Die folgenden Funktionen stehen innerhalb des Plugins für das Archive-Management zur Verfügung:
Nachdem das Plugin geöffnet wurde, wird zunächst eine Liste der zur Verfügung stehenden Archivbestände angezeigt. Hier kann der Nutzer einen Archivbestand auswählen und mit der Bearbeitung beginnen.
Alternativ dazu kann ebenfalls ein neuer Archivbestand erzeugt werden. In diesem Fall muss zunächst ein Name für den Bestand vergeben werden. Der Name muss eindeutig sein, da darüber die Identifikation erfolgt. Außerdem sollten keine Sonderzeichen wie :/\ genutzt werden, da der Name auch Grundlage für den Dateiname des EAD-Exports ist.
Als dritte Möglichkeit kann eine vorhandene Datei importiert werden. Hier kann eine EAD-Datei ausgewählt und hochgeladen werden. Wenn noch kein Bestand mit dem Namen der Datei existiert, wird die Datei als neuer Bestand importiert und direkt geöffnet. Falls der Name schon in Verwendung ist, kann nach einer Rückfrage der bestehende Bestand mit dem Inhalt der EAD-XML Datei überschrieben werden.
Sofern der Nutzer über die Berechtigung zur Erstellung neuer Bestände verfügt, kann mit dem entsprechenden Button ebenfalls eine Kopie eines Bestandes erstellt werden. Dabei wird ein neuer Bestand erstellt und alle Knoten mit all ihren Metadaten kopiert. Einzige Ausnahme ist hierbei die ID der Knoten. Diese werden automatisch neue erstellt und den Knoten zugewiesen.
Nach der Auswahl des zu bearbeitenden Archivbestandes wird der Nutzer in die Bearbeitungsmaske weitergeleitet. Hier läßt sich nun im linken Bereich der Strukturbaum bearbeiten. Im rechten Bereich können die Details des jeweils ausgewählten Knoten bearbeitet werden.
Durch einen Klick auf die Buttons Abbrechen (Leserechte) oder Archivbestand speichern und verlassen (Schreibrechte) wird man wieder auf die Seite zur Auswahl eines Archivbestandes geleitet.
Im linken Bereich der Bearbeitungsmaske lässt sich die Struktur des Archivbestandes bearbeiten. Hier lassen sich alle Knoten inklusive ihrer Hierarchie auf einen Blick einsehen. Vor jedem Element befindet sich ein Icon, mit dem sich die Unterelemente des Knotens anzeigen oder ausblenden lassen. Um einen Knoten auszuwählen, kann er angeklickt werden. Er wird dann farbig hervorgehoben und die Details des ausgewählten Knotens werden auf der rechten Seite angezeigt. Wenn ein Knoten im linken Bereich der Bearbeitungsmaske ausgewählt wurde, können ausserdem die Buttons am rechten Rand der linken Box genutzt werden, um den Knoten zu ändern. Folgende Optionen sind hierbei möglich:
Um mehrere Unterknoten auf einmal zu generieren, muss die Anzahl der zu erstellenden Knoten und deren Typ festgelegt werden. Anschließend können verschiedene Metadaten definiert werden, die in alle neuen Knoten eingetragen werden. Dabei kann entweder der gleiche Text in allen Feldern genutzt werden, ein Identifier generiert werden oder ein Text mit anschließendem Zähler generiert werden. Hierbei lässt sich das Zählerformat und der Startwert festlegen.
Im oberen Bereich der Hierarchieanzeige kann darüber hinaus auch eine Suche innerhalb der Metadaten der Knoten erfolgen. Dabei werden die gefundenen Knoten samt Hierarchie angezeigt und farbig hervorgehoben. Um die Suche wieder zurückzusetzen genügt es, den Inhalt des Suchbegriffs wieder zu leeren und entsprechen eine leere Suche auszuführen. Alternativ kann der Button auf der linken Seite des Suchfeldes genutzt werden.
Rechts neben dem Feld kann die erweiterte Suche genutzt werden. Hier kann gezielt in einzelnen Feldern gesucht werden. Welche Felder zur Verfügung stehen, kann über die Konfigurationsdatei gesteuert werden (Attribut searchable="true" innerhalb von <metadata>).
Sofern im linken Bereich ein Knoten ausgewählt wurde, werden im rechten Bereich die Details des ausgewählten Knotens angezeigt.
Der rechte Bereich ist dabei in mehrere Kategorien aufgeteilt. Im obersten Teil des rechten Bereichs wird der dazugehörige Goobi-Vorgang angezeigt, sowie eine Möglichkeit zum Erzeugen des Laufzettels. Wenn für den Knoten noch kein Goobi-Vorgang erzeugt wurde, kann ein neuer Vorgang auf der Basis der konfigurierten Produktionsvorlage erstellt werden. Als Dokumententyp wird entprechend der Konfiguration der ausgewählte Knotentyp verwendet. Abhängig von der Konfiguration und dem verwendeten Regelsatz stehen bespielsweise folgende Optionen zur Verfügung:
Folder / Ordner
File / Akte
Image / Bild
Audio
Video
Other / Sonstiges
Unterhalb des Dokumententyps werden die einzelnen Metadaten des Knotens aufgelistet. Sie sind gemäß des ISAD(G)-Standards in die folgenden Bereiche aufgeteilt:
Identifikation
Kontext
Inhalt und innere Ordnung
Zugangs- und Benutzungsbedingungen
Sachverwandte Unterlagen
Anmerkungen
Verzeichnungskontrolle
Jeder dieser Bereiche lässt sich einzeln auf- und zuklappen. Auch wenn hierbei ein Bereich zugeklappt ist, läßt sich sehr einfach erkennen, welche Metadaten pro Bereich möglich und welche bereits ausgefüllt sind. Die einzelnen Metadaten werden dabei als verschieden hervorgehobene Badges angezeigt. Ein dunkler Hintergrund zeigt an, dass für diese Metadatum bereits ein Wert erfasst wurde. Ein heller Hintergrund hingeben bedeutet, dass dieses Feld noch ohne Inhalt ist. Sofern ein Feld wiederholbar angelegt werden kann, enthält der Badge ein Plus-Icon.
Wenn die Details eines Bereiches ausgeklappt werden, erfolgt eine Anzeige der einzelnen Metadaten. Standardmäßig werden dabei nur diejenigen Felder angezeigt, die bereits über einen Wert verfügen. Weitere Felder lassen sich durch einen Klick auf eines der Badges hinzufügen. Über das Minus-Icon lassen sich Felder wieder entfernen.
Sowohl der Button Download als EAD Datei als auch der Button Validierung ausführen stellen sicher, dass die Metadaten valide sind. Dabei werden die konfigurierten Regeln angewendet und es wird geprüft, ob einzelne Werte dagegen verstoßen. Ist dies der Fall, werden die betroffenen Knoten im linken Bereich farbig hervorgehoben. Wird ein solcher invalider Knoten ausgewählt, werden die betroffenen Badges rot dargestellt und in den Metadaten wird neben der Umrandung auch der konfigurierte Fehlertext angezeigt.
Eine fehlgeschlagene Validierung verhindert nicht das Speichern des Archivbestandes oder das Erzeugen von Goobi-Vorgängen.
Sofern die Bearbeitung nicht nur im read-only Modus erfolgt, werden Daten immer automatsich gespeichert, wenn man Knoten einfügt oder löscht, zu einem anderen Knoten wechselt, den Bestand exportiert, eine Kopie davon erstellt oder Verweise erstellt oder die Bearbeitung mittels Speichern und verlassen beendet.
Die beiden Buttons zum Download als EAD Datei und Viewer export erzeugen eine neue EAD auf Basis des aktuellen Zustandes der Knoten. Dabei wird mit Ausnahme des obersten Knoten jeder Knoten als eigentständiges <c>-Element dargestellt. Die Daten des obersten Knoten werden innerhalb von <archdesc> unterhalb des <ead> Elements geschrieben.
Beim Viewer export wird die erzeugte Datei in den Hotfolder des Goobi viewers geschrieben, beim Download hingegen kann sie lokal gespeichert werden.
Die erzeugte Datei enthält dabei alle Metadaten in der Form, in der sie in der Konfigurationsdatei angegeben wurden. Dabei wird der Inhalt des xpath Attributs der Metadaten genutzt. Wenn für ein Feld keine Angabe existiert, handelt es sich um ein intenes Metadatum, das nicht als EAD exportiert wird.
| Funktion | Erläuterung |
|---|---|
Neuen Knoten einfügen
Mit diesem Button kann ein neuer Knoten als Unterknoten an das Ende der bereits vorhandenen Unterknoten angefügt werden.
Mehrere Unterknoten an dieser Stelle einfügen
Öffnet ein Popup, in dem sich beliebig viele Knoten erstellen lassen.
Verweise aktualisieren
Prüft, ob für die Knoten des Bestands Vorgänge existieren. Diese Aktion aktualisiert gegebenenfalls die Verweise.
Fehlende Vorgänge erstellen
Generiert für den ausgewählten Knoten und alle Kindknoten Vorgänge, falls für diese Knoten noch keine Vorgänge existieren.
Knoten löschen
Hiermit läßt sich der ausgewählte Knoten inklusive aller Unterknoten löschen. Achtung: Diese Funktion kann nicht auf der Ebene des Hauptknotens genutzt werden.
Validierung ausführen
Mit dieser Funktion läßt sich eine Validierung des ausgewählten Knotens ausführen. Verstöße gegen die konfigurierten Validierungsvorgaben werden entsprechend aufgelistet.
Nach oben bewegen
Dieser Button erlaubt das Verschieben des ausgewählten Knotens nach oben innerhalb der gleichen Hierarchieebene.
Nach unten bewegen
Dieser Button erlaubt das Verschieben des ausgewählten Knotens nach unten innerhalb der gleichen Hierarchieebene.
In der Hierarchie nach unten bewegen
Mit diesem Button ist es möglich, den ausgewählten Knoten auf eine tiefere Hierarchiestufe zu verschieben.
In der Hierarchie nach oben bewegen
Mit diesem Button ist es möglich, den ausgewählten Knoten auf eine höhere Hierarchiestufe zu verschieben.
Knoten an andere Stelle bewegen
Mit dieser Funktion öffnet sich eine andere Bearbeitungsmaske, die es ermöglicht, den aktuell ausgewählten Knoten an einer ganz andere Stelle des Hierarchiebaums zu verschieben. Hierbei wird die komplette Hierarchie angezeigt, so dass derjenige Knoten ausgewählt werden kann, innerhalb dessen der ausgewählte Knoten als Unterknoten eingefügt werden soll.
Knoten duplizieren
Öffnet ein Popup, in dem bei ausgewählten Metadaten (Attribute visible und showField) ein Präfix oder Suffix festgelegt werden kann. Die Aktion dupliziert den ausgewählten Knoten und alle Kindelemente und fügt den neuen Metadaten die angegebenen Präfixe und Suffixe hinzu.
Goobi Administration Plugin für die Verwaltung von Archivbeständen
| Name | Wert |
|---|---|
Die vorliegende Dokumentation beschreibt die Installation, die Konfiguration und den Einsatz des Administration Plugins für die Verwaltung von Archivbeständen aus Goobi workflow heraus. Dabei werden die Daten mehrerer Bestände verwaltet und erlauben auch kleinen Archiven eine standardisierte Datenerfassung ohne Inbetriebnahme einer kostenpflichtigen Drittsoftware. Der Export als standardisierte EAD-Dateien ist jederzeit möglich und kann auch automatisch in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden.
Das Plugin besteht insgesamt aus den folgenden zu installierenden Dateien
Diese Dateien müssen in den richtigen Verzeichnissen installiert werden, so dass diese nach der Installation in folgenden Pfaden vorliegen:
Darüber hinaus benötigt das Plugin noch zusätzlich eine Konfigurationsdatei, die an folgender Stelle liegen muss:
Das Plugin für die Bearbeitung von Archivbeständen findet sich unterhalb des Menüpunkts Administration.
Zur Nutzung des Plugins ist zunächst notwendig, dass der Nutzer über das Recht Plugin_Administration_Archive_Management verfügt. Sollte dieses Recht noch noch nicht zugewiesen worden sein, erhält der Nutzer folgenden Hinweis:
Die entsprechenden Rechte müssen den jeweiligen Benutzergruppen daher zunächst zugewiesen werden.
Nachdem die benötigten Rechte zugewiesen wurden und ggf. ein neuer Login erfolgte, kann die Nutzung des Plugins erfolgen.
Dabei hat der Nutzer erst einmal nur lesenden Zugriff. Um auch Daten ändern zu können, stehen folgende weitere Rechte zur Verfügung, die ggf. zusätzlich zugeweisen werden können:
Eine detaillierte Erläuterung über die Bedienung des Plugins bzw. dessen Funktionen findet sich auf dieser Seite:
Nach erfolgter Installation erfolgt die Konfiguration des Plugins und der zugehörigen Oberfäche innerhalb der Konfigurationsdatei plugin_intranda_administration_archive_management.xml. Diese ist auf der folgenden Seite detailliert beschrieben:
Nach der Durchführung der Installation des Plugins und der zugehörigen Datenbank muss ebenfalls noch eine Konfiguration des Plugins erfolgen. Diese findet innerhalb der Konfigurationsdatei plugin_intranda_administration_archive_management.xml statt und ist beispielhaft wie folgt aufgebaut:
Im Bereich <export> wird die Anbindung an den Goobi viewer konfiguriert. Hier wird der Ort festgelegt, an den ein Export als EAD-XML erfolgt und welche Bestände exportiert werden sollen. Der Export erfolgt automatisch in regelmäßigen Abständen oder kann manuell aus der Nutzeroberfläche gestartet werden.
Im zweiten Bereich <backup> kann ein automatisches Backup der einzelnen Bestände konfiguriert werden. Dabei wird für jeden Bestand eine eigene Datei erzeugt. Es kann definiert werden, wie viele Backups vorgehalten werden sollen und welches Tool zum Erzeugen der Backups genutzt werden soll. Falls ein Passwort für den Datenbank-Zugriff benötigt wird, kann dies hier ebenfalls konfiguriert werden.
Anschließend folgt ein wiederholbarer <config> Block. Über das wiederholbare Element <archive> kann festgelegt werden, für welche Dateien der <config>-Block gelten soll. Soll es einen Default-Block geben, der für alle Dokumente gelten soll, kann * genutzt werden.
Mittels <processTemplateId> wird festgelegt, auf Basis welcher Produktionsvorlage die Goobi-Vorgänge erstellt werden sollen.
Die Parameter <lengthLimit> <separator> <useIdFromParent> und <title> werden verwendet, um die Benennung des zu erzeugenden Vorgangs zu konfigurieren:
Der Wert <lengthLimit> setzt ein Längenlimit für alle Tokens außer dem manuell gesetzten Präfix und Suffix. Die Voreinstellung ist 0, begrenzt die Länge also nicht.
Der Parameter <separator> definiert das Trennzeichen, das verwendet werden soll, um alle separaten Tokens zu kombinieren. Die Voreinstellung ist _.
Der Parameter <useIdFromParent> konfiguriert, wessen ID für die Erstellung des Vorgangstitels verwendet werden soll. Wenn er auf true gesetzt ist, wird die ID des übergeordneten Knotens verwendet. Andernfalls wird die ID des aktuellen Knotens verwendet.
Der Parameter <title> konfiguriert, welche Metadaten für die Titelgenerierung genutzt werden sollen. Dabei kann das Attribut value einen statischen Text oder das Attribut name den Namen eines Metadatenfeldes beinhalten. Mittels type wird gesteuert, was mit dem Wert geschehen soll NORMAL fügt das Feld unverändert ein, CAMEL_CASE ersetzt Leerzeichen und lässt jedes Wort mit einem Großbuchstaben starten, AFTER_LAST_SEPARATOR fügt das Feld immer am Ende an, BEFORE_FIRST_SEPARATOR fügt es immer am Anfang an. Wenn kein title konfiguriert wurde, wird der Vorgangstitel auf Basis der node ID gebildet.
Anschließend folgt eine Liste von <metadata> Elementen. Darüber wird gesteuert, welche Felder angezeigt werden, importiert werden können, wie sie sich verhalten sollen und ob es Validierungsregeln gibt.
Jedes Metadatenfeld besteht aus mindestens den folgenden Pflichtangaben:
Des weiteren gibt es noch eine Reihe weiterer optionaler Angaben:
In der Standardeinstellung sind die einzelnen Bereiche 1. Identifikation, 2. Kontext, 3. Inhalt und innere Ordnung, 4. Zugangs- und Benutzungsbedingungen, 5. Sachverwandte Unterlagen, 6. Anmerkungen und 7. Verzeichnungskontrolle aus Platzgründen eingeklappt und werden nicht angezeigt. Damit sie bereits beim auswählen eines Knotens ausgeklappt und angezeigt werdden, kann das Element <showGroup level="1" /> verwendet werden. Über die Ordnungsnummer im Attribut level wird gesteuert, welcher Bereich ausgeklappt wird. Um auch unausgefüllte Metadaten gleich anzuzeigen, ohne sie mittels Badge hinzuzufügen, kann innerhalb der <metadata> Definition das Attribut showField="true" genutzt werden.
Die beiden Elemente <eadNamespaceRead> und <eadNamespaceWrite> legen fest, welche XML Namespaces zum lesen und schreiben von EAD Dokumenten verwendet werden sollen. Üblicherweise enthalten beide den gleichen Wert. Es können jedoch auch EAD2 Dokumente gelesen und als EAD3 Dokumente exportiert werden. Dann müssen die entsprechenden Namespaces definiert werden und bei den xpath Ausdrücken der einzelnen Metadaten darauf geachtet werden, dass beide Varianten angeggeben sind. Daher ist es einfacher, den beigelegten Konverter zu nutzen und die Konvertierung von EAD2 nach EAD3 vor dem einspielen der Dokumente zu machen.
Namespace für ead2 (deprecated): urn:isbn:1-931666-22-9
Namespace für ead3 (aktuell): http://ead3.archivists.org/schema/
Namespace für ead4 (im draft Status): https://archivists.org/ns/ead/v4
| Berechtigung | Erläuterung |
|---|---|
| Wert | Beschreibung |
|---|
| Wert | Beschreibung |
|---|
Identifier
intranda_administration_archive_management
Repository
Lizenz
GPL 2.0 oder neuer
Letzte Änderung
05.09.2024 17:03:44
Plugin_Administration_Archive_Management_Write
Schreibender Zugriff auf die Daten
Plugin_Administration_Archive_Management_Upload
Hochladen bzw. Einspielen vonb (neuen) EAD-Dateien
Plugin_Administration_Archive_Management_New
Erstellung von neuen Beständen
Plugin_Administration_Archive_Management_Vocabulary
Berechtigung zur Erweiterung von Auswahllisten aus Vokabularen
Plugin_Administration_Archive_Management_Inventory_NAME
Zugriff auf einzelne ausgewählte Bestände, wobei der Suffix NAME durch den Namen des Bestands zu ersetzen ist
Plugin_Administration_Archive_Management_All_Inventories
Zugriff auf alle Bestände
Plugin_Administration_Archive_Management_Delete
Löschen des ausgewählten Bestandes
| Mit diesem Wert wird das Feld identifiziert. Es muss daher eine eindeutige Bezeichnung enthalten. Sofern der Wert nicht noch extra in den messages Dateien konfiguriert wurde, wird er auch als Label des Feldes genutzt. |
| Hiermit wird definiert, in welchem Bereich das Metadatum eingefügt wird. Dabei sind die Zahlen 1-7 erlaubt: |
| Definiert einen XPath Ausdruck, der sowohl zum Lesen aus vorhanden EAD Dateien als auch zum Schreiben der EAD Datei genutzt wird. Der Pfad ist im Fall des Hauptelements relativ zum |
| Hiermit wird definiert, ob der XPath Ausdruck ein |
| Hierüber kann gesteuert werden, ob das Metadatum in der Maske angezeigt wird oder versteckt ist. Das Feld darf die beiden Werte |
| Definiert, ob das Feld wiederholbar ist. Das Feld darf die beiden Werte |
| Definiert, ob das Feld in der Detailanzeige geöffnet angezeigt wird, auch wenn noch kein Wert vohanden ist. Das Feld darf die beiden Werte |
| Hier kann ein Metadatum aus dem Regelsatz angegeben werden. Wenn für den Knoten ein Goobi-Vorgang erstellt wird, wird das konfigurierte Metadatum erstellt. |
| Hierüber kann gesteuert werden, ob das Metadatum auch in Goobi-Vorgängen von Kind-Knoten erstellt werden soll. Das Feld darf die beiden Werte |
| Steuert das Verhalten des Feldes. Möglich sind |
| Dieses Unterelement wird nur bei den beiden Typen |
| Dieses Unterelement enthält den Namen des zu verwendenden Vokabulars. Es wird nur ausgewertet, wenn |
| Mit diesem wiederholbaren Unterfeld können Suchparameter definiert werden, mit denen das Vokabular gefiltert wird, die Syntax ist |
| Hier kann eingestellt werden, ob das Feld validiert werden soll. Dabei sind unterschiedliche Regeln möglich, die sich kombinieren lassen. |
Es können auch mehrere Validierungsregeln kombiniert werden, zum Beispiel |
| Hier wird der reguläre Ausdruck angegeben, der bei der |
| Dieses Unterfeld enthält einen Text, der angezeigt wird, wenn der Feldinhalt gegen die Validierungsregeln verstößt. |
| Hierüber kann gesteuert werden, ob das Metadatum in der erweiterten Suche als Feld angeboten werden soll. Das Feld darf die beiden Werte |
