugriff auf die Struktur- und Metadaten in Form des Metadateneditors von Goobi gewährt werden, um solche Validierungsfehler selbst sofort zu beheben. In den häufigsten Fällen ist es jedoch so, dass in dieser Aufgabe auftretende Fehler zu dem Absenden einer Korrekturmeldung an die zuständige vorherige Arbeitsstation führen. Eine Beschreibung, wie eine solche Korrekturmeldung zwischen verschiedenen Arbeitsstationen innerhalb des Workflows stattfindet, finden Sie im Abschnitt Qualitätskontrolle.

Ist Goobi durch die Administratoren des Systems so konfiguriert, dass bei dem Export in das DMS nicht auf das Ende der Kommunikation zwischen Goobi und dem DMS gewartet werden soll, erfolgt durch Goobi unmittelbar nach dem Klick auf den Link Export in das DMS eine positive Rückmeldung, dass der Export erfolgreich im Hintergrund gestartet wurde. Eine Validierung der Ergebnisse findet im Hintergrund im Rahmen des Exports dennoch statt, sie ist allerdings innerhalb der Oberfläche von Goobi für den Benutzer nicht sichtbar und wird stattdessen mit den Systemereignissen in Form von Logdateien gespeichert. Eine unmittelbare Weiterarbeit mit Goobi ist somit für den Nutzer ohne zusätzliche Wartezeit sofort möglich, so dass anschließend auf den Link Diese Aufgabe abschließen geklickt werden kann. Die Aufgabe wird automatisch aus der Liste der eigenen Aufgabe in Goobi entfernt.

Seit der Version 1.9 von Goobi besteht neben der manuellen Exportmöglichkeit in das DMS auch die Möglichkeit, diesen Export vollautomatisch von Goobi durchführen zu lassen. In diesem Falle werden die Aufgaben des Exports in das DMS nur dann in der Aufgabenliste eines zuständigen Nutzers aufgeführt, wenn es zu einem Fehlerfall während dieses Exports kommt. Für den Regelfall eines korrekten Exportes, der bei korrekter Konfiguration von Goobi durch die Validierung der Arbeitsergebnisse der vorherigen Aufgaben sichergestellt ist, findet der Export vollautomatisch innerhalb des Workflows statt und aktiviert den nachfolgenden Arbeitsschritt nach Abschluss des Exports.

In Goobi 2.0 wurde der Export so angepasst, dass an dieser Stelle verschiedene Plugins integriert werden können. Dies erlaubt es, flexibel auf die Erfordernisse verschiedener Präsentationsumgebungen eingehen zu können. Um diesen Plugin-basierten Export nutzen zu können, muss ein Arbeitsschritt über die Einstellung Export DMS verfügen. Zusätzlich muss darüber hinaus jedoch ebenfalls das bereitgestellt Export-Plugin eingetragen sein. Wird hingegen kein spezieller Plugin-basierter Export innerhalb des Arbeitsschritts konfiguriert, wird stattdessen der Standard-Export genutzt.

Einer der Haupttätigkeitsbereiche für Nutzer mit bibliothekarischer Ausbildung im Bereich von Digitalisierungsprojekten besteht darin, dass die digitalisierten Objekte in ihrer umfassenden Tiefe erschlossen werden. Dies beinhaltet im Wesentlichen die Paginierung, die Strukturierung und die Metadatenerfassung.

Mitarbeiter von Digitalisierungsprojekten, die in Benutzergruppen für eine solche Struktur- und Metadatenerfassung zuständig sind, erledigen ihre Aufgaben in Goobi in ähnlicher Weise wie die zuvor beschriebenen Benutzergruppen der Scanoperateure und der Qualitätskontrolle.

Nach dem Einloggen klicken auch sie in der Menüleiste auf Meine Aufgaben. In der dort bereit gestellten Liste der Aufgaben wählen sie diejenige Aufgabe auf, die sie als nächstes bearbeiten möchten. Die Maske mit den Details zur ausgewählten Aufgabe unterscheidet sich nur unwesentlich von der Maske, die bei den Scanoperateuren oder den Personen der Qualitätskontrolle zuvor beschrieben wurde. Auch hier erhält der Benutzer allgemeine Eigenschaften zur Aufgabe im linken Bereich und in dem Bereich darunter das Vorgangslog für allgemeine Anmerkungen zu dem aktuellen Vorgang. Innerhalb des Bereichs der Möglichen Aktionen steht hier allerdings eine zusätzliche Aktion zur Verfügung. Der Link Metadaten bearbeiten bietet dem Nutzer die Möglichkeit, in den Metadateneditor von Goobi zu gelangen. Die genaue Funktionsweise und Bedienung des Metadateneditors ist aufgrund seiner Komplexität innerhalb dieses Handbuchs in einem eigenen Kapitel beschrieben.

Die weiteren von Goobi angebotenen Aktionen entsprechen den gleichen, wie sie zuvor bei den Arbeitsschritten Scannen und Qualitätskontrolle beschrieben wurden. Der Link Die Bearbeitung dieser Aufgabe abschließen führt beim Abschließen eine Validierung der Struktur- und Metadaten durch. Ein vollständiger Abschluss der Aufgabe ist nur dann möglich, wenn gegen konfigurierte Regeln, die für die Struktur- und Metadaten festgelegt wurden, nicht verstoßen wird.

Im Gegensatz zu den Scanoperateuren und den Mitarbeitern der Qualitätskontrolle arbeiten Benutzer im Bereich der Struktur- und Metadatenbearbeitung im Allgemeinen nicht direkt mit den Daten aus dem Dateisystem. Aus diesem Grund bietet Goobi an dieser Stelle keinen Zugriff auf die Digitalisate im Dateisystem innerhalb des Arbeitsverzeichnisses des Benutzers an. Auf Wunsch kann dies allerdings auch für Struktur- und Metadatenbearbeiter so konfiguriert werden, dass ein lesender Zugriff auf die Images zum Betrachten mit einem Programm für die Bildbetrachtung möglich ist. Beim Abschluss der Aufgabe würde in diesem Fall dann entsprechend das bereitgestellte Verzeichnis mit den Digitalisaten aus dem Arbeitsverzeichnis des Benutzers entfernt werden, um einen weiteren Zugriff auf die Digitalisate außerhalb des vorgesehenen Workflows zu verhindern.

Ein Scanoperateur, der in Goobi seine tägliche Arbeit verrichtet, unterscheidet sich in seiner Arbeitsweise unwesentlich von anderen Nutzern mit anderen Qualifikationen oder Tätigkeitsbereichen in Goobi. Allen gemein ist, dass sie sich in Goobi zunächst einloggen und anschließend in der Menüleiste auf den Menüpunkt Meine Aufgaben klicken.

Die Liste dieser Aufgaben enthält sämtliche Arbeitsschritte, für die der Scanoperateur aufgrund seiner Mitgliedschaft in Projekten und Benutzergruppen berechtigt ist. In der Liste seiner Aufgaben ist in der Spalte Aktionen erkennbar, in welchem Status sich die einzelnen Arbeitsschritte gerade befinden. Wie bereits in Abschnitt Meine Aufgaben beschrieben, ist für den einzelnen Nutzer sofort erkennbar, welche Aufgaben noch im Status auf offen stehen und auf die Bearbeitung durch einen Nutzer warten, oder welche sich bereits im Status In Bearbeitung durch die eigene oder eine anderer Person gleicher Berechtigung und gleicher Qualifikation befinden. Die Symbole in der Spalte Priorität weisen auf Korrekturmeldungen oder Prioritäten hin.

In der täglichen Arbeitsweise mit Goobi erfolgt die aufgabenorientierte Erledigung der Arbeit üblicherweise so, dass der Nutzer eine Aufgabe aus der Liste seiner angebotenen Aufgaben auswählt und auf die Schaltfläche Aktionen der zugehörigen Aufgabe klickt. Es öffnet sich eine Maske mit erweiterten Details zu der Aufgabe.

Neben einigen im linken oberen Bereich dargestellten allgemeinen Details zu der ausgewählten Aufgabe, die zur Bearbeitung übernommen wurde, bietet Goobi Ihnen im linken unteren Bereich das Vorgangslog, in das Sie beliebige Informationen eintragen können. Diese Informationen sind für sämtliche Bearbeiter sichtbar, die diesen vorliegenden Vorgang an späterer Stelle in einer anderen Aufgabe innerhalb des Workflows bearbeiten werden. Es handelt sich hierbei demnach um ein freies Kommunikationsfeld für allgemeine Anmerkungen oder Hinweise. So kann an dieser Stelle beispielsweise darauf hingewiesen werden, dass für das vorliegende Werk aufgrund seiner Beschaffenheit mit besonderer Vorsicht zu arbeiten ist, oder eine Besonderheit zu diesem Vorgang in Goobi von sämtlichen Bearbeitern an nachfolgende Arbeitsstationen zur Kenntnis genommen werden soll. Kommentare, die Nutzer manuell in dieses Vorgangslog eintragen, werden generell in grüner Farbe dargestellt.

Daneben besteht die Möglichkeit, Dateien zu diesem Vorgang hochzuladen, die ebenfalls innerhalb des Vorgangslogs aufgelistet werden. Im Gegensatz zu den Digitalisaten dienen diese Dateien nicht zur Beschreibung des Werkes selbst, sondern können Informationen über das Werk oder die zu beachtende Arbeitsweise enthalten. Zum Beispiel lassen sich hier Laufzettel oder Angebote der Restaurierungsdienstleister hochladen. Die somit hochgeladenen Dateien stehen ebenso wie die Kommentare für allen nachfolgenden Arbeitsschritte des Workflows zur Verfügung.

Darüber hinaus kann im oberen Bereich des Vorgangslogs auf den Dateibereich gewechselt werden. Hier werden somit die Dateien der verschiedenen Verzeichnisse eines Vorgangs aufgelistet. Abhängig von der jeweiligen Benutzerberechtigung können diese Dateien dort ebenfalls heruntergeladen und auch gelöscht werden. Im unteren Bereich des Vorgangslogs ist es möglich, eine Datei zum Hochladen auszuwählen. Nach deren Auswahl kann darüber hinaus eine optionale Beschreibung angefügt werden. Auch ist es möglich festzulegen, ob die Datei nur intern genutzt oder auch für den späteren Export mit berücksichtigt werden soll.

Informationen, die durch externe Applikationen oder Skripte zu dem aktuell dargestellten Vorgang übergeben wurden, werden innerhalb des Vorgangslogs mit unterschiedlichen Farben dargestellt. Die hierbei verwendeten Farben haben die folgenden Bedeutungen:

Farben innerhalb des Vorgangslogs

Rechts neben den allgemeinen Eigenschaften erscheinen je nach Konfiguration eines jeden Standortes, Projektes und Arbeitsschrittes verschiedene erweiterte Eigenschaften, die der Nutzer angeben soll oder unter Umständen auch als Pflichtangabe ausfüllen muss. So ist wie im vorliegenden Screenshot beispielsweise die Angabe über den verwendeten Öffnungswinkel oder das gewählte Scangerät als Pflichtangabe für einen Scanoperateur vorgegeben worden.

Nach der Annahme einer Aufgabe durch den Scanoperateur stellt Goobi in dem Arbeitsverzeichnis des Scanoperateurs ein Verzeichnis bereit, in dem der Scanoperateur seine Digitalisate speichern soll. Dieses Verzeichnis ist üblicherweise je nach Installation und Konfiguration auf dem lokalen Arbeitsplatzrechner des Benutzers als eine Festplatte in Form eines Netzlaufwerkes eingebunden. Nach der Übernahme einer Aufgabe befindet sich dort ein zusätzlicher Ordner, in den der Scanoperateur üblicherweise direkt hinein scannt.

Nach Fertigstellung der Arbeit, wenn also alle Digitalisate des physischen Werkes erzeugt und in den von Goobi angebotenen Ordner abgelegt worden sind, klickt der Nutzer in dem Bereich Mögliche Aktionen einfach auf den Link Die Bearbeitung dieser Aufgabe abschließen. Damit erkennt Goobi, dass die Arbeit abgeschlossen wurde, prüft das Vorhandensein von Grafikdateien innerhalb des bereitgestellten Verzeichnisses im Arbeitsverzeichnis des Benutzers, prüft die verwendete Benennung der dort eingestellten Dateien und schließt die Aufgabe für den Benutzer ab. Darüber hinaus entfernt Goobi aus dem Arbeitsverzeichnis des Benutzers das zwischenzeitlich bereitgestellte Verzeichnis für den Vorgang, so dass der Scanoperateur keinen weiteren Zugriff auf das Verzeichnis und die darin enthaltenen Digitalisate hat. Auf gegebenenfalls erforderliche Pflichtangaben - wie im Fall des oben aufgeführten Screenshots zum gewählten Öffnungswinkel und zu dem Scangerät - weist Goobi bei dem Versuch, die Aufgabe abzuschließen, automatisch hin und verhindert somit das Abschließen von Aufgaben, solange nicht alle erforderlichen Angaben durch den Benutzer vollständig angegeben wurden.

Stellen Sie während der Arbeit fest, dass Sie mit dem ausgewählten Vorgang nicht arbeiten möchten, so können Sie diese Aufgabe auch einfach wieder zurückgeben, womit der Arbeitsschritt in seinen ursprünglichen Status offen versetzt wird. Damit ist er erneut verfügbar für jeden anderen berechtigten Benutzer oder auch für den Scanoperateur selbst zu einem späteren Zeitpunkt. Diese Arbeitsweise kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn ein ausgewählter Vorgang einen zu großen Arbeitsaufwand mit sich bringt, der z.B. am letzten Tag vor dem Urlaub nicht mehr erfolgreich abgeschlossen werden kann und somit längere Zeit auch für andere Benutzer nicht zugänglich wäre.

Fällt Ihnen während der Arbeit auf, dass an einer der früheren Arbeitsstationen innerhalb des Workflows ein Fehler aufgetreten ist, dessen Behebung zur Fertigstellung Ihrer Arbeit Voraussetzung ist, so können Sie eine Korrekturmeldung an einen solchen früheren Arbeitsschritt zurücksenden. Dies ist erfahrungsgemäß im Fall von Scanoperateuren eher selten der Fall. Eine Beschreibung solcher Korrekturmeldungen erhalten Sie im Abschnitt Qualitätskontrolle.

Nach dem Abschließen einer Aufgabe gelangen Sie automatisch zurück zur Liste der eigenen Aufgaben, in der die eben abgeschlossene Aufgabe nun nicht mehr enthalten ist. Sie können somit mit der nächsten Aufgabe aus Ihrer Liste fortfahren.

Im Folgenden werden einige weitere Funktionen des METS-Editors erläutert, die unmittelbar Änderungen im Dateisystem der Bilder vornehmen. Aus diesem Grund sollten die nachfolgend beschriebenen Funktionen ausschließlich mit großer Sorgfalt verwendet werden.

Abhängig davon, welches Strukturelement aktiviert wurde, werden in der Box neues Strukturelement unterschiedliche Elemente für die Auswahl angeboten. Wählen Sie die Position, an der das neue Strukturelement eingefügt werden soll, unter den folgenden Optionen aus:

Positionen für neue Strukturelemente

Je nachdem, welche der vier Optionen Sie gewählt haben, wird die Liste der auswählbaren Strukturelemente variieren. Die Auswahl dieser Elemente hängt davon ab, wie der Goobi-Administrator das System speziell für das aktuelle Projekt mittels der frei konfigurierbaren Regelsätze definiert hat. Innerhalb bestimmter Strukturelemente können dadurch gezielt Struktur- und Metadaten vorgegeben werden, die in der Hierarchie erlaubt sind. Innerhalb eines Strukturelements Monographie ist z.B. das Strukturelement Zeitschriftenartikel nicht zu vergeben, während ein Kapitel durchaus zum normalen Umfang einer Monographie gehören dürfte. Abhängig von dieser Konfiguration wird also die Liste je nach aktuell im linken Navigationsbaum ausgewähltem Strukturelement aufgelistet.

Die schnellste Arbeitsweise, um in Goobi neue Strukturelemente hinzuzufügen, ist die Auswahl der Option Als letztes Subelement gefolgt von der Auswahl des gewünschten Strukturelements aus der bereitgestellten Liste. Navigieren Sie nun mittels der Bildnavigationsleiste oder der Tastenkombinationen durch das Imageset. Haben Sie die Startseite für das aktuell hinzuzufügende Strukturelement gefunden, so klicken Sie auf das kleine Bildsymbol neben dem Eingabefeld Erste Seite. Blättern Sie anschließend zwischen den Seiten, bis Sie die letzte Seite des aktuell hinzuzufügenden Strukturelements ermittelt haben. Klicken Sie nun auf das kleine Bildsymbol rechts neben dem Eingabefeld Letzte Seite. Durch das Klicken der Bildsymbole übernimmt Goobi automatisch diejenige Seite, die im rechten Bereich der Bildanzeige aktuell ausgewählt ist. Darüberhinaus bietet Goobi die Möglichkeit mittels der kleinen Pfeilsymbole neben dem Bildsymbol, die Seite des vorherigen bzw. nachfolgenden Bildes zu übernehmen. Auf diese Weise können Seiten zugewiesen werden, ohne dass dafür in der Bildanzeige unnötig oft geblättert werden muss. Klicken Sie anschließend auf Strukturelement hinzufügen, um dieses neue Strukturelement als jeweils letztes Subelement innerhalb des aktuellen Strukturelementes einzusetzen. Verfahren Sie auf diese Weise für alle hinzuzufügenden Strukturelemente und fügen diese jeweils als letztes Subelement an, um effizient Strukturelemente hinzuzufügen.

Möchten Sie innerhalb eines Strukturelements, das sie neu hinzugefügt haben, weitere Unterelemente erzeugen, so wählen Sie zunächst das übergeordnete Element aus, innerhalb dessen die hinzuzufügenden Strukturelemente eingefügt werden sollen. Verfahren Sie anschließend auf die gleiche Weise, indem Sie jedes Strukturelement als jeweils letztes Subelement hinten anfügen.

Auf diese Weise vergeben Sie in Goobi in einem Arbeitsschritt gleich zwei entscheidende Informationen: Einerseits erfassen Sie die digitale Struktur des Werkes, wie Sie es logisch beschreiben in Form von Kapiteln, Unterkapiteln, Vorwörtern, Nachwörter, Inhaltsverzeichnis oder anderen Strukturelementen, die in Ihrer Goobi-Installation individuell konfigurierbar sind. Auf der anderen Seite vergeben Sie gleichzeitig während des Hinzufügens von Strukturelementen die passenden Seitenbereiche für jedes einzelne Strukturelement.

Durch das Klicken auf das kleine Bildsymbol. bzw. die kleinen Pfeilsymbole neben den Textfeldern Erste Seite und Letzte Seite übernimmt Goobi automatisch die Start- und Endseite eines jeden Strukturelements und fügt diese dem Strukturelement zu. Somit ist innerhalb der im Hintergrund sich aufbauenden Metadatendatei vollständig bekannt, auf welchen Seitenbereichen welche Strukturelemente vorhanden sind. Für den späteren Fall der Darstellung dieser Digitalisate z.B. auf einer Webseite, ist es somit jederzeit möglich, gezielt alle Seiten eines speziellen Unterstrukturelementes anzuzeigen. Ein Download einer PDF-Datei eines Unterkapitels kann somit stets die korrekt zugewiesenen Seiten enthalten.

Bei einigen Strukturelementen werden unterhalb des ausgewählten Typs außerdem Eingabefelder angezeigt, um unmittelbar Metadaten zu dem Strukturelement zu vergeben. Welche Felder hierbei angezeigt werden (z.B. Haupttitel, Schlagworte o.ä.) hängt von dem gewählten Struktrutyp sowie der Konfiguration der Regelsätze in Goobi ab.

Bei der Paginierung handelt es sich um die Vergabe sogenannter Page Labels zu den Digitalisaten. Im Bereich der Digitalisierung ist die Paginierung dafür notwendig, dass einzelnen digitalisierten Seiten ihre aufgedruckte Seitennummer korrekt zugewiesen werden kann. Häufig wechseln gerade bei historischen Materialien die Seitenzählungen innerhalb eines Werkes. Oft fehlen aufgedruckte Seitenzahlen, Seitenzahlen wurden mehrfach vergeben oder die Paginierung wechselt im Werk mehrfach. Ein typisches Beispiel für eine solche wechselnde Paginierung ist beispielsweise, wenn der vordere Bereich eines Werkes mit römischen Seitenzahlen versehen ist und nach dem Inhaltsverzeichnis mit arabischen Seitenzahlen fortgesetzt wird.

Um die Paginierung für ein Werk zu bearbeiten, öffnen Sie im Metadateneditor mit einem Klick auf der Navigationsleiste den Bereich der Paginierung. Goobi ermittelt automatisch wie viele Bilder sich im Verzeichnis des aktuellen Vorgangs befinden und führt diese in einer Auflistung untereinander auf. Rechts daneben ist der Bereich, in dem die Paginierung für diese eingelesenen Images vergeben werden kann. Wie Sie in der Box Seitenauswahl sehen können, wurde durch Goobi zunächst festgelegt, dass alle Seiten fortlaufend arabisch nummeriert werden, beginnend bei der Zahl 1.

Navigieren Sie nun im rechten Bereich des Metadateneditors mittels der Tastenkombination oder der Bildernavigationsleiste durch das gesamte Imageset, um die aufgedruckte Paginierung der einzelnen Bilder zu ermitteln. In den meisten Fällen beginnen Bücher mit unpaginierten Seiten. Klicken Sie daher in der Box Seitenauswahl auf die erste Checkbox für das Image 1. Wählen Sie anschließend in der Box Paginierung festlegen in der Auswahlliste unnummeriert und klicken anschließend auf den Link Ab der ersten markierten Seite. Somit haben Sie dem gesamten Werk von der ersten bis zur letzten Seite als Paginierung zugewiesen, dass auf keiner Seite eine Seitenzahl aufgedruckt ist. Navigieren Sie nun durch die Seiten, bis Sie zur ersten paginierten Seite kommen.

Bitte beachten Sie, dass Sie sich für die Auswahl der Seiten stets an der Bildnummer orientieren und nicht an der aufgedruckten Seitennummer. Sie erkennen die Bildnummer daran, dass in Goobi zu jedem Bild stets zwei Bezeichnungen angezeigt werden: Links wird die Nummer der Datei innerhalb des Dateisystems angezeigt, die sogenannte Bildnummer. Gefolgt von einem Doppelpunkt wird rechts die aufgedruckte Seitenzahl angezeigt, das sogenannte Pagelabel. Orientieren Sie sich bitte immer an der Bildnummer - also der Zahl links vom Doppelpunkt - um eine versehentliche Auswahl falscher Seiten zu vermeiden, schließlich kann eine aufgedruckte Seitenzahl (das Pagelabel) in einem Werk mehrfach vergeben worden sein.

Nachdem Sie diejenige Seite ermittelt haben, ab der sich die Paginierung innerhalb des Werkes ändert, und die Checkbox dieser Seite markiert haben, wählen Sie in der Box Paginierung festlegen den gewünschten Paginierungstyp. Tragen Sie anschließend die aktuelle Seitenzahl (bzw. Seitenbenennung) ein und klicken erneut auf den Link Ab der ersten markierten Seite. Somit vergibt Goobi sämtlichen Images ab der gewählten Seite die gewünschte Seitenzahl fortlaufend hochgezählt.

Die Paginierung kann sich unter Umständen mehrfach im Werk ändern. Häufig sind ebenfalls ungezählte Seiten oder doppelte vergebene Seitenzahlen anzutreffen. Seiten, auf denen ein neues Strukturelement beginnt, wie z. B. ein neues Kapitel, auf dem jedoch keine Seitenzahl aufgedruckt ist, auf den Folgeseiten jedoch mit der Seitenzahl fortgesetzt wird, werden mit einer fingierten Paginierung versehen. Eine fingierte Paginierung ist daran zu erkennen, dass trotz fehlender Seitenzahl eine logische Zählung angenommen wird und daher die angenommene Seitenzahl mit eckigen Klammern versehen wird.

Für eine effiziente Paginierung nutzen Sie einfach die Tastenkombination, die im Abschnitt Übersicht über die Tastenkombinationen beschrieben wurde. Sie können insbesondere bei umfangreichen Werken, bei denen Sie nicht jede einzelne Seite prüfen können oder möchten, stichprobenartig sicherstellen, dass Ihre vergebene Paginierung tatsächlich übereinstimmt. In den meisten Fällen lassen sich Sprünge innerhalb der Paginierung relativ schnell herausfinden. Navigieren Sie dazu einfach mittels der Tastenkombinationen in 20er Schritten durch das Imageset und vergleichen Sie die ausgewählte Seite und deren aufgedruckte Seitenzahl mit denjenigen Paginierungen, die Sie durch die fortlaufende automatische Vergabe zugewiesen haben. Sprünge in der Paginierung erkennen Sie daran, dass die vergebene Paginierung nicht mehr synchron zu der tatsächlichen gedruckten Paginierung verläuft.

Alternativ können Sie auch jederzeit neben einer Seite innerhalb der Box Seitenauswahl auf das Icon zur Anzeige der gewünschten Seite anklicken. Unmittelbar darauf wird das zugehörige Bild im rechten Bereich angezeigt.

Goobi unterstützt für die Paginierung verschiedene Arten von Seitenzählungen. Neben der Vergabe von arabischen und fingierten arabischen Seitenzahlen, römischen und fingierten römischen Seitenzahlen, Freitexteingaben sowie unnummerierten Seiten, kann außerdem die Abfolge der fortlaufenden Zählung in Goobi beeinflusst werden. Innerhalb des Menüs der Box Paginierung festlegen lässt sich in Goobi festlegen, wie die Seitenabfolge im Buch tatsächlich auszusehen hat.

Folgende Seitenfolgen werden durch Goobi unterstützt:

Paginierungstypen des Metadateneditors

Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Struktur eines Dokuments ändern, haben Sie hierzu verschiedene Möglichkeiten.

Unter anderem ist hier das Verschieben von Strukturelementen an eine andere Stelle möglich. Wählen Sie hierzu zunächst einmal das zu verschiebende Strukturelement im Strukturbaum aus, indem Sie auf dieses Klicken. Verwenden Sie im Anschluß daran innerhalb der Box Ausgewähltes Strukturelement die Funktion Strukturelement nach oben schieben oder Strukturelement nach unten schieben, um das gewählte Element um jeweils eine Position in die gewünschte Richtung zu verschieben.

Soll hingegen das Strukturelement an eine andere Stelle innerhalb der Hierarchie bewegt werden, wählen Sie hierzu die Funktion Strukturelement an andere Stelle schieben. Im sich anschliessend öffnenden Dialog haben Sie nun die Möglichkeit festzulegen, wo das Element genau positioniert werden soll. Hierbei werden basierend auf dem Regelsatz von Goobi nur diejenigen Stellen auswählbar angeboten, an der das Element laut Regelsatz eingefügt werden darf.

Der Metadateneditor verfügt über einen Editor für OCR-Ergebnisse, mit dem die im Vorgang liegenden ALTO XML Dateien editiert werden können. Dieser Editor kann über einen Button in der oberen Menüleiste betreten werden:

Der ALTO-Editor legt sich über die übliche Oberfläche des Metadateneditors. Die Oberfläche besteht aus zwei wesentlichen Elementen. Links wird das Digitalisat angezeigt und rechts der automatisch erkannte OCR Text. Wenn man mit der Maus über das Bild oder über den Text rechts fährt, werden im Bild die erkannte Zeile und das erkannte Wort hervorgehoben:

Der Editor erlaubt es, die von der OCR erkannten Wörter zu korrigieren. Dazu kann einfach in den Text rechts geklickt und die Wörter wie von Texteditoren gewohnt verändert werden. Wenn sie ein Wort editieren, wird es gleichtzeitig auch links auf dem Digitalisat markiert. Wenn ein Wort schlecht lesbar ist, kann in der Bildanzeige mit dem Mausrad gezoomt werden. Außerdem kann über die Navigation unter dem Bild die zu bearbeitende Seite gewählt werden.

Um die Ergebnisse zu speichern, muss nur der grüne Button unten rechts geklickt werden. Um alle Änderungen rückgängig zu machen, kann der Editor einfach geschlossen werden.

Im Metdateneditor stehen verschiedene Tastenkombinationen zur Verfügung. Diese sind hier noch einmal zusammengetragen:

Sofern der serverseitige Austauschordner nicht leer ist, kann im Bereich für das serverseitige Importieren ein Ordner ausgewählt werden, aus denen die zu einem früheren Zeitpunkt exportierten Bilder nun in den aktuellen Vorgang importiert werden können.

Dazu muss definiert werden, an welche Stelle innerhalb der Paginierungssequenz die neue Datei eingefügt werden soll. Anschließend kann gewählt werden, ob die neuen Dateien als uncounted eingefügt werden sollen oder ob sie in die bestehende Paginierung integriert werden sollen.

Im Anschluss daran wird für jeden Ordner innerhalb des Austauschordners sein Pendant innerhalb des aktuellen Vorgangsordners gesucht. In diesen Ordner werden dann die gewählten Dateien importiert. Nach dem erfolgreichen Import der Dateien wird der Ordner im Austauschordner gelöscht.

Einmal erstellte Paginierungssequenzen können zu einem späteren Zeitpunkt erneut verändert werden. Dabei können einzelne Seiten oder mehrere Seiten auf einmal verschoben oder gelöscht werden. Dazu müssen zunächst die gewünschten Seiten in der Box Seitenauswahl ausgewählt werden. Wenn mindestens eine Seite auf diese Weise markiert wurde, stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

Unabhängig von der Auswahl einer Seite steht darüber hinaus ebenso die folgende Funktion zur Verfügung:

Wenn eine oder mehrere Seiten nach oben verschoben werden, tauscht jede Seite mit dem Vorgänger in der Paginierung ihren Platz. Dabei werden alle Einstellungen und Seitenzuweisungen des Vorgängers übernommen. Wenn Seiten nach unten verschoben werden, tauschen sie auf die gleiche Art ihren Platz mit dem Nachfolger in der Paginierung.

Ist von diesen Änderungen das aktuell angezeigte Bild betroffen, wird die Bildnummer in der Seitenanzeige automatisch aktualisiert. Das angezeigte Bild bleibt bestehen.

Neben dem Verschieben von Dateien ist es auch möglich, ausgewählte Dateien zu löschen. Dabei wird die ausgewählte Seite aus der Metadatendatei komplett entfernt. Dies betrifft sowohl die Dateinamen-Zuweisung als auch die Zuordnung zu Strukturelementen oder zugeordnete Metadaten.

Zusätzlich wird die Datei aus allen Ordnern des Vorgangs gelöscht. Die Suche der zu löschenden Dateien aus allen Vorgangs-Ordnern erfolgt auf Basis des Dateinamen, der ausgewählt wurde. Dabei werden in den vorhandenen Ordnern nach den Dateien gesucht, die dem Dateinamen mit Ausnahme einer eventuell abweichenden Dateiendung entsprechen.

Das Löschen erfolgt in allen Unterordnern der Verzeichnisse ocr und images. Sollte das aktuell angezeigte Bild gelöscht worden sein, wird stattdessen das erste Bild angezeigt. Ansonsten wird die Bildnummer aktualisiert.

Damit auch Systeme, die nicht auf der Sequenz der Dateinamen in der METS-Datei basieren, weiterhin in der Lage sind, die Objekte in der richtigen Reihenfolge zu zeigen, gibt es die Funktion, die Dateinamen neu zu erzeugen. Dabei werden auf Basis der Reihenfolge in der METS-Datei alle Dateien acht-stellig durchnummeriert. Diese Umbenennung erfolgt ebenfalls in allen Ordnern des Vorgangs.

Mit dieser Funktion kann eine Datei aus dem aktuellen Ordner des Vorgangs auf den Computer des Nutzers heruntergeladen werden. Dabei kann der Nutzer die gewünschte Datei auswählen und erhält den Dialog zum Speichern von Dateien seines Browsers angezeigt.

Mit dieser Funktion kann eine Datei vom Computer des Nutzers in einen gewählten Ordner des Vorgangs hochgeladen werden.

Dazu muss der Nutzer eine Datei angeben und auswählen, an welche Stelle innerhalb der Paginierungssequenz die neue Datei eingefügt werden soll. Anschließend kann gewählt werden, ob diese neue Datei als uncounted eingefügt werden soll oder ob sie in die bestehende Paginierung integriert wird. Mit Datei hochladen wird die Datei in den aktuell ausgewählten Ordner des Vorgangs eingefügt. Wenn dieser aktuelle Order der media-Ordner ist, wird ebenfalls die Paginierungssequenz aktualisiert. Dabei wird die Datei an der ausgewählten Stelle eingefügt und entsprechend entweder als unnummeriert angelegt oder in die bestehende Paginierung integriert. Wenn die Datei integriert wird, wird die Zählung für nachfolgende Seiten um eins erhöht. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang allerdings, dass die jeweils letzte Datei innerhalb der Paginierung keine Paginierung vergeben bekommt. Stattdessen ist diese letzte Datei nicht paginiert und muss in der Paginierung gegebenenfalls noch einmal gesondert geändert werden.

Existiert im ausgewählten Ordner bereits eine Datei mit dem gleichen Namen wie die Datei, die hochgeladen werden soll, kann die Datei nicht hochgeladen werden und dem Nutzer wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Auf dem Goobi Server wird automatisch innerhalb des konfigurierten Ordners tempfolder ein Unterordner fileupload erzeugt. Dieser Ordner dient dem serverseitigen Austausch von Dateien zwischen Vorgängen.

In diesem Bereich des METS-Editors können eine oder mehrere Seiten ausgewählt werden, die in den Austauschordner exportiert werden sollen. Dabei wird im Austauschordner ein Ordner mit dem Titel des aktuellen Vorgangs angelegt. Die ausgewählten Seiten werden in allen Bildverzeichnissen (Derivaten) des aktuellen Vorgangs gesucht und in den Vorgangsordner des Austauschordners exportiert.

Optional können für den Export ebenfalls alle ausgewählten Seiten des aktuellen Vorgangs gelöscht werden. Das Löschen wird dann sowohl für die Dateinamen-Zuweisung als auch die Zuordnung zu Strukturelementen oder die zugeordneten Metadaten angewendet. Zusätzlich wird die Datei aus allen Ordnern des Vorgangs gelöscht.

Sollte das aktuell angezeigte Bild gelöscht worden sein, wird stattdessen das erste Bild des Vorgangs angezeigt. Andernfalls wird lediglich die markierte Bildnummer aktualisiert.

Innerhalb von Goobi besteht auch die Möglichkeit, Strukturelemente aus der METS-Datei eines Vorgangs in einen anderen Vorgang zu kopieren. Klicken Sie hierzu in der Box Ausgewähltes Strukturelement auf die Funktion Strukturelement eines anderen Vorgangs importieren. Im Anschluss daran kann aus der angebotenen Baumansicht das zu kopierende Strukturelement ausgewählt und innerhalb der aktuellen METS-Datei der Zielort angegeben werden.

Tragen Sie zunächst den Namen des Vorgangs ein, von dem Sie die Daten übernehmen möchten und klicken anschließend auf Vorgang suchen.

Im Anschluss daran haben Sie die Möglichkeit, ein oder mehrere Strukturelemente des ausgewählten Vorgangs auszuwählen, indem Sie auf diese klicken. Nach der Auswahl gelangen Sie mit der Schaltfläche Weiter zum Strukturbaum des aktuell geöffneten Vorgangs.

Wählen Sie nun hier dasjenige Strukturelement aus, in das die zuvor ausgewählten Strukturelemente des anderen Vorgangs eingefügt werden sollen. Beachten Sie hierbei, dass nur diejenigen Strukturelemente als Ziel ausgewählt werden können, die laut Regelsatz die kopierten Elemente enthalten dürfen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang ebenso, dass durch diese Funktionalität ausschließlich die logischen Strukturelemente aus einem anderen Vorgang kopiert werden. Bilder und Seitenzuweisungen werden hingegen in diesem Kopiervorgang nicht übernommen.

Ein Goobi-Anwender mit erweiterten Rechten erhält innerhalb von Goobi in der Menüleiste Zugriff auf einige zusätzliche Menüpunkte, um Daten zu verändern, die beispielsweise projektübergreifend oder auch nutzer- oder nutzergruppenübergreifend sind. Solche Änderungen sind ausschließlich denjenigen Nutzern vorbehalten, die hierfür die erforderlichen erweiterten Verwaltungsrechte in Goobi zugewiesen bekommen haben.

Im folgenden erhalten Sie einen ausführlichen Einblick in das Anlegen von Workflows, das Verwalten von Projekten, Benutzern, Benutzergruppen, Controllingfunktionen, Regelsätzen sowie in weitere Bereiche.

Eine wesentliche Komponente von Goobi ist die Integration sowohl von Goobi als auch der angeschlossenen zusätzlichen Dienste an ein zentrales Authentifizierungssystem. Diese Authentifizierung erfolgt in den meisten Fällen über einen bereitgestellten LDAP-Server. Mittels dieses zentralen LDAP-Servers können Nutzer mit einem einzigen Nutzerkonto mit nur einem Login und einem Passwort in verschiedenen Systemen arbeiten.

Im Fall von Goobi ist es somit möglich, sich mit dem eigenen Nutzerkonto in Goobi einzuloggen, aber auch direkt auf das Arbeitsverzeichnis zuzugreifen, innerhalb dessen Goobi für die Nutzer Daten zur Bearbeitung bereitstellt.

Der Zugriff auf das Arbeitsverzeichnis erfolgt im Hintergrund über einen Samba-Server, der die jeweilige Nutzeranfrage über den zentralen LDAP-Server authentifiziert. Zur Konfiguration der LDAP-Gruppen klicken Sie in der Menüleiste auf den Menüpunkt Administration und öffnen dort LDAP-Gruppen. Sie erhalten somit eine Übersicht über sämtliche in Goobi festgelegten LDAP-Gruppen. In den meisten Fällen ist lediglich eine LDAP-Gruppe konfiguriert worden.

Klicken Sie auf das Icon zur Bearbeitung einer der konfigurierten LDAP-Gruppen, so gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske. Innerhalb dieser können Sie die einzelnen Parameter für die LDAP- Authentifizierung konfigurieren.

Nach der Änderung der jeweiligen Parameter der LDAP-Gruppe führt ein Klick auf die Schaltfläche Speichern zurück zur Liste der LDAP-Gruppen und übernimmt die Änderungen. Ein Klick auf die Schaltfläche Löschen löscht die aktuell ausgewählte LDAP-Gruppe dauerhaft aus Goobi. Bitte beachten Sie hierbei, dass Nutzer sich anschließend nicht mehr authentifizieren können. Eine weitere Arbeit mit Goobi ist nach Fehlkonfiguration einer LDAP-Gruppe oder Löschen einer LDAP-Gruppe nicht mehr möglich.

Wählen Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Administration den Punkt Benutzer aus, um all diejenigen Benutzer zu verwalten, die mit Ihrem Goobi arbeiten sollen. Sie erhalten zunächst eine Übersicht über all diejenigen Benutzer, die bereits in Goobi angelegt sind. In der Spalte Benutzer wird Ihnen hier der ausgeschriebene Vor- und Nachnamen jedes erfassten Benutzers angezeigt. Die Spalte Standort liefert Ihnen Informationen, in welcher Einrichtung oder Stadt der Benutzer sich befindet. In der Spalte Benutzergruppen erfolgt ein Überblick darüber, in welchen Benutzergruppen die jeweilige Person Mitglied ist. Innerhalb der Spalte Projekte wird ersichtlich, innerhalb welcher Projekte die einzelnen Nutzer als Projektmitglied eingetragen sind.

In der Spalte Aktionen besteht die Möglichkeit, einen einzelnen Benutzer zu bearbeiten. Auch haben Sie an dieser Stelle als Administrator die Gelegenheit, in die Rolle eines ausgewählten Benutzers zu wechseln.

Klicken Sie für diesen Rollenwechsel einfach auf das Icon Benutzerprofil laden in der Spalte Aktionen. Dadurch ändern Sie als Administrator Ihre Rechte sowie Ihre Rolle zu derjenigen der ausgewählten Person. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, für Testzwecke zu prüfen, wie sich Goobi für einen einzelnen bestimmten Nutzer verhält. Dies könnte insbesondere dann sinnvoll sein, wenn einzelne Benutzer über Probleme berichten, die sich nicht nachvollziehen lassen. Der Wechsel in die Rolle und die Rechte eines spezifischen Benutzers erlaubt Ihnen, die Oberflächen in exakt der gleichen Weise vorzufinden wie der Benutzer sie sieht, ohne dass dieser Ihnen seine Zugriffsdaten, insbesondere sein Passwort, nennen muss.

Oberhalb der Auflistung aller Benutzer bietet Goobi Ihnen die Möglichkeit, die Anzeige der aktuellen Nutzer zu erweitern, indem auch diejenigen Benutzer angezeigt werden können, deren Status auf inaktiv gesetzt wurde. Klicken Sie hierfür auf die Checkbox Nur aktive Nutzer zeigen und deaktivieren Sie somit die Einschränkung auf die aktiven Nutzer.

Der Filter oberhalb der Tabelle erlaubt Ihnen, auch in umfangreichen Benutzerauflistungen einen bestimmten Benutzer schnell aufzufinden. Geben Sie hierzu einfach einen Teil des Vor- oder Nachnamens ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe anschließend mit der Eingabetaste.

Möchten Sie einen neuen Benutzer in Goobi hinzufügen, klicken Sie auf den Link Neuen Benutzer anlegen unterhalb der tabellarischen Auflistung. Möchten Sie einen bereits vorhandenen Benutzer von Goobi bearbeiten, so klicken Sie auf das erste Icon der Spalte Aktionen des gewünschten Benutzers.

In der Maske für die Bearbeitung eines einzelnen Benutzers haben Sie die Möglichkeit sämtliche Details der gewünschten Person zu bearbeiten. Neben dem Nachnamen, dem Vornamen und dem Standort vergeben Sie an dieser Stelle ebenfalls einen Login, der in Goobi verwendet werden soll, sowie ein Passwort.

Sofern Goobi in der Hauptkonfiguration so eingestellt wurde, dass Goobi die Benutzer gegen einen konfigurierten LDAP authentifiziert, muss für jeden einzelnen Benutzer hier festgelegt werden, welcher LDAP-Server für die Authentifizierung verwendet werden soll.

In dem Eingabefeld für die Sprache der Metadaten kann als Freitext ein Sprachcode verwendet werden. Bitte beachten Sie hierfür, dass der verwendete Sprachcode exakt mit demjenigen übereinstimmen muss, der innerhalb des Regelsatzes definiert wurde, mit dem der Benutzer im Goobi-METS-Editor arbeiten wird. Im Fall der folgenden Abbildung muss entsprechend in den Regelsätzen eine Lokalisierung der Metadaten- und Strukturdatenbezeichnungen (language) für die Sprache Englisch mit dem Sprachcode en vorhanden sein. Wenn das Feld leer gelassen wird, wird im Metadateneditor die Sprache des Browsers benutzt.

Lokalisierung des Metadatums 'logicalPageNumber' für mehrere Sprachen innerhalb eines Regelsatzes

<MetadataType>
    <Name>logicalPageNumber</Name>
    <language name="de">logische Seitenzahl (gedruckte Seitenzahl)</language>
    <language name="en">logical page number</language>
    <language name="es">número de página lógico</language>
</MetadataType>

Legen Sie in der Maske zur Bearbeitung des Benutzers ebenfalls fest, ob das Benutzerkonto des Benutzers aktiv oder inaktiv sein soll. Sie können somit konfigurieren, dass bereits bestehende Benutzerkonten zwar weiterhin in Goobi erhalten bleiben, die jeweiligen einzelnen Benutzer jedoch keinen weiteren Zugriff mehr auf ihren Benutzeraccount in Goobi haben sollen.

Dies ist insbesondere dafür wichtig, dass bestehende Informationen aus bereits bearbeiteten Werken und auch statistische Abfragen nicht beeinträchtigt werden, indem einzelne Nutzer aus der Datenbank gelöscht werden. Somit gewährleisten Sie, dass auch in Zukunft Informationen über Werke, deren Workflow bereits vor längerer Zeit abgeschlossen wurde, genau analysiert werden können und auch ermittelt werden kann, welche Person wann einen bestimmten Arbeitsschritt durchgeführt hat. Dies könnte insbesondere im Fehlerfall eine große Hilfe sein.

Die Checkbox Massendownload ermöglicht für einen einzelnen Benutzer ein besonderes Verhalten in Goobi für die Bearbeitung der eigenen Aufgaben. Sie erlaubt, dass ein Benutzer innerhalb der eigenen Aufgaben unterhalb der Auflistung der eigenen Aufgaben eine umfangreichere Liste an möglichen Aktionen erhält, die es dem Benutzer erlaubt, mit nur einem Klick gleichzeitig mehrere einzelne Aufgaben gemeinsam anzunehmen und sie beispielsweise im automatisierten Verfahren zusammen zu bearbeiten.

Nach Abschluss solcher Arbeiten, dies könnte zum Beispiel eine automatisierte Imageoptimierung im Batchbetrieb sein, verschiebt der jeweilige Benutzer innerhalb seines Arbeitsverzeichnisses, die Bände in das von Goobi bereitgestellte Verzeichnis für den Massenupload. Häufig heißt dieses Verzeichnis fertig, done oder ähnlich. Dies kann in jeder Goobi-Installation individuell konfiguriert werden.

Durch das Verschieben mehrerer Verzeichnisse zugehöriger Aufgaben in das Massenupload-Verzeichnis kann der Benutzer durch nur einen einzigen Klick innerhalb der möglichen Aktionen sämtliche bereitgestellte Aufgaben abschließen, für die sich ein zugehöriger Ordner im Massenupload-Verzeichnis befindet. Somit erlaubt Goobi dem Benutzer auch große Mengen an Aufgaben gemeinsam anzunehmen und abzuschließen.

Mit seinem granularen Rechtesystem gewährleistet Goobi, dass jede Person nicht nur in einzelnen Projekten Mitglied ist, sondern auch, dass jeder Nutzer in unterschiedlichen Rollen in Goobi unterwegs sein kann. Dabei kann jede Person zugleich mehrere Rollen wahrnehmen. Rollen lassen sich in diesem Zusammenhang auch verstehen als Qualifikation oder Fertigkeit. Welche Rollen in Goobi definiert wurden, lässt sich im Bereich der Benutzergruppen festlegen. Klicken Sie für den ausgewählten Benutzer einfach auf den Button Benutzergruppen hinzufügen, um dem Benutzer weitere Rollen zuzuweisen.

Wählen Sie in dem geöffneten Dialogfenster nun all diejenigen Benutzergruppen aus, die sie dem Benutzer zuordnen möchten, und klicken Sie auf das entsprechende Icon, um die Auswahl zu übernehmen. Nachfolgend sehen Sie, dass der Benutzer diesen Benutzergruppen zugewiesen wurde. In gleicher Weise verfahren Sie ebenfalls mit den Projekten, in denen der aktuell ausgewählte Benutzer Mitglied sein soll.

Möchten Sie die Person aus einer einzelnen Benutzergruppe oder Projekt entfernen, so klicken Sie einfach auf das Symbol zum Löschen neben der jeweiligen Benutzergruppe oder dem Projekt. Zur dauerhaften Übernahme der vorgenommenen Einstellungen für den Benutzer klicken Sie anschließend auf den Schaltknopf Speichern.

update benutzer set superadmin = true where BenutzerID=123456;

Goobi benötigt für die flexible Handhabung der frei konfigurierbaren Workflows und der damit involvierten Benutzer, dass verschiedene Benutzergruppen festgelegt werden. Solche Benutzergruppen lassen sich verstehen als Rollen, Tätigkeiten oder Qualifikationen, die einzelne Personen innerhalb von Workflows haben können. Typische Beispiele für solche Benutzergruppen oder Rollen können unter anderem beispielsweise Scanoperateure, Metadatenbearbeiter oder Administratoren sein. Definieren Sie in Goobi diese Gruppen frei, um diese anschließend einzelnen Benutzern zuordnen zu können. Sie gelangen in die Auflistung der bestehenden Benutzergruppen, indem Sie über den Menüpunkt Administration in der Menüleiste den Menüpunkt Benutzergruppen auswählen. In der somit geöffneten Liste der Benutzergruppen werden nun all diejenigen Gruppen angezeigt, die bereits in Goobi festgelegt wurden. Zu jeder dieser festgelegten Benutzergruppe lassen sich alle Benutzer auflisten, die dieser Benutzergruppe zugewiesen wurden. Klicken Sie für diese Auflistung einfach auf das kleine Symbol vor jeder aufgelisteten Benutzergruppe. Anschließend erhalten Sie Einsicht in alle zugewiesenen Benutzer.

Zusätzliche Benutzergruppen können Sie erzeugen, indem Sie einfach auf den Link Neue Benutzergruppe anlegen klicken. Bestehende Benutzergruppen hingegen lassen sich bearbeiten, indem in der Spalte Aktionen auf das Editieren-Icon geklickt wird.

Innerhalb der Bearbeitungsmaske muss für eine Benutzergruppe stets ein Titel vergeben werden. Dieser kann frei ausgewählt werden. Beachten Sie hierbei, dass Sie diesen Titel möglichst sprechend wählen, um Ihnen und anderen Administratoren in Goobi eine bessere Übersicht zu gewährleisten.

Zu jeder definierten Benutzergruppe können nun sehr granulare Berechtigungen vergeben werden. Diese können im rechten Bereich des Formulars durch einen einfachen Klick auf eine Berechtigung hinzugefügt werden. Ein Klick auf eine Berechtigung im linken Bereich entfernt diese wieder aus der Benutzergruppe.

Folgende Berechtigungen stehen für die Auswahl zur Verfügung:

Berechtigungen auf administrativer Ebene

Administrationsmenü

Diese Berechtigung erlaubt es dem Nutzer des Menü Administration zu sehen und Menüpunkte darin zu verwenden.

Administrative Aufgaben

Diese Berechtigung erlaubt den Zugriff auf die administrative Maske, in der allen eingeloggten Nutzern eine Nachricht gesendet werden kann.

Laufzettel

Diese Berechtigung erlaubt die Auflistung und Bearbeitung von Laufzetteln.

LDAP Gruppen

Diese Berechtigung erlaubt die Auflistung und Bearbeitung von LDAP Gruppen.

Administrationsplugins

Diese Berechtigung erlaubt die Ausführung von Administrationsplugins, sofern diese installiert sind und keine besonderen individuellen weiteren Rechte erfordern.

Projekte

Diese Berechtigung erlaubt die Auflistung und Bearbeitung von Projekten.

Regelsätze

Diese Berechtigung erlaubt die Auflistung und Bearbeitung von Regelsätzen.

Benutzergruppen

Diese Berechtigung erlaubt die Auflistung und Bearbeitung von Benutzergruppen und Ihrer Berechtigungen.

Benutzer

Diese Berechtigung erlaubt die Auflistung und Bearbeitung von Benutzern.

Benutzerwechsel erlauben

Diese Berechtigung erlaubt es, in das Benutzerkonto eines anderen Goobi-Nutzers zu wechseln, ohne dessen Login-Daten verwenden zu müssen. Vorbedingung hierfür ist jedoch, dass ebenfalls die Berechtigung Benutzer sowie Administrationsmenü vorliegen.

Aktive Benutzer sehen

Diese Berechtigung erlaubt die Anzeige einer Information, wie viele Nutzer derzeit in Goobi aktiv arbeiten.

Aktive Benutzer im Detail sehen

Diese Berechtigung erlaubt, dass neben der Anzeige der Anzahl der aktiven Nutzer in Goobi detailliert aufgelistet werden kann, um welche Nutzer es sich hierbei genau handelt und wann sie das letzte Mal Aktivität zeigten.

Dateien aus Vorgangslog löschen

Mit dieser Berechtigung hat der Nutzer die Möglichkeit, Dateien zu löschen, die für einem Vorgang innerhalb des Vorgangslogs oder in eines der Verzeichnisse import/, export/ bzw. source/ hochgeladen wurden.

Benachrichtigungen bei allen Statusänderungen

Nutzer mit dieser Berechtigung können konfigurieren, für welche Statusänderungen sie informiert werden möchten. Innerhalb der Benutzereinstellungen jedes Nutzers stehen hierfür Felder zur Verfügung, die die Benachrichtigung für Statusänderungen per Mail festlegen. Eine Benachrichtigung ist für den Statuswechsel von Aufgaben für folgende Fälle möglich:

• Wenn Aufgaben für die Bearbeitung bereit stehen werden

• Wenn Aufgaben für die Bearbeitung durch einen Nutzer angenommen werden

• Wenn Aufgaben abgeschlossen wurden

• Wenn Aufgaben einen Fehlerstatus erreichen

Berechtigungen für Statistiken

Statistikmenü

Diese Berechtigung erlaubt es dem Nutzer des Menü Statistiken zu sehen und Menüpunkte darin zu verwenden.

Allgemeine Statistiken

Diese Berechtigung gewährleistet Zugriff auf die Standard-Statistiken, die innerhalb von Goobi vorliegen.

Statistikplugins

Diese Berechtigung erlaubt, dass zusätzlich installierte Statistikplugins aufgerufen werden dürfen.

Berechtigungen für Aufgaben

Aufgabenmenü

Diese Berechtigung erlaubt es dem Nutzer des Menü Meine Aufgaben zu sehen und damit zu arbeiten.

Aufgabenliste

Diese Berechtigung erlaubt die Anzeige und Arbeit mit der eigenen Aufgabenliste des Nutzers.

METS-Editor - Paginierung

Diese Berechtigung legt für Benutzer mit Zugriff auf den internen Metadateneditor fest, ob darin mit dem Bereich Paginierung gearbeitet werden darf.

METS-Editor - Strukturdaten

Diese Berechtigung legt für Benutzer mit Zugriff auf den internen Metadateneditor fest, ob darin mit dem Bereich Strukturdaten gearbeitet werden darf.

METS-Editor - Metadaten

Diese Berechtigung legt für Benutzer mit Zugriff auf den internen Metadateneditor fest, ob darin mit dem Bereich Metadaten gearbeitet werden darf.

METS-Editor - Dateien

Diese Berechtigung legt für Benutzer mit Zugriff auf den internen Metadateneditor fest, ob darin mit dem Bereich Dateien gearbeitet werden darf.

Berechtigungen für Workflows

Workflowmenü

Diese Berechtigung erlaubt es dem Nutzer des Menü Workflow zu sehen und Menüpunkte darin zu verwenden.

Vorgangssuche

Diese Berechtigung steuert, ob der Nutzer die Suchmaske zum Suchen von Vorgängen benutzen darf.

Anzeige von Vorgängen anderer Projekte

Diese Berechtigung legt fest, ob ein Nutzer auch Vorgänge sehen darf, in denen er selbst nicht Mitglied ist.

Batches

Diese Berechtigung legt fest, ob der Nutzer Vorgänge zu Batches gruppieren oder bestehende Batches verändern darf.

Workflow Details einsehen

Diese Berechtigung legt fest, ob ein Nutzer von einem Vorgang dessen Details sehen darf.

Workflow Details bearbeiten

Diese Berechtigung legt fest, ob ein Nutzer von einem Vorgang dessen Details sehen und bearbeiten darf.

Workflowplugins

Diese Berechtigung erlaubt, dass zusätzlich installierte Workflowplugins aufgerufen werden dürfen.

Berechtigungen für Produktionsvorlagen

Auflistung der Produktionsvorlagen

Diese Berechtigung steuert, ob ein Nutzer Zugriff auf die Auflistung der Produktionsvorlagen haben darf.

Duplizieren von Produktionsvorlagen

Diese Berechtigung legt fest, ob ein Nutzer eine bestehende Produktionsvorlage duplizieren darf, um somit eine neue Produktionsvorlage zu erzeugen.

Erzeugen von Produktionsvorlagen

Diese Berechtigung legt fest, ob ein Nutzer neue Produktionsvorlagen erstellen darf.

Einzelimporte

Mit dieser Berechtigung ist es dem Nutzer möglich, auf der Basis bestehender Produktionsvorlage neue Vorgänge einzeln zu erzeugen

Massenimporte

Mit dieser Berechtigung ist es dem Nutzer möglich, auf der Basis bestehender Produktionsvorlage neue Vorgänge mittels Durchführung eines Massenimports zu erzeugen.

Berechtigungen für Vorgänge

Auflistung der Vorgänge

Mit dieser Berechtigung hat der Nutzer die Möglichkeit, sich Vorgänge auflisten zu lassen.

Produktionsvorlage nachträglich ändern

Mit dieser Berechtigung hat der Nutzer die Möglichkeit für einen bestehenden Vorgang nachträglich die zu verwendende Produktionsvorlage zu ändern.

Download von Vorgangsinformationen

Mit dieser Berechtigung hat der Nutzer die Möglichkeit, sich Vorgangsinformationen als XML-Datei herunterzuladen.

Export von Vorgängen

Mit dieser Berechtigung ist es dem Nutzer möglich, einen tabellarischen Export eine Vorgangsliste durchzuführen.

Verlinkung von Vorgängen in Homeverzeichnis

Mit dieser Berechtigung kann festgelegt werden, ob ein Nutzer für einen gewünschten Vorgang eine Verlinkung der Daten in sein Homeverzeichnis erzeugen darf.

Anzeige deaktivierter Projekte

Mit dieser Berechtigung kann festgelegt werden, ob ein Nutzer auch Vorgänge von deaktivierten Projekten sehen darf.

Anzeige abgeschlossener Vorgänge

Mit dieser Berechtigung kann festgelegt werden, ob ein Nutzer auf abgeschlossene Vorgänge Zugriff erhalten soll.

Alle GoobiScripte ausführen

Mit dieser Berechtigung erhält der Nutzer die Rechte, sämtliche GoobiScripts über eine Anzahl an Vorgängen anwenden zu dürfen.

Individuelle GoobiScripte

Es besteht die Möglichkeit, dass Benutzergruppen gezielt Rechte zur Ausführung ausgewählter GoobiScripte erhalten können. Hierfür erfolgt die Zuweisung der Berechtigung nicht durch einen Klick auf eines der angezeichten Rechte im rechten Bereich. Stattdessen erfolgt die Nennung des zu erlaubenden GoobiScripts in dem rechten Eingabefeld und wir mit einem Klick auf dem Button mit Plus-Icon übernommen. Die Zuweisung der Berechtigung erfolgt dabei so, dass goobiscript_ gefolgt von dem Namen des konkreten GoobiScripts eingetragen wird.

Entsprechend sind beispielhaft folgende Berechtigungen zuweisbar:

Sämtliche Objekte, die innerhalb von Goobi durch verschiedene Digitalisierungsworkflows laufen und dabei ihren individuellen Fortschrittstatus haben, sind über den Bereich Vorgänge einsehbar. Klicken Sie hierfür in der Menüleiste auf den Menüpunkt Workflow und öffnen Sie den Punkt Vorgänge. Auf diese Weise erhalten Sie anschließend eine Liste sämtlicher Vorgänge, für deren Zugriff Sie eine Berechtigung besitzen. Sind Sie wie im nachfolgenden Screenshot z.B. Administrator, so haben Sie Einblick in alle Vorgänge, die in Goobi verwaltet werden.

Haben Sie dagegen als maximale Berechtigungsstufe in Goobi Verwaltungsrechte ohne administrative Befugnisse, so sind Ihnen ausgewählte Projekte zugewiesen. Im Bereich Vorgänge können Sie entsprechend nur diejenigen Vorgänge einsehen, auf die Sie mit Ihren Projektmitgliedschaften Zugriff haben. Die Anzahl der aufgelisteten Treffer innerhalb der tabellarischen Auflistung der Vorgänge wird dadurch bestimmt, wie die individuellen Benutzerkonfigurationen konfiguriert wurden. Im Fall der vorherigen Abbildung sehen Sie maximal zehn Tabellenzeilen, bevor Sie mit dem Paginator unterhalb der Tabelle zur nächsten Seite blättern müssen, um weitere Vorgänge aufgelistet zu bekommen.

Einfache Filter mittels Checkboxen oberhalb der Tabelle erlauben ein schnelles Filtern oder auch die Anzeige ausgeblendeter Vorgänge. So lassen sich z.B. für einen Administrator mit Klick auf das Icon Anzeige anpassen oberhalb der Vorgangstabelle, mittels der Checkbox Deaktivierte Projekte zeigen, all diejenigen Vorgänge einblenden, die derzeitig ausgeblendet wurden, da das zugehörige Projekt deaktiviert wurde.

Mittels der Checkbox Abgeschlossene Vorgänge zeigen, lassen sich hingegen all diejenigen Vorgänge anzeigen, deren Projekt zwar noch aktiv ist, die jedoch alle einzelnen Arbeitsschritte ihres Workflows bereits durchlaufen haben. Goobi zeigt ohne die Auswahl dieser beiden Checkboxen also nur diejenigen Vorgänge an, die sich gerade innerhalb des Workflows in Bearbeitung befinden. Abgeschlossenen Vorgänge und deaktivierte Projekte sind standardmäßig ausgeblendet.

Möchten Sie nach der Eingabe eines Filters diesen für die Zukunft häufiger verwenden, so haben Sie die Möglichkeit diesen Filter in der Liste der vordefinierten Filter zu speichern. Klicken Sie hierfür nach Eingabe des Filterstrings einfach auf das Speichern-Symbol neben der Auswahlliste der vordefinierten Filter. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt einen Ihrer vordefinierten Filter ausführen wollen, so wählen Sie diesen einfach aus der Liste der vordefinierten Filter aus und der Filterstring wird automatisch in das Eingabefeld Filter übernommen. Die Trefferliste wird automatisch in der Maske Vorgänge aktualisiert.

In der Tabelle sehen Sie verschiedene Spalten, nach denen jeweils auch sortiert werden kann. Somit besteht z.B. die Möglichkeit, die Vorgänge nach ihrem Vorgangstitel oder ihrem Status bzw. auch der Projektzugehörigkeit auf- oder absteigend sortieren zu lassen.

Sie können an dieser Stelle auch die tabellarische Anzeige der Vorgänge ändern. Sie haben hier die Möglichkeit, verschiedene weitere Spalten innerhalb der Tabelle aufführen zu lassen. Dabei können neben solchen Spalten wie dem Identifier und dem Datum, wann ein Vorgang erzeugt wurde, unter anderem auch Auswahlboxen für die Auswahl einzelner Vorgänge für Batch-Aktionen angezeigt werden. Wählen Sie diese Option, so können Sie anschließend in jeder Zeile der Vorgänge eine Checkbox auswählen. Sämtliche Aktionen lassen sich nach der Aktivierung der Auswahlboxen anschließend nicht mehr nur auf die Treffer dieser Seite oder das gesamte Trefferset, sondern darüber hinaus auch nur auf diejenigen Vorgänge anwenden, die mittels dieser sichtbar gemachten Checkbox markiert wurden.

Ebenfalls haben Sie hier die Möglichkeit, mittels Klick auf einen Vorgangstitel detailliert in den Workflow eines Vorgangs Einblick zu nehmen, um den Status einzelner Arbeitsschritte zu überprüfen. Es öffnet sich hierdurch eine kleine Übersicht zu dem gewählten Vorgang und zeigt Ihnen den genauen Status, innerhalb dessen sich die einzelnen Arbeitsschritte des gewählten Vorgangs derzeitig befinden. Halten Sie den Mauszeiger über die kleinen farbigen rechteckigen Symbole hinter jedem Arbeitsschritt, so Sie sehen in einer Schnellübersicht, welcher Benutzer diesen Arbeitsschritt zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.

Möchten Sie noch detailliertere Informationen zu einem einzelnen Vorgang erhalten, so klicken Sie hierfür in der tabellarischen Auflistung auf das erste Icon Vorgang bearbeiten des gewünschten Vorgangs in der Spalte Aktionen. Dadurch öffnet sich die Detailansicht für den einzelnen gewählten Vorgang, und Sie können diesen gezielt bearbeiten. Neben der Bearbeitungsmöglichkeit jedes einzelnen Vorgangs, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, weitere Aktionen für jeden einzelnen Vorgang auszuführen. Zum Teil sind manche Symbole für einzelne Vorgänge gegebenenfalls noch deaktiviert, da sich der Vorgang noch nicht in einem Status befindet, der die jeweilige Aktion bereits erlaubt. So ist beispielsweise eine PDF-Generierung zu einem Vorgang noch nicht möglich, wenn zu diesem bisher noch keine Bilder vorliegen. Entsprechend ist das Symbol zur PDF-Generierung deaktiviert.

Folgende Möglichkeiten bieten sich für jeden einzelnen Vorgang in der Spalte der Aktionen:

Mögliche Aktionen für einzelne Vorgänge

Bitte beachten Sie, dass sämtliche der hier angebotenen Aktionsmöglichkeiten für einzelne oder auch mehrere Vorgänge zusammen unabhängig davon ausgeführt werden können, in welchem Status sich der einzelne Vorgang gerade befindet. Für Benutzer von Goobi mit Projektleitungs- oder administrativen Berechtigungen besteht somit jederzeit die Möglichkeit, gezielt einen Eingriff in die Daten einzelner Vorgänge zu nehmen und gegebenenfalls Daten zu verändern.

Ein wesentliches Merkmal von Goobi ist, dass sämtliche Struktur- und Metadaten, die im Rahmen von Digitalisierungsprojekten erfasst werden sollen, auf der Basis eines flexiblen Regelsatzsystems vergeben werden können. Vor Projektbeginn ist es daher möglich, dass die Projektleitung festlegt, welche Strukturelemente und welche Metadatenelemente für das aktuelle Projekt erlaubt sein sollen. Die Sammlung dieser Struktur- und Metadaten, die Rechte, wie diese und in welchen Häufigkeiten sie verwendet werden dürfen sowie die zugehörigen Übersetzungen für die Oberflächen werden in den Regelsatzdateien festgelegt.

Die Erarbeitung der Regelsatzdatei wird detailliert in einer eigenständigen Dokumentation beschrieben. Diese Dokumentation findet sich hier:

An dieser Stelle erfolgt lediglich eine Beschreibung darüber, wie innerhalb von Goobi mit dem entsprechenden Regelsatz gearbeitet werden kann. Klicken Sie auf der Menüleiste auf den Menüpunkt Administration und in dem nun geöffneten Menü auf Regelsätze und öffnen Sie damit die Maske für die Auflistung der in Goobi bereits festgelegten Regelsätze.

Ein Klick auf den Link Neuen Regelsatz anlegen öffnet eine Bearbeitungsmaske zum Anlegen eines weiteren Regelsatzes.

Vergeben Sie an dieser Stelle einen sprechenden Namen, den Sie in Goobi für die Zuweisung innerhalb von Projekten verwenden möchten, und nennen Sie die Regelsatzdatei wie diese im Dateisystem tatsächlich benannt ist.

In der Bearbeitungsmaske für den Regelsatz kann neben dem Titel und dem Dateinamen außerdem festgelegt werden, nach welcher Sortierreihenfolge die Daten aus diesem Regelsatz in Goobi angezeigt werden sollen. Die Standardsortierung in Goobi ist eine alphabetische Sortierung. Innerhalb des METS- Editors von Goobi werden somit alle Auflistungen von Strukturelementnamen und Metadatenfeldern alphabetisch sortiert aufgelistet. Ändert man hingegen innerhalb dieser Bearbeitungsmaske die Sortierung durch die Aktivierung der Checkbox Sortierung wie im Regelsatz, so erfolgt in Goobi die Sortierung nicht mehr alphabetisch. Für den konfigurierten Regelsatz werden dann die Struktur- und Metadaten in der Reihenfolge aufgelistet, wie sie innerhalb des Regelsatzes tatsächlich aufgeführt wurde. Dies könnte z. B. dann sinnvoll sein, wenn ganz bewusst manuell Einfluss auf die Sortierung der Struktur- und Metadaten genommen werden soll. Ein Klick auf die Schaltfläche Speichern übernimmt die Änderungen, die innerhalb der Bearbeitungsmaske vorgenommen wurden. Ein Klick auf die Schaltfläche Löschen, löscht den ausgewählten Regelsatz. Bitte beachten Sie bei der Eingabe des Dateinamens, dass die angegebene Datei auch tatsächlich innerhalb des in Goobi konfigurierten Regelsatzpfades existiert. Der Standardpfad, in dem Goobi diese Regelsätze erwartet, lautet:

Im Falle des oben aufgeführten Beispiels in der Abbildung muss also eine Datei archive.xml im Verzeichnis der Regelsätze vorliegen, um von Goobi genutzt zu werden:

Goobi kann an verschiedenen Stellen auf Variablen zugreifen. Dabei gibt es einige Variablen, die nur in bestimmten Kontexten verwendet werden dürfen. Hierzu zählen zum Beispiel die Variablen {login} oder {user full name} bei der LDAP Konfiguration.

Desweiteren gibt es die sogenannten statischen und dynamischen Variablen. Diese Variablen können an verschiedenen Stellen genutzt werden. Sie stehen zum Beispiel bei Skriptaufrufen oder der Projektkonfiguration zur Verfügung.

Statische Variablen

Statische Variablen sind Variablen, die einen festen Namen und einen definierten Wert haben.

Statische Variable: {prefs}

Statische Variable: {processid}

Statische Variable: {processtitle}

Statische Variable: {stepid}

Statische Variable: {stepname}

Statische Variable: {processpath}

Statische Variable: {importpath}

Statische Variable: {imagepath}

Statische Variable: {tifpath}

Statische Variable: {origpath}

Statische Variable: {metaFile}

Statische Variable: {tifurl}

Statische Variable: {origurl}

Statische Variable: {sourcepath}

Statische Variable: {projectid}

Statische Variable: {projectname}

Statische Variable: {projectidentifier}

Statische Variable: {iiifMediaFolder}

Statische Variable: {iiifMasterFolder}

Dynamische Variablen

Neben den statischen Variablen existieren noch eine Reihe dynamischer Variablen, mit denen der Zugriff auf alle frei konfigurierbaren Daten in Goobi möglich ist.

Dynamische Variable: {process.NAME}

Dynamische Variable: {product.NAME}

Dynamische Variable: {template.NAME}

Dynamische Variable: {meta.NAME}

Dynamische Variable: {meta.topstruct.NAME}

Dynamische Variable: {meta.firstchild.NAME}

Dynamische Variable: {db_meta.NAME}

Dynamische Variable: {datetime.PATTERN}

Innerhalb der möglichen Aktionen, die sich auf mehrere Vorgänge gemeinsam anwenden lassen, besteht die Möglichkeit, GoobiScripts ausführen zu lassen. Klicken Sie hierfür im Bereich der möglichen Aktionen auf die Aktion GoobiScript ausführen. Anschließend erhalten Sie eine Übersicht über all diejenigen Aktionen, die sich auf das Trefferset, die aktuelle Trefferseite oder auch nur eine Auswahl an Treffern anwenden lassen.

Jedes GoobiScript besteht aus der Nennung des Namens, welches GoobiScript ausgeführt werden soll, sowie den zugehörigen Parametern. Sämtliche aufgelisteten GoobiScripts zeigen nach einem Klick auf eines dieser Skripte die jeweils relevanten Parameter an. Ersetzen Sie hierbei die beispielshaft angezeigten Parameter durch ihre gewünschten Einstellungen.

Nach dem Vervollständigen des GoobiScripts können Sie dieses nun auf ausgewählte Treffer oder auch die gesamte Trefferliste anwenden. Vor der Ausführung erscheint jedoch noch eine Sicherheitsabfrage, in der zunächst noch einmal bestätigt werden muss, auf welche Anzahl an Vorgängen das GoobiScript angewendet werden soll.

Syntax

Die Zeilen, die mit einem Hash # beginnen, bilden Kommentare zu Hilfezwecken. Sie können vor dem Absenden des GoobiScripts auch weggelassen werden. Entsprechend ist das GoobiScript anschliessend etwas kompakter:

Mehrere GoobiScripte zusammen ausführen

Dank der Umstellung auf die neue Syntax ist es nun auch relativ unproblematisch, mehrere GoobiScripte gemeinsam starten zu lassen. Zu beachten ist hierbei, dass jedes GoobiScript mit dem Trennzeichen --- von dem vorherigen GoobiScript getrennt wurde. Auf diese Weise lassen sich mehrere Befehle bequem zusammenstellen und gemeinsan starten. Dies könnte beispielsweise so aussehen:

Auch hier können entsprechend für eine verkürzte Anwendung die Kommantare ausgelassen werden, so dass der gesamte Aufruf übersichtlicher wird:

Die Verarbeitung solcher mehrfachen GoobiScripte erfolgt nach dem Absenden in der Reihenfolge der Nennung jeweils über alle betroffenen Vorgänge. Bezogen auf dieses Beispiel bedeuted dies, wenn 3 Vorgänge betroffen sind folgende Abarbeitung:

Verfügbare GoobiScripts

Folgende GoobiScripts stehen Ihnen zur Verfügung:

GoobiScript: addUser

Das GoobiScript addUser erlaubt das Hinzufügen eines Benutzers zu einem bestimmten Arbeitsschritt. Bevor Sie dieses GoobiScript anwenden, stellen Sie zunächst sicher, wie der genaue Login-Name desjenigen Nutzers lautet, den Sie für einen Arbeitsschritt hinzufügen möchten. Anschließend prüfen Sie, wie die genaue Bezeichnung für den Arbeitsschritt lautet, zu dem sie den Nutzer hinzufügen möchten. Wählen Sie für den Parameter steptitle denjenigen Titel des Arbeitsschrittes, zu dem Sie den Benutzer hinzufügen möchten.

GoobiScript: addUserGroup

Ähnlich wie bei addUser werden auch in diesem GoobiScript Berechtigungen für Arbeitsschritte ergänzt. Versehen Sie den Parameter steptitle mit dem vollständigen Titel desjenigen Arbeitsschrittes, zu dem Sie die Benutzergruppe hinzufügen möchten, und nennen Sie den Namen der Benutzergruppe als Parameter group, den Sie zu diesem Arbeitsschritt hinzufügen möchten.

GoobiScript: cloneProcess

Das GoobiScript cloneProcess ermöglicht das Duplizieren von einem oder mehreren Goobi Vorgängen. Dabei kann mit dem Parameter content festgelegt werden, ob nur die Datenbankinhalte und die METS-Datei kopiert werden soll, oder ob auch alle zugehörigen Verzeichnisse (z.B. die Bilder) mit dupliziert werden sollen. Mit dem Parameter title läßt sich steuern, die die Titel der neu anzulegenden Vorgänge lauten sollen. Hierbei kommt das Variablensystem von Goobi zum Einsatz und erlaubt somit eine hohe Flexibilität.

GoobiScript: renameProcess

Das GoobiScript renameProcess ermöglicht das Umbenennen eines Vorgangs oder mehrerer Goobi Vorgänge. Mit dem Parameter search wird ein Suchstring, mit replace der neue Wert und mit type (Definierte Werte contains - der Suchwert soll im Vorgangtitel enthalten sein - oder full- der Vorgangstitel muss exakt mit dem Suchwert übereinstimmen) die Suchmethode definiert. Es werden sowohl der Vorgangstitel in Workflow als auch die Bildverzeichnisse des Vorgangs im Dateisystem umbenannt.

GoobiScript: deleteTiffHeaderFile

Das GoobiScript deleteTiffHeaderFile erfordert keine Eingabe zusätzlicher Parameter. Nach dem Ausführen dieses GoobiScripts werden die bereits generierten Tiff-Header-Dateien gelöscht, die durch ein Programm verwendet werden können, das die Tiff-Header in Images schreibt. Auf diese Weise ist es z.B. möglich, zentral geänderte Tiff-Header für die Zukunft anwenden zu lassen, da nicht bestehende Tiff-Header-Dateien bei dem nächsten Zugriff auf die Datei automatisch neu auf der Basis der Konfiguration erzeugt werden.

GoobiScript: swapSteps

Das GoobiScript swapSteps erlaubt Ihnen, dass zwei Arbeitsschritte innerhalb des Workflows mehrerer Vorgänge in der Reihenfolge gegeneinander getauscht werden. Führen Sie hierfür Details der beiden Arbeitsschritte auf, die Sie gegeneinander tauschen möchten. Nennen Sie hierfür die Nummer innerhalb des Workflows sowie den vollständigen Titel des ersten und des zweiten Arbeitsschrittes. Nach dem Ausführen dieses GoobiScripts sind die beiden genannten Arbeitsschritte in ihren Reihenfolgennummern getauscht. Somit lässt sich recht einfach eine Änderung von Workflows über viele Vorgänge hinweg erzielen.

GoobiScript: importFromFileSystem

Das GoobiScript importFromFileSystem importiert aus einem definierten Ausgangsverzeichnis bestehende Imagesets zu den bereits in Goobi vorhandenen Vorgängen. Dies ist z.B. für einen Einsatzzweck nützlich, wo Projekte, die vor dem Einsatz von Goobi erzeugt wurden, einfach nach Goobi importiert werden können. Bitte beachten Sie hierbei, dass sämtliche vorhandenen Image-Verzeichnisse innerhalb des definierten Ausgangsverzeichnisses die gleiche Benennung haben müssen, wie die Vorgänge in Goobi. Nur bei identischer Schreibweise der Ordnernamen und Vorgangstitel kann ein korrekter automatischer Import aus dem Dateisystem erfolgen. Definieren Sie im Parameter sourcefolder denjenigen Pfad, innerhalb dessen sich die einzelnen Verzeichnisse für die zu importierenden Vorgänge befinden.

GoobiScript: setRuleset

Das GoobiScript setRuleset erlaubt an zentraler Stelle den zu verwendenden Regelsatz von Goobi für mehrere Vorgänge gemeinsam zu ändern. Dies könnte vor allem dann wichtig sein, wenn nach intensiven Regelsatzbearbeitungen und den dazu gehörigen Tests, die aus Sicherheitsgründen in einem neu erzeugten Regelsatz stattfanden, der neue Regelsatz nun auf die Vorgänge angewendet werden soll. Definieren Sie hierfür einfach mit dem Parameter ruleset den Namen für den Regelsatz, wie er innerhalb der Auflistung der Regelsätze in Goobi definiert wurde. Beim Ausführen dieses GoobiScripts wird unabhängig davon, welcher Regelsatz derzeitig für die einzelnen zu ändernden Vorgänge gerade eingestellt ist, der neu zugewiesene Regelsatz eingetragen.

GoobiScript: deleteStep

Führen Sie das GoobiScript deleteStep aus, um für mehrere Vorgänge gemeinsam einen ausgewählten Arbeitsschritt aus dem Workflow zu löschen. Bitte beachten Sie hierbei, dass sämtliche produktionsrelevanten Daten, die für diesen Arbeitsschritt mitgeführt wurden (z. B. Bearbeiter, Bearbeitungsdatum, Status) ebenfalls gelöscht werden. Das Ausführen dieses GoobiScripts löscht den in dem Parameter steptitle mit seinem vollständigen Titel definierten Arbeitsschritt aus den gewählten Vorgängen.

GoobiScript: addStep

Das GoobiScript addStep ermöglicht das automatische Anlegen eines Arbeitsschrittes mit einem definierten Titel sowie einer definierten Reihenfolgenposition. Setzen Sie den Parameter steptitle, um für diesen neu hinzuzufügenden Arbeitsschritt einen Titel zu vergeben und definieren Sie im Parameter order, welche Reihenfolgennummer dieser Arbeitsschritt innerhalb des Workflows haben soll. Neben numerischen Werten kann auch das Schlüsselwort end genutzt werden, um den Schritt ans Ende anzufügen.

GoobiScript: addStepAtOtherStepPosition

Das GoobiScript addStepAtOtherStepPosition ermöglicht das Erzeugen eines Arbeitsschrittes mit einem definierten Titel an eine definierte Postion innerhalb des Workflows, an der sich bereits ein anderer Arbeitsschritt befindet. Durch das Einfügen des neuen Arbeitsschrittes werden alle existierenden Arbeitsschritte mit dieser oder einer nachfolgenden Position so nach hinten verschoben, dass der neue Arbeitsschritt an der gewünschten Zielposition eingefügt werden kann. Der Parameter newsteptitle erlaubt die Festlegung des Titels für den neuen einzufügenden Arbeitsschritt. Mit dem Parameter existingsteptitle wird der Name desjenigen Arbeitsschrittes definiert, der die Zielposition des einzufügenden Schrittes bestimmt. Der Parameter insertionstrategy definiert hierbei, ob der neue Schritt vor (before) oder nach (after) dem angegebenen bereits existierenden Schritt eingefügt werden soll.

GoobiScript: setStepStatus

Wählen Sie das GoobiScript setStepStatus um den Workflowstatus für mehrere Vorgänge gemeinsam zu verändern. Definieren Sie im Parameter steptitle den Titel desjenigen Arbeitsschrittes, dessen Status Sie ändern möchten, und definieren Sie im Parameter status den numerischen Wert für den einzustellenden Status.

Die erlaubten Werte sind hierbei:

GoobiScript: setStepNumber

Führen Sie das GoobiScript setStepNumber aus, um die Reihenfolgennummer eines Arbeitsschrittes für mehrere Vorgänge zu verändern. Definieren Sie hierfür im Parameter steptitle den vollständigen Titel des zu ändernden Arbeitsschrittes und vergeben Sie mit dem Parameter number diejenige Reihenfolgennummer, die alle Arbeitsschritte dieser gewählten Vorgänge erhalten sollen.

GoobiScript: addShellScriptToStep

Das GoobiScript addShellScriptToStep erlaubt das Hinzufügen von Shell-Scripten oder anderen Komandozeilen-Aufrufen zu gewünschten Arbeitsschritten mehrerer Vorgänge.

Definieren Sie hierfür zunächst in dem Parameter steptitle den vollständigen Titel der zu ändernden Arbeitsschritte und geben in dem Parameter script den vollständigen Befehl an, den Goobi per Kommandozeile bei Aktivierung dieses Arbeitsschrittes ausführen soll.

Beachten Sie hierfür, dass Shell-Kommandos auf Linux-Ebene stets mit /bin/bash/ beginnen.

Im Parameter label definieren Sie den Namen für das Shell-Script.

GoobiScript: setStepProperty

Verwenden Sie das GoobiScript setStepProperty, um einzelne Optionen für einen bestimmten Arbeitsschritt in mehreren Vorgängen gemeinsam zu setzen. Definieren Sie im Parameter steptitle zunächst den vollständigen Titel des Arbeitsschrittes, den Sie wählen möchten. Im Parameter property wählen Sie einen der folgenden Werte aus:

Setzen sie darüber hinaus den Wert der hier definierten Aktionen auf aktiviert oder deaktiviert, indem Sie den Parameter value mit den Werten true oder false setzen.

GoobiScript: export

Mit dem GoobiScript export können viele Vorgänge exportiert werden. Mit den Parametern exportImages und exportOcr wird festgelegt, ob die zugehörigen Bilder und die OCR-Daten ebenfalls exportiert werden sollen. Falls im Workflow ein Export-Plugin konfiguriert wurde, wird dieses Plugin geladen und der Export damit durchgeführt, andernfalls findet der Standard-Export statt.

GoobiScript: runScript

Mittels des GoobiScripts runScript können die Skripte eines Arbeitsschrittes außerhalb des regulären Workflows gestartet werden. Hierzu wird mit dem Parameter steptitle der vollständige Titel des Arbeitsschrittes angegeben, dessen Skripte gestartet werden sollen.

Enthält der Arbeitsschritt mehrere Skripte, kann der Parameter script verwendet werden, um den Namen des zu startenden Skriptes zu übergeben. Andernfalls werden alle Skripte des Arbeitsschrittes in der angegebenen Reihenfolge gestartet.

GoobiScript: deleteProcess

Führen Sie das GoobiScript deleteProcess aus, um Vorgänge zu löschen. Dabei muss mit dem Parameter contentOnly (Werte true oder false) angegeben werden, ob nur die Daten aus dem Dateisystem oder auch alle Informationen aus der Datenbank gelöscht werden sollen.

GoobiScript: addPluginToStep

Mit dem GoobiScript addPluginToStep können Plugins zu Arbeitsschritten hinzugefügt werden. Legen Sie hierzu mit dem Parameter steptitle then Namen des Arbeitsschrittes fest und verwenden Sie im Parameter plugin den Identifier des einzufügenden Plugins.

GoobiScript: updateImagePath

Das GoobiScript updateImagePath aktualisiert die Pfadangabe zu den Bilddateien innerhalb der METS-Dateien. Es werden keine Parameter für die Ausführung dieses GoobiScripts benötigt.

GoobiScript: updateContentFiles

Das GoobiScript updateContentFiles aktualisiert die Auflistung aller Bilddateien innerhalb der METS-Dateien. Es werden keine Parameter für die Ausführung dieses GoobiScripts benötigt.

GoobiScript: addToProcessLog

Das GoobiScript addToProcessLog erlaubt das Hinzufügen von Meldungen in das Vorgangslog. Der Parameter type bestimmt dabei, wie die Meldung als klassifiziert werden soll. Der Parameter message legt den Inhalt der Meldung fest.

GoobiScript: setProject

Das GoobiScript setProject erlaubt das Zuweisen der gewählten Vorgänge zu einem definierten Projekt. Der Parameter project gibt dabei an, welches Projekt hierfür verwendet werden soll.

GoobiScript: runPlugin

Das GoobiScript runPlugin erlaubt die Ausführung eines Step-Plugins für die ausgewählten Vorgänge. Der Parameter steptitle legt dabei fest, von welchem Arbeitsschritt der betroffenen Vorgänge das Plugin ausgeführt werden soll.

GoobiScript: import

Das GoobiScript import ist nicht für die Ausführung durch Nutzer aus der Oberfläche heraus bestimmt. Stattdessen wird während der Ausführung von Massenimporten aus dem jeweilig ausgewählten Plugin gestartet. Es übernimmt dann die Durchführung eines Massenimport in der Form, wie dies in dem Importplugin festgelegt ist. Der Parameter plugin definiert dabei den eindeutigen Namen des Plugins. Der Parameter identifiers legt fest, welche Identifier die Datensätze besitzen, die importiert werden sollen. Der Parameter template bestimmt, welche Produktionsvorlage für die Durchführung des Imports verwendet werden soll.

GoobiScript: metadataDelete

Das GoobiScript metadataDelete erlaubt das Löschen von Metadaten aus einem Vorgang. Der Parameter field legt dabei fest, welchen Typ das Metadatum besitzt, wobei hier der interne Regelsatz-Name verwendet werden muss. Der Parameter value definiert, welchen Inhalt das Metadatum aufweisen soll. Der Parameter ignoreValue legt fest, ob der Inhalt des Parameters value ignoriert werden soll und die Löschung des Metadatums unabhängig von dessen Wert erfolgen soll. Mit dem Parameter type kann gesteuert werden, ob die zu löschenden Metadaten als normale Metadaten vorliegen, ob sie innerhalb einer benannten Metadatengruppe vorkommen, oder ob eine ganze Metadatengruppe gelöscht werden soll. Der Parameter group erlaubt dabei die Benennung der betroffenen Gruppe. Hierbei gelten folgende Anwendungsszenarien:

• Wird innerhalb von type als Wert metadata angegeben (oder kein Wert angegeben) und ist kein Name innerhalb des Parameters group genannt, so wird ein normales Metadatum gelöscht.

• Wird innerhalb von type als Wert metadata angegeben (oder kein Wert angegeben) und es ist ein Name innerhalb des Parameters group genannt, so wird das Metadatum innerhalb der benannten Gruppe geändert.

• Wird innerhalb von type als Wert group angegeben, wird die innerhalb des Parameters field genannte Gruppe gelöscht.

Der Parameter position erlaubt die Festlegung, wo das Metadatum vorgefunden werden soll:

GoobiScript: metadataAdd

Das GoobiScript metadataAdd erlaubt das Hinzufügen von neuen Metadaten zu einem Vorgang. Der Parameter field legt dabei fest, welchen Typ das Metadatum besitzen soll, wobei hier der interne Regelsatz-Name verwendet werden muss. Der Parameter value definiert, welchen Inhalt das neue Metadatum erhalten soll. Der Parameter ignoreErrors legt fest, ob im Fehlerfall die Bearbeitung und Speicherung der METS-Datei fortgesetzt werden oder die Bearbeitung für das Objekt abgebrochen werden soll. Mit dem Parameter type läßt sich steuern, ob die Änderung an einem einfachen Metadatum oder innerhalb einer Metadatengruppe erfolgen soll. Der Parameter group definiert die Metadatengruppe, bei der das Metadatum hinzugefügt werden soll. Hierbei bestehen folgende Anwendungsszenarien:

• Wird innerhalb von type als Wert metadata angegeben (oder kein Wert angegeben) und ist kein Name innerhalb des Parameters group genannt, so wird das Metadatum als normales Metadatum hinzugfügt.

• Wird als Wert metadata angegeben (oder kein Wert angegeben) und es ist ein Name innerhalb des Parameters group genannt, so wird ein Metadatum zu der benannten Gruppe hinzugefügt.

• Wird als Wert group angegeben, wird eine neue Metdatengruppe mit dem innerhalb des Parameters group angegebenen Namen angelegt.

Der Parameter position erlaubt die Festlegung, wo das Metadatum eingefügt werden soll:

Mittels der Parameter authorityName und authorityValue lassen sich auch beliebige Normdaten hinzufügen.

GoobiScript: metadataReplace

Das GoobiScript metadataReplace erlaubt das Ersetzen eines Metadatums durch einen neuen Wert. Der alte Wert wird somit durch einen anderen Wert ersetzt und ist daher nicht mehr vorhanden. Der Parameter field legt fest, welchen Typ das Metadatum besitzt, wobei hier der interne Regelsatz-Name verwendet werden muss. Der Parameter search definiert, welchen Inhalt das Metadatum derzeit besitzt. Der Parameter replace definiert, welchen Inhalt das Metadatum stattdessen erhalten soll. Der Parameter group legt fest, ob die Änderung innerhalb einer Metadatengruppe erfolgen soll. Ist hier kein Wert angegeben, erfolgt die Änderung an einem normalen Metadatum. Ist hingegeben ein Wert angegeben, erfolgt die Änderung des Metadatums innerhalb der benannten Metadatengruppe. Der Parameter position erlaubt die Festlegung, wo das zu ersetzende Metadatum vorkommen und ersetzt werden soll:

Mittels der Parameter authorityName und authorityValue können beliebige Normdaten hinzugefügt oder geändert werden.

GoobiScript: metadataReplaceAdvanced

Das GoobiScript metadataReplaceAdvanced erlaubt das Ersetzen eines Metadatums durch einen neuen Wert. Im Gegensatz zu metadataReplace kann hier mit regulären Ausdrücken gearbeitet werden, um Werte zu manipulieren. Der Parameter field legt fest, welchen Typ das Metadatum besitzt, wobei hier der interne Regelsatz-Name verwendet werden muss. Der Parameter value definiert einen regulären Ausdruck, der auf den Inhalt das Metadatum angewendet wird. Der Parameter group legt fest, ob die Änderung innerhalb einer Metadatengruppe erfolgen soll. Ist hier kein Wert angegeben, erfolgt die Änderung an einem normalen Metadatum. Ist hingegeben ein Wert angegeben, erfolgt die Änderung des Metadatums innerhalb der benannten Metadatengruppe. Mittels der Parameter authorityName und authorityValue können beliebige Normdaten hinzugefügt oder geändert werden.

GoobiScript: metadataChangeValue

Das GoobiScript metadataChangeValue erlaubt eine Manipulation bestehender Metadaten eines Vorgangs. Hierbei können zu einem bestehenden Metadatum Präfixe oder Suffixe eingefügt werden, um den Inhalt eines Metadatum zu erweitern. Der Parameter field legt fest, welchen Typ das Metadatum besitzt, wobei hier der interne Regelsatz-Name verwendet werden muss. Der Inhalt des Parameter prefix dient zum Voranstellen eines Textes vor den aktuellen Wert des Metadatum. Der Inhalt des Parameter suffix dient zum Anfügen eines Textes hinter den aktuellen Wert des Metadatum. Der Parameter group legt fest, ob die Änderung innerhalb einer Metadatengruppe erfolgen soll. Ist hier kein Wert angegeben, erfolgt die Änderung an einem normalen Metadatum. Ist hingegeben ein Wert angegeben, erfolgt die Änderung des Metadatums innerhalb der benannten Metadatengruppe. Der Parameter position erlaubt die Festlegung, wo das Metadatum vorliegen und angepasst werden soll:

GoobiScript: metadataChangePersonType

Das GoobiScript metadataChangePersonType ändert den Rollentyp einer Person. Der Aufruf verlangt vier Parameter. Der Parameter oldType legt fest, wie der alte Typ lauten soll, und der Parameter newType legt den Typ fest, den die Person stattdessen erhalten soll. Der Parameter ignoreErrors legt fest, ob im Fehlerfall die Bearbeitung und Speicherung der METS-Datei fortgesetzt werden oder die Bearbeitung für das Objekt abgebrochen werden soll. Der Parameter position hingegen steuert, an welcher Stelle die Person vorhanden sein soll, um geändert zu werden:

GoobiScript: metadataChangeType

Das GoobiScript metadataChangeType ändert den Typ eines Metadatums. Der Aufruf verlangt vier Parameter. Der Parameter oldType legt fest, wie der alte Typ des Metadatum lautet. Der Parameter newType legt den neuen Typ für das Metadatum fest. Der Parameter ignoreErrors steuert, ob im Fehlerfall die Bearbeitung und Speicherung der METS-Datei fortgesetzt werden oder ob die Bearbeitung für das Objekt abgebrochen werden soll. Mit dem Parameter type läßt sich steuern, ob die Änderung an einem einfachen Metadatum oder innerhalb einer Metadatengruppe erfolgen soll. Der Parameter group definiert die Metadatengruppe, bei der das Metadatum geändert werden soll. Hierbei bestehen folgende Anwendungsszenarien:

• Wird innerhalb von type als Wert metadata angegeben (oder kein Wert angegeben) und ist kein Name innerhalb des Parameters group genannt, so wird ein normales Metadatum geändert.

• Wird innerhalb von type als Wert metadata angegeben (oder kein Wert angegeben) und es ist ein Name innerhalb des Parameters group genannt, so wird das Metadatum innerhalb der benannten Gruppe geändert.

• Wird innerhalb von type als Wert group angegeben, wird der Typ der benannten Gruppe vom alten Wert (oldType) zum neuen Wert (newType) geändert.

Der Parameter position erlaubt die Festlegung, an welcher Stelle das Metadatum vorkommen soll, damit es von der Änderung betroffen ist:

GoobiScript: changeProcessTemplate

Das GoobiScript changeProcessTemplate erlaubt das Ändern des Workflows für die betroffenen Vorgänge. Der Parameter templateName definiert hierbei, welche Produktionsvorlage für die Vorgänge gelten soll. Wird dieses GoobiScript auf Vorgänge angewendet, so versucht Goobi die bisher bereits durchgeführten Arbeitsschritte möglichst auch in dem aktualisierten Workflow auf den identischen Status zu setzen. Dies kann ausschließlich gelingen, wenn die Arbeitsschritte die gleichen Titel besitzen.

GoobiScript: updateDatabaseCache

Das GoobiScript updateDatabaseCache sorgt dafür, dass die internen Datenbanktabelle der Goobi-Datenbank über den Status der Workflows und der zugehörigen Mediendateien sowie Metadaten aktualisiert werden. Dies ist dann wichtig, wenn die Metadaten beispielsweise außerhalb von Goobi verändert wurden oder wenn ein neues Indexfeld definiert wurde. Unter anderem basieren verschiedene Statistiken auf diesen Datenbanktabellen und benötigen daher möglichst aktuelle Werte für die Visualisierung von Informationen.

Es werden keine Parameter für die Ausführung dieses GoobiScripts benötigt.

GoobiScript: propertySet

Das GoobiScript propertySet erlaubt das Hinzufügen und Ändern einer Vorgangseigenschaft. Der Parameter name legt dabei fest, welche Bezeichnung die Eigenschaft besitzt. Der Parameter value legt fest, welchen Wert die Eigenschaft erhalten soll. Besteht bereits eine Eigenschaft mit der hier angegebenen Bezeichnung, so wird deren Wert auf den hier angegebenen Wert geändert.

GoobiScript: propertyDelete

Das GoobiScript propertyDelete erlaubt das Löschen von Vorgangseigenschaften. Der Parameter name legt hierbei fest, welche Bezeichnung die Eigenschaften haben sollen, die gelöscht werden sollen.

GoobiScript: executeStepAndUpdateStatus

Das GoobiScript executeStepAndUpdateStatus führt einen gewählten Arbeitsschritt durch und aktualisiert anschließend den Workflow für die weitere Verarbeitung der nachfolgenden Arbeitsschritte. Der Parameter steptitle legt dabei fest, welcher Arbeitsschritt ausgeführt werden soll. Goobi prüft nach dem Aufruf, ob es sich hierbei um einen Script-Schritt, einen Export-Schritt, einen Plugin-Schritt oder einen HTTP-Schritt handelt und führt diesen entsprechend durch. Ist der Arbeitsschritt als automatisch gekennzeichnet, so wird nach der Durchführung der weitere Workflowverlauf fortgesetzt. Wenn der Aufruf hingegen einen Wartemodus auslöst, so wird der Status nicht von Goobi geändert sondern wartet auf Statusänderung durch das jeweilige Plugin oder Script selbst. Tritt während der Ausführung des gestarteten Schrittes ein Fehler auf, wird der Status des Arbeitsschritts im Workflow auf Fehler gesetzt.

GoobiScript: exportDatabaseInformation

Das GoobiScript exportDatabaseInformation führt für alle gewählten Goobi-Vorgänge einen Export sämtlicher Datenbankinhalte des Vorgangs in eine interne XML-Datei durch. Diese befindet sich anschließend im Dateisystem von Goobi innerhalb des Vorgangsordners und trägt einen Dateinamen, der für den Import der Daten in einer anderen Goobi-Instanz verwendet werden kann. Der Pfad einer solchen Datei lautet z.B.

Es werden keine Parameter für die Ausführung dieses GoobiScripts benötigt.

GoobiScript: moveWorkflowForward

Mit dem GoobiScript moveWorkflowForward läßt sich der Status des Workflows Arbeitsschritt für Arbeitsschritt vorwärts bewegen. Mit jeder Ausführung dieses GoobiScripts wird entsprechend der jeweils aktive Arbeitsschritt verändert (z.B. von offen zu in Bearbeitung).

GoobiScript: moveWorkflowBackward

Mit dem GoobiScript moveWorkflowBackward läßt sich der Status des Workflows Arbeitsschritt für Arbeitsschritt rückwärts bewegen. Mit jeder Ausführung dieses GoobiScripts wird entsprechend der jeweils aktive Arbeitsschritt verändert (z.B. von abgeschlossen zu in Bearbeitung).

GoobiScript: setPriority

Mit dem GoobiScript setPriority kann die Priorität einzelner oder auch aller Arbeitsschritte von Vorgängen festgelegt werden. Der Parameter priority bestimmt, welche Priorität hierbei verwendet werden soll. Dabei stehen als Werte standard, high, higher, highest und correction zur Verfügung. Der Parameter steptitle legt fest, für welchen Arbeitsschritt die Priorität gesetzt werden soll. Wird der Parameter steptitle nicht angegeben, wird die Priorität für alle Arbeitsschritte der gewählten Vorgänge geändert.

Neben den bereits beschriebenen Möglichkeiten, jeden einzelnen Band unabhängig vom aktuellen Workflowstatus zu editieren, zu ändern oder in dessen Struktur- und Metadaten zu arbeiten bzw. die Daten neu in das Präsentationssystem exportieren zu lassen, besteht ebenfalls die Möglichkeit, verschiedene Aktionen auf eine ganze Liste von Vorgängen anzuwenden. Hierbei werden sämtliche in der Tabelle angezeigten Vorgänge für diese Aktionen berücksichtigt.

Möchten Sie eine Änderung oder Aktion ausschließlich an einer bestimmten Auswahl von Vorgängen vornehmen, so filtern Sie die Vorgänge. Filtern Sie hierfür über das Eingabefeld Vorgänge filtern oder der Liste der vordefinierten Filter bzw. mit der Suchfunktion von Goobi diejenigen Vorgänge, die Sie gemeinsam bearbeiten möchten.

Nachdem Sie die Trefferliste an Ihre Bedürfnisse angepasst haben, können Sie nun unterhalb der Vorgangstabelle die bereitgestellten Aktionen auf dieses Trefferset anwenden. Für jede einzelne Aktion lässt sich darüber hinaus auswählen, ob die Aktion für das gesamte Trefferset, also alle gefilterten Vorgänge, oder nur auf die aktuell angezeigte Tabellenseite angewendet werden soll. Die Auswahl der zu ändernden Vorgänge wird Ihnen in dem Moment angeboten, in dem Sie auf eine der möglichen Aktionen klicken.

Folgende Aktionen sind möglich:

Mögliche Massenaktionen für Vorgänge

Möchten Sie gezielt nach Vorgängen suchen, stellt Goobi hierfür eine erweiterte Suchmaske zur Verfügung. Diese erreichen Sie über das Menü Workflow - Vorgang suchen.

Für eine granulare Suche ist in diesem Zusammenhang relevant, dass auch diese Suchmaske Goobi-intern eine Filtersyntax verwendet, um damit die gesuchten Vorgänge aus der Datenbank zu ermitteln.

Aus den vorhergehenden Abbildungen wird deutlich, wie aus der Suchanfrage, die mittels der Suchmaske erfolgte, intern eine Suchabfrage auf der Basis der internen Suchsyntax durchgeführt wurde. Die generierte Suchanfrage ist im Filterfeld Vorgänge filtern oberhalb der Tabelle sichtbar und kann um zusätzliche Parameter erweitert werden. Außerdem ist es ebenfalls möglich, eine Suchanfrage dauerhaft zu speichern für den Fall, dass eine solche Suchanfrage häufiger aufgerufen werden soll.

Damit steht sie in der Auswahlliste der vordefinierten Filter zur Verfügung und kann jederzeit neu ausgeführt werden. Die hier im Hintergrund wirkende Filtersyntax soll in diesem Abschnitt beispielhaft erläutert werden. Dies ist aus dem Grunde sinnvoll, da mit einer manuellen Kombination der im Folgenden beschriebenen Suchparameter noch detailliertere Suchanfragen möglich sind, als diese durch die Suchmaske angeboten werden. In der folgenden Tabelle werden einige beispielhafte Filter zusammen mit deren Suchverhalten detailliert beschrieben.

Die detaillierte Filtersyntax für Vorgänge an Beispielen

Hinweis: Die Operatoren < und > werden im Hintergrund als kleiner gleich und größer gleich interpretiert. Wird zum Beispiel nach processdate>2022 gesucht, so werden alle Vorgänge aufgelistet, deren Erstelldatum 2022 und später ist.

Wie Sie an den Beispielen der Filter erkennen können, sind über die freie Kombinierbarkeit verschiedenster Parameter miteinander auch sehr komplexe Filteranfragen möglich. Im Gegensatz zur einfach zu bedienenden Filtermaske können mittels der Suchsyntax auch gleiche Parameter mit unterschiedlichen Werten mehrfach innerhalb einer Anfrage verwendet werden (z.B. die gleichzeitige Suche nach abgeschlossenen sowie nach offenen Arbeitsschritten eines Workflows).

Sämtliche der hier aufgeführten Parameter sind beliebig untereinander kombinierbar. Bitte beachten Sie, dass jeder Parameter, der Leerzeichen beinhaltet, stets von Anführungszeichen eingeschlossen wird.